浅谈如何做好企业文书档案工作

文/中国振华集团永光电子有限公司（国营第八七三厂） 龙远琼

浅谈如何做好企业文书档案工作

文/中国振华集团永光电子有限公司（国营第八七三厂） 龙远琼

档案工作，是信息资源管理的重要环节，做好企业的档案管理工作，要做好企业档案制度建设，加强档案工作人员的培训与学习，要利用电子计算机技术、改革档案整理归档方式，要做好涉密档案管理，加强档案台账管理等创新文书档案管理工作，让档案更好地为企业服务，真正体现档案所具有的价值。

档案制度；培训学习；创新管理

档案信息属于无形资产，是公司非常珍贵的财产。其是公司制造、技术与科学研究与运营等行为的初始记录与初始凭证，是公司成长历程中一项长期基本性的工作。企业文书档案管理要做到合理有序，必须要遵循一定的原则，做到合理化、统一化、标准化。

一、增强对企业文书档案的关注

公司档案工作，是企业信息资源管理的重要环节，对企业的发展至关重要，公司要加强对档案工作的关注，营造恰当的档案工作氛围与配备相应的工作者，利于档案工作的高效进行。

二、抓好企业档案机制构建

企业开展档案工作主要是为公司的制造、运营、技术研发等行为服务。合理化、标准化的档案管理是公司务必进行的基本性工作，同时是成长为优秀单位的主要基础。比如：公司经常出现需要查找的档案没有存档的现象，大致有下述2个因素：1.业务机构未曾将档案工作划入部门责任范畴，致使一些档案丢失；2.在平常活动中构成的诸多档案未曾集中储存，不能及时归档。这就需要把档案工作纳入部门职责范围，处理完毕的档案及时归档。只有建立和完善档案管理制度，加强档案管理规范化建设，并建立档案管控机制，把档案划入企业业务管控流程、划入企业各业务机构、职能组织的责任范畴与相关人员的岗位责任体系，才可以更有效地引领公司档案工作朝着标准化方向迈进，最大化地节约公司时间、人员、信息方面的投入。

三、加强档案工作人员的培训和学习

档案管理是一门技术性工作，需要科学的档案管理方式。所以，档案管控者应当积极提升业务水平与工作能力，认真学习方案管理知识，全方位了解企业的业务知识，应当持续提升方案管控方面的业务能力与工作技术，应当不断归纳、不断改善、不断革新。应增强对计算机技术、电脑、软件等新知识的学习，以更便利、高效的做好档案的管控。唯有持续学习、拓展专业知识，拓展视野，提升整体素养，才可以开展好档案管理工作。

四、创新文书档案管理工作

伴随着社会的进步，文档管理工作也相应地面临着诸多问题，比如文件与档案数目逐渐增多，给归纳与保存加大难度。管理措施方式的滞后往往会导致文化和档案品质降低，在当前局势下，必须要改进文档管理，从而满足新阶段的需求，进而科学解决一系列问题。

（一）利用电子计算机技术。以前那些落后的工作方式，从文件的草拟、更改到定稿打印、阅读、分类、归档均是以人力为主，而当前电脑能够智能做好这些工作，让文化的构成、运行、累积、转变等诸多过程和智能化办公有效连接，想要掌握以上这些操作技能，档案管理工作人员必须要经过认真学习和实践。每一位档案管理人员都要根据工作岗位的实际情况，边学习边操作，积极让自己成为复合型方案管理人才。

（二）变革档案整理归档方法。整理纸质档案是非常复杂的，而且劳动强度也比较高。立卷人在进行立卷工作时要将不同种类的文件分类，虽然分类的标准大致相同，可因为立卷人的理解不同，较易出现分类不精准的问题，给以后的查询工作造成不便。只有改革归档方式，同时改革文书档案归档方式，兼之优化归档工作的繁杂环节，节约归档时间，减轻档案人员工作量，才能有效促进文书档案的管理，真正达到方便相关人员利用，提高工作效率的目的，切实实现“简化整理、深化检索、重在利用”的文书档案管理改革。

（三）加强档案台账管理。健全档案台账管理，设置档案室进出登记、涉密档案利用审批、档案收进移出登记、档案数量统计、借阅登记、复印登记、温湿度记录、档案资料交接凭证、库房检查记录等。

五、做好涉密文书档案管理

涉密文书档案涉及国家（企业）的秘密，它关系到国家、企业的安全。因此，为确保国家秘密的安全，必须严格执行保密制度法规及公司的保密工作管理制度，加强对涉密文件、材料的管理，在工作中以身作则，严格遵守保密工作制度，严于律己，做到不把涉密文件带回家，不在公众场所谈论秘密，不向任何人透露涉密内容。在保密文件和材料的收发、传递、保管、归档、利用和清退等各个环节都做到登记明确、手续清楚，要严格遵循保密程序，对于借阅、复印涉密档案资料的人员，严格执行公司《二级保密制度汇编》的相关规定，做到进出有登记，每次使用都必须要有领导的审批才可以，当使用完档案后要对档案再次进行核对和检查，一旦发现问题，要立刻采取行动确保涉密档案安全。

六、档案业务建设

要从事文书档案工作，就必须要拥有很强的责任感以及很认真的工作态度，要重视起文书档案工作。另一方面也要仔细践行文书档案员的工作责任，积极做好档案服务工作，此外还要兼顾好档案编辑研究工作。在平日工作中勤请示、勤汇报，勤动手，定期向领导汇报工作完成的情况和其中遇到的问题，由领导提出意见及问题解决建议。

七、结束语

表面上看来，档案管理工作并不是什么非常重要的工作，可实际上它却是对历史工作的见证与记录，也是未来工作的重要资料。作为档案工作人员，必须要甘于奉献、乐于奉献，不断提升自己的专业技能，认真对待每一项工作。只有做到以上几点，才可以真正做好文书档案管理工作。

［1］张惠敏.浅谈办公室人员如何做好文书档案管理工作［J］.经营管理者，2016（03）:23-24.

［2］张杰.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作［J］.办公室业务，2015（08）:34-35.