档案数字化建设问题的几点思考

文/河北省邯郸市邯郸县档案局 裴海霞

档案数字化建设问题的几点思考

文/河北省邯郸市邯郸县档案局 裴海霞

随着时代的进步，档案管理也开始使用信息化技术。目前，档案数字化建设中依然存在许多问题，需要对这些问题进行深入分析。要想在档案数字化建设中运用好信息化，符合信息时代发展规律，就必须掌握好信息化建设。笔者根据目前的形式，认真分析了档案信息化建设的情况，并针对其在现实中存在的问题做出分析。

档案；数字化；建设

随着时代的进步，档案管理也开始运用信息化技术。所谓的档案数字化主要是运用高科技手段，将以前的各种信息输入到电脑中，并把这些文件按照不同的种类，分别归置不同的地方，为以后的查找提供方便。信息化技术的渗透使得档案管理开始走向正规化。尽管目前信息化技术已经在我国的档案管理中占据一定的地位，但是还存在很多问题，因此，笔者认真分析了档案管理中存在的问题，并指出该如何解决。这项工作的开展对档案管理工作有很大的意义。

一、档案数字化建设存在的几个问题

（一）档案软件管理功能不能绝大多数。就目前我国在档案管理上使用的电脑而言，存在的问题是，计算机的型号各种各样，而各自开发的软件也千差万别，很难统一起来。因此，出现的问题就是没有一个通用的软件可以适用于全部的档案管理部门，这就为档案管理工作带来一定的困难，也使得档案管理的进程受到一定的限制。

（二）档案信息目前还没有信息库。尽管信息化技术已经使用了很长时间，但是截止到目前为止，还没有建立一个可以共同使用的信息库。因此，档案信息管理软件还需要进一步的改进，以适用的范围更加广泛。

（三）档案管理工作需要标准化、规范化。数字化管理的第一要务就是要把工作做到规范化和标准化。但是，目前我国的档案管理工作，由于各种原因的制约，离这个标准还有很长的一段距离，特别是各个馆藏的信息不同，又没有统一的信息库，这就给数字化管理提出更高的要求。

（四）文件资料的归档问题难以解决。由于目前正是一个过渡的阶段，信息化档案管理还没有正规化，而文件档案管理又即将被淘汰，因此，出现了很多难以解决的问题。比如，在文件档案管理的过程中，出现了很多的管理方法，这些方法非常适用于文件的纸质管理。但是这些方法与计算机的管理工作有很大的出入，这个问题就很难解决。

（五）档案信息管理人员必须任用专业人士。随着档案信息化管理的深入，档案管理人员也必须要聘用具有专业水准的人员，这些工作人员既要具备纸质版档案管理的经验，还要具备信息化管理的水平。也就是说这些工作人员既要精通计算机，又要懂如何进行档案管理，二者缺一不可。但是，就目前的情况而言，很多工作人员都不专业，根本无法胜任这项工作。在糊涂的工作中，就带来了许多麻烦，因此，档案管理者一定要进行相应的学习，不得安于现状。相关部门为了这项工作能够顺利的开展，也要对工作人员进行适当的培训。

二、针对档案数字化建设问题的几点思考

（一）把档案的标准化和规范化作为推进档案数字化的基础。现在，档案信息数字化还存在很多问题。比如，档案信息数字化不标准；档案信息方面没有使用统一的软件等，这些问题都严重影响了信息化技术的提高。因此，档案信息的标准化和规范化是档案管理工作的基础。当这些工作达到标准化和规范化的时候，档案数字化也就取得了一定的发展。因此，这两者是互相依存的、不可分割的。

（二）整体水平的提高关系着数字化建设的发展。对目前的档案数字化建设来讲，应该把工作的重点放到整个系统的建设方面。努力使系统走向正规化。并经过网络把各个节点连接在一起，发挥出系统和数字化的整体优势。另一方面，某些节点因为各种原因会成为系统连接的障碍，在一定程度上妨碍了系统的连通性。因此，要实现所有的节点装备水平与应用能力齐头并进的目标对目前水平来说是不可能的，要绕过一些障碍节点，不要在某区域进行齐步并进的战略。要不断鼓励和支持某些先进单位逐步提升水平，也可以在某些单位实施高水平的数字化建设试点，这样能够获得经验和解决问题的策略，对档案数字化系统建设非常有好处。

（三）加强数据库建设和管理。数字化信息技术的发展促进档案管理工作不断取得新的成绩，但是，还有一部分工作做得不到位，那就是还没有建立一个完备的数据库。档案数字化建设的关键问题就是数据库的建设和管理，要应用当前快速发展的信息技术，不断建设和完善数据库。另一方面我们也要看到数据库的建立是一个漫长的、由单个到群体的循序渐进的过程，而要加强数据库建设和管理必须要求单位上下要统一认识，领导要认识到数据库建设的重要性，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，遇到问题共同探讨和解决。建设数据库的过程中要突出重点，打破传统思想的束缚能够由单一库向系统库发展。数据库管理过程中要能够重点面向应用，建立活库，可以应用数据库的使用频率和使用效率考核数据库的活性等。

（四）要引进和应用先进的档案管理软件。因为目前的档案管理软件有许多，生成的电子文件有多种格式，造成在不同的档案管理软件中不能打开其他格式的电子文件情况，这就使得很多文件在其他电脑上无法显示，给档案信息化管理带来一定的麻烦。为了解决这一难题，相关部门要配备专业的技术人员进行管理，帮助档案管理人员把档案信息化工作走向正规化，建立统一的档案电子文档格式。并且在电脑上要建立一个通用的数据库，保证做到资源的共享。

三、结束语

随着时代的发展，档案管理工作也开始纳入到信息化管理中。在档案管理工作中开展信息化建设，是一个长期的过程，需要多方面的努力。目前这项工作的开展还存在很多问题。没有统一的软件，档案管理工作人员的水平低，档案信息管理不专业等问题都还没有得到彻底地解决。因此，笔者在认真分析的基础上提出了一系列改进的方案，以期能够对档案信息化管理的健康、快速发展起到一定的作用。

［1］宋冰.档案数字化建设的几点思考［J］.兰台内外，2014（05）.

［2］姚蓬.浅谈对高校档案馆档案数字化建设的几点思考［J］.无线互联科技，2013（12）.

［3］孙万和.对档案数字化建设的几点思考［J］.兰台内外，2014（04）.