如何做好文书档案管理工作

文/陕西省榆林市吴堡县档案局 薛峰峰

如何做好文书档案管理工作

文/陕西省榆林市吴堡县档案局 薛峰峰

文书档案是一个企业和组织的珍贵资料，是了解国家及行业政策法规、内部工作上传下达、执行上级任务、互相进行交流和沟通的主要载体。因此，企业必须要重视文书档案管理工作，切实保障文书档案管理工作质量，以体现出企业的整体工作面貌与作风。本文主要阐述了文书档案管理工作的重要性，并针对“如何做好文书档案管理工作”这一课题展开了深入研究，提出了几条相关措施建议，旨在促进我国企业文书档案管理工作质量的有效提升。

文书档案；档案管理；文书工作

文书档案管理工作具有严密、烦琐的特点，它是企业中的重要工作，只有做好文书档案管理工作，保障了其的工作质量，才能够为企业日后活动的开展奠定坚实的基础、为领导层的决策提供重要的依据。在如今信息技术发展的背景下，文书档案管理工作也发生了一定的变革，如何顺应形势，更好地做好这项工作是每个文书档案管理人员都应重点热议的课题。以下笔者就结合工作实践经验来谈谈如何做好这项工作。

一、文书档案管理工作的重要性

由于文书档案是对企业历史的真实记录，是国家的宝贵财富，所以文书档案管理工作无疑是一项非常重要的工作。通过文书档案，企业工作人员可以了解到国家及行业政策法规、完成内部工作的上传下达、执行上级指派的任务以及与其他工作人员互相进行沟通交流。因此，做好文书档案管理工作应是每个企业的一项基本目标。一般情况下，文书档案或由上级组织产生、或由本级组织产生，而对这两类来说文书档案的管理工作都十分重要。只有做好对这两类文书档案的管理工作，才能够充分发挥出文书档案的作用，使其成为良好的活动开展基础与决策依据。

二、如何做好文书档案管理工作

（一）争取领导的重视。文书档案是企业领导开展工作的重要依据，领导层在进行决策之时往往需要参考到历史文书档案，因此争取到领导对文书档案管理工作的重视非常重要。具体来说，企业领导首先应当要从硬件及软件设施方面为文书档案管理工作的开展提供充分有利的基础条件，从而自上而下树立起重视文书档案管理工作的风气，引导企业全体员工都重视这项工作；其次，企业领导要经常性地亲身参与到文书档案管理工作当中，监督和反思文书档案管理工作的细节、问题及不足，并及时提出改进意见和建议。总而言之，企业领导应给予文书档案管理工作高度支持，认真落实相关负责人员，派遣专业人员担任相关职务，以促进管理工作的落实。

（二）加强文书规范管理。档案的来源是文书，因此做好文书工作是保障文书质量乃至档案质量的关键。其次，只有做好文书工作，才能够与档案工作进行良好的衔接。一般情况下，文书工作内容主要包括文书的缮写、校对、打印、盖印、保管、调阅、归档、催办、拟办、收发、登记、运转以及各种会议和汇报的记录等。鉴于文书的重要性，必须要加强文书规范管理。之所以要如此，主要目的在于确保文书工作的及时性、准确性、安全性及保密性。对此，文书人员必须要高度重视文书工作，充分认识到文书工作的重要性，努力提高自身素质及业务能力，增强工作的积极性与主动性，在日常工作中严格按照相关规章、制度及程序来办事，切实保证文书材料的真实性与安全性；还要养成良好的工作习惯，做到当日事当日毕，并在实践当中自主总结出一套成熟便捷的工作流程，以提高工作效率。另外，文书工作的处理程序必须要与档案工作进行紧密衔接和有机结合，例如在对文书进行鉴定、分类以及归档编号之初，就要做好相关登记，完成档案管理相关工作。这样不但可以有效简化工作程序，减少工作差错，更保证了文书和档案工作的协调统一。

（三）完善管理制度。有效的制度是规范行为的准则，是保障工作质量的基础。同样，对于文书档案管理工作来说，也需要有一个完善的制度来进行规范和约束，即以制度来实施管理。文书档案管理制度的制定要符合国家相关法律法规及企业实际情况，具体来说，要在国家《档案法》《行政机关公文处理办法》等法规条文的基础上，结合企业实情及过往相关规定，制定符合实际的公文处理实施办法，将文书档案管理工作的各个环节融为一体，建立统一规范的要求、工作标准以及操作规程。另外还应组织全体员工共同学习制定好的公文处理实施办法，以提高大家的重视。

（四）提高管理人员素质。在文书档案管理工作中，管理人员的素质对管理工作成效以及管理工作质量具有直接的影响，是一项非常重要的因素。因此，为了提高文书档案管理工作成效和质量，企业应当加强对文书档案管理人员的培训和教育，不断提高管理人员素质，更新管理人员的观念，丰富管理人员的专业知识和技能，培养管理人员的创新意识，尽快打造出一支专业、优秀的文书档案管理人才队伍。

三、结语

综上所述，文书档案管理工作是企业的重要工作之一，它的好坏直接影响着企业活动的开展与上层决策。而若想做好文书档案管理工作，就必须要争取领导的重视、加强文书规范管理、完善管理制度以及提高管理人员素质，这是保障文书档案管理工作质量的基础。

［1］罗文妍.做好文书档案管理工作之我见［J］.黑龙江生态工程职业学院学报，2011（03）:79-80.

［2］李真.浅谈如何做好文书档案管理工作［J］.福建交通科技，2013（01）:101-102.