多媒体软件在档案管理中的应用

文/山西省临汾市广播电视台 杨秀红

多媒体软件在档案管理中的应用

文/山西省临汾市广播电视台 杨秀红

随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，电子文件和电子档案在国内外都已普遍存在，档案资料的数字化、光盘存储、计算机管理和网上检索查询利用是档案管理发展的必然趋势。 应用了多媒体软件技术的档案影像化管理系统严格遵循国家档案管理标准，适用于政府机关，企事业单位的档案管理。档案管理系统中集成了主题词自动标引、影像图像的压缩与动态解压、多媒体档案存储、根据分类灵活设置不同的著录信息等高新技术。通过系统的建设，方便了档案的查阅，大大提高档案利用的效率，规范了档案的标准化管理。本文就多媒体软件在档案管理中的应用进行了相关的分析。

多媒体软件；档案管理；应用

一、档案管理中应用多媒体软件的必要性

在当前档案管理工作来看，没有摆脱传统档案管理模式的束缚，档案信息还是采用人工记录，档案存储还是通过纸质的档案袋，在这样的环境下，档案信息很容易失真，查询与保管困难，从而难以发挥档案的真正作用。随着社会的快速发展，对档案管理工作也提出了更高的要求，档案管理的现代化技术改革已成为必然。

二、多媒体软件在档案管理中的有效应用策略

（一）档案管理观念的转变。多媒体软件是科技发展的产物，代表着先进的生产力，在档案管理工作中，要充分认识到多媒体软件的优越性。严格遵循国家档案管理标准编制的档案管理多媒体系统，可以集成主题词自动标引、影像图像的压缩与动态解压、多媒体档案存储、根据分类灵活设置不同的著录信息等高新技术。方便了档案的查阅，大大提高档案利用的效率，规范了档案的标准化管理。因此在实际工作中，要不断学习，不断了解多媒体软件的性能、作用，从而更好地开展档案管理工作，促进档案管理水平的提高。

（二）加大投入。要想更好地发挥多媒体软件的作用，提高档案管理效率，档案管理部门就必须大投入。一方面，资金是多媒体软件应用的保障，要加大资金投入，购买先进的多媒体软件设备，从而为档案管理信息化发展提供保障；另一方面，要加大人力资源的投入，多媒体软件的应用需要专业的技术人员来进行操作，故此，档案管理部门应当争取领导层的支持，为档案管理配置专业的档案管理人员，强化档案管理人员的培训和考核，不断提高档案管理人员的专业水平和能力。

（三）要确立利用多媒体软件进行档案信息记录的制度。信息是档案形成的前提，以前，在人工记录的时候，很容易出现档案信息失真，一旦档案信息不能真实地反映实际情况，就容易引起矛盾纠纷。而通过多媒体软件，直接取代人工记录方式，档案信息的记录过程直接在计算机中完成，从而避免人工失误的发生，提高档案信息记录效率，保证档案信息的真实性、精确性。

（四）利用多媒体软件对档案信息进行储存。当前档案储存方式最多的就是档案袋，然而这种存储方式存在很大的弊端，就是档案袋中的档案信息很容易被篡改。而通过媒体软件，利用计算机来存储档案，计算机有着较大的存储容量，且安全性较高，可以利用多媒体技术对档案信息进行加密处理，从而避免档案信息被篡改，提高档案信息的安全性。

（五）利用多媒体软件对档案信息进行调用。通过多媒体软件，所有的档案信息就在计算机系统中，而计算机有着传播速度快的特点，在多媒体环境下，档案信息可以实现共享，实现无距离障碍的档案信息共享，方便档案信息的调用。例如，在查找音像档案信息时，过去都是借助录音机、放像机，窃取信息十分烦琐，而通过多媒体软件，通过设计相关界面，只需要输入相关信息，进入到页面，调用相关档案信息。同时，通过多媒体软件，可以用题名检索，也可用里边人物说的话检索，还可用某个特定的镜头来检索。

（六）建立灵活的著录信息。无论是对文件和案卷的著录，都可以按档案分类配置对应的著录要素，用户在著录时，将根据所设置的内容，灵活动态显示对应的内容进行著录，随需而变，完全自定义。

（七）建立界面美观，操作简便易行的使用系统。在多媒体软件的支持下，档案管理系统支持弹出式菜单，所有功能通过层次鲜明、简洁、高效的“功能树”向用户提供。整个系统操作简便易行，档案工作者和用户不需经过复杂培训，就能立即使用。

（八）建立全程的计算机管理，构筑完备的档案信息流系统。通过区分全宗、分类、排列案卷等方法，系统将不同来源、不同内容的档案统一成为有序的有机整体。档案人员可在系统中进行档案的鉴定、销毁等操作，划分档案的保管期限，及时剔除无保存价值和保管期满的档案，优化馆藏结构。

三、结语

综上所述，档案管理是一项重要的工作，伴随着社会的发展，档案管理工作也显得越来越重要。而多媒体软件作为科技发展的产物，将其应用档案管理中可以更好地推动档案管理工作的发展。

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