试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设

文/济南信息工程学校 孙海霞

试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设

文/济南信息工程学校 孙海霞

档案管理工作对高职院校的发展有极为重要的影响，并存有现实意义，但在档案管理中会有很多问题涌现出来，因而需学校不断强化档案管理工作的规范性，且开展信息化建设，以期完善高职院校的档案管理工作，让其高效发展。

中职学校；档案管理；规范创新；信息化建设

学校档案是学校范围内教职员工在从事教学和教育等活动时凝聚具有保存和查阅价值的文字、图片、数据档案信息。因而完善学校档案信息管理，对高职院校的教育、教学等工作有着积极意义。然而随着科学技术的迅猛发展，档案管理过程中很多缺点日益凸显，这就要求学校应契合时代发展要求强化档案管理创新流程，开展高效的信息化建设，实现中职院校档案管理的实效性。

一、中职院校开展档案管理的意义

（一）确保学校档案管理资料记载客观性。一个学校的档案是记录学校内全体师生具体情况的文字资料，且汇集了原始和可靠信息，有需要时通过档案能查阅到整个校园的发展历程。因而从学校的角度考虑，档案是学校内最为重要的信息来源，做好校园内档案管理工作，能让档案的记录最为真实与可靠，也能更好地推进校园建设。

（二）培养良好的学习风气。学生在学校期间的学习状况主要是由学生的学习状况呈现的文字记录形式，学生成绩的原始凭证也会记录在档案内，因而在学生就读中职院校时，学生通过翔实的记录档案，规范学生的行为，让学生能自觉遵守学校的各项规定，有助于形成良好的学习风气。

（三）为学生步入工作岗位提供依据。用人单位来校招聘毕业学生时，不但要查看学生的证书，更要了解学生的在校情况和个人发展能力，所以档案资料是用人单位参看的资料之一，通过查看档案资料内对学生的评价，能较大程度上影响用人单位对学生的印象。因而中职院校加强档案管理工作，保障档案的客观与真实，其实是为学生提供进入社会的“准入证”。

二、中职学校档案管理现状

（一）自动化管理方式没能普及。当前部分学校没有开展自动化管理，管理方式很单一，机械化的操作还没能得到大面积普及，因而这种传统的管理方式会带来大量的工作量，不但工作速度较慢，工作时间较长，同时也会限制档案管理人员整理档案的速度。根据研究获悉，出现以上原因的关键点有三，第一，部分学校对档案管理的重视度不够，所以没能投入较大的财力开展档案管理。第二，虽然部分学校已经调拨经费购买先进的档案管理设备，但由于管理人员对操作不是很了解，因而设备的先进性不能体现出来。第三，部分档案管理工作人员现代办公意识缺乏，在拥有高科技设备的情况下还依然运用落后的管理方式进行手工操作。

（二）档案管理人员的管理素养有待加强。目前档案管理出现问题的原因有二：第一是缺乏专业化的档案管理人员，第二是工作人员的业务水平偏低。根据调查可以获悉，中职院校专职档案管理人员缺乏，档案工作由非专职人员兼任，非专职人员有自己的本职工作，所以不能将全部的心思都投放到档案管理工作中，因而档案管理工作漏洞百出的情况屡见不鲜。另，部分档案管理人员自身业务能力偏低，因而档案管理人员的基本工作素养也比较低，出现这一现象的具体表现是分类、整理、归档和保管等细节工作内容不能被更好地把握，因而很难实现档案工作的规范化要求，进而各类档案管理工作会制约档案管理的专业化发展。

（三）档案管理中创新意识淡薄。档案管理没能真正地从提高效率增强服务的方面上实施管理，很多时候存在管理不够健全，信息失真等状况，或者信息提供滞后的情况也是有存在，这就削弱了服务学校的社会作用与功能。

三、解决当前教学中档案管理的对策

（一）规范学校档案管理制度的建设。主要内容如下：

1.完善学校档案管理制度。学校建立系统合理、科学完整的档案管理工作对学校的档案工作推进意义重大，可以从以下几方面入手：第一，要建立或规范学校档案资料的归集，并将学校内部的各个资料全部汇集在一起，根据资料中的不同，分门别类地建立档案收集和整理开发的专栏，然后聘请专业人员全面地规划档案管理流程。第二，需要明确不同部门的工作职责，让学生的档案工作能做到各司其职，部门之间的配合是学校档案工作完成的必要前提。第三，建立考核管理制度与积累制度，用以提升档案管理质量。

2.提升管理人员的工作素养。学校为实现档案管理的科学化，需提升工作人员的工作素养，进而更好的管理档案资料并有效应用资料内的各类信息。与此同时为更好地提升档案管理人员的素养可分以下几个步骤实现：第一，学校领导在招聘档案管理人员时最好要考察人员的道德素养，选择工作能力强，职业素养好的人才管理学校档案。第二，学校最好定期组织档案管理人员做好专业化的档案知识收集，通过先进的工作理念让档案管理工作能落实到实处，并对人员进行考核，以期提升档案管理人员的管理能力，进而转变其管理理念。第三，学校需加大档案管理人员的整体培训力度，并管理人员的家庭和生活情况，目的是创造工作人员的积极性。

（二）做好学校档案信息建设。应从如下几点着手：

1.强化学校对档案信息的建设。为加强学校档案信息建设，需要加大对档案信息的投入力度。为此，学校可以根据学生的实际状况制定相应的档案信息化建设标准，在此标准的约束下，调动学校现今可用资金，若资金不够可以向政府申请，做好政府财政和相关部门的支持，以期解决资金上的困境。另外，在各方面条件都具备的前提下，学校最好应加大资金准入渠道，拓展资金来源，并充分挖掘资金的利用情况，进而让档案信息化建设工作能顺序的开展下去。 2.提升档案信息化建设效益。为更好地提升档案信息化建设，可以从以下几个方面入手：第一，做好档案工作人员的培训教育，培养懂档案管理和电脑操作的复合型人才。第二，档案管理工作中进行保密，让参与管理的人员具有保密意识。第三，建立专门的档案管理页面，提升网络查询的利用效率。第四，建立内容丰富和利用率较高的电子档案信息管理，将档案内的电子信息都呈现在网络平台上面，实现资源共享的同时，也加强资源的利用效率。第五，完善学校电子文档收集，便于档案资料的利用以及保管。第六，横向延伸中进行档案管理联合，丰富档案信息资源，让档案的延伸性得到切实保障。

3.档案在线服务提升服务质量。档案在线服务，能让人们及时准确地获取档案信息，要求档案管理人员树立“工作即为服务”的档案管理理念，明确服务方向，端正档案管理人员的服务态度，树立创新意识，提升服务质量。服务中做到热情和主动，跟进后勤工作的同时强化学校的档案服务，挖掘出档案的潜在功能，将过去以归档为主的档案管理转化为开发利用为主。

四、结语

档案管理过程中的规范化和创新发展，是开展档案信息化建设的前提保障。因而学校要努力做好档案管理中的规范化创新，并在信息化建设进程中，实现学校档案管理的科学性，让档案管理真正服务于高职院校发展。

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