试论办公室秘书工作的“五心”要求

文/福建省妇幼保健院　陈静

试论办公室秘书工作的“五心”要求

文/福建省妇幼保健院陈静

办公室秘书在日常工作中主要承担单位信息传递、文件收发、文稿起草、会议布置、事务安排等“三办”工作，俗称办文、办会、办事，是领导身边的助手，其工作素质和能力与部门的整体发展紧密联系。本文为作者在十几年的秘书工作经历中，总结出有关秘书工作需要具备的“五心”要求。

办公室；秘书；工作；要求

秘书工作是一个小到烧水、倒茶、复印，中到办文、办会、办事，大到收集调研素材、提交文章报告、辅助领导决策的全面型、多面手的工作。秘书职责的履行好坏，与一个部门、一个单位行政事务的有序开展息息相关，是一个表面上看似“微不足道”，实际上发挥“不可或缺”作用的兼具技术性和专业性的重要岗位。我认为，作为一个合格的秘书，应当具有“五心”标准：

一是“关心”。秘书要有“身在兵位，胸为帅谋”的准确定位，要认真收集、过滤、整理在日常工作中接收的文件、资料和信息，做到去伪存真，去粗取精，了解行业在一定时期内的工作热点、重点和要点，以此作为衡量“三办”事务的轻重缓急标准。秘书要做领导身边的“隐形人”，在陪同领导参会、听取领导讲话、接待上级来访的过程中，了解有关领导对相关工作的看法、想法与思路，要定期整理、总结领导在会议中的讲话内容，作为今后有关工作汇报的原始素材和资料，这样写出来的报告，就带有领导自身的“思想”，更能贴合领导的需求，而不是简单从网上摘抄、复制或者从与之不相关的工作材料中剪切出来，显得文不对题、词不达意。

二是“用心”。秘书要用“心”做事，这里体现在把领导的事当作自己的事，想领导之所想，急领导之所急，把被动工作转化成为主动服务，要做领导的好帮手、好助手。譬如在什么时间内该完成什么样的工作，细化分解到什么程度，落实进展到哪个步骤，达到何种目标效果等等，都应及时向领导请示、汇报、反馈，让领导通过你这扇“窗口”，掌握到工作有关的关键信息，提前做好问题预判分析，运筹帷幄全局。同时，还要通过对外沟通协调事务，掌握了解有关部门的工作重点，记录有实际意义的线索和信息，既有利于学习积累专业以外的知识，也能够在组织相关材料时，融入更专业的术语和表达，是日常不断学习、积累、完善的过程。

三是“细心”。作为秘书，要对领导的习惯、爱好和工作风格有所区分和记录，要因人而异，要依据情势的变化而变化，不要出现服务工作中丢三落四、张冠李戴等低级错误。而在文稿书写、校核以及PPT制作过程中，小至一个字、一个标点，都要细心推敲，都要反复浏览，绝不能抱有侥幸，更不能自我满足，要把体现秘书岗位严谨性的“细心”两字时刻放在心上，不要因为微小的关键错误而导致功亏一篑。

四是“耐心”。秘书应该要具备能动能静的素质，既要会外联协调，也要能够沉下心来，在看似一成不变的日常工作中，及时总结、回顾、发现工作中的亮点和创新点，并定期收集、归纳、汇总，以便在今后的材料书写时，可以从信息收集的“篮子”中将有用的信息拾起来、用起来，让文章活起来。还有一种耐心，指的是能够静下心来，认真学习，用平静平常的心态去面对工作中的困难也好、挑战也罢，不能轻言放弃，更不能急功急利、患得患失，要厚积薄发。

五是“爱心”。秘书应当具有博爱之心，要敬爱领导、互爱同事、关爱下属。对于医院、学校等服务性行业来说，还要从内心去爱我们的服务对象：患者、学生等等。通过秘书服务的一个点，与各部门各单位形成多个点、多条线，从而织成一面网将工作辐射到各个服务对象中，实现面面俱到，传递对他们的爱。

总之，秘书工作是一项看似局部，却影响整体的全面性工作，在工作中要多闻、多问、多思、多写、多做、少说，要有甘于人后、默默无闻、耐得住寂寞的职业特质，要有不畏困难、敢于担当、不计较得失的职业精神，要在岗位中处理好局部和全局、当前和长远、重点和非重点的关系，要做好领导的“身边人”，用“五心”标准服务好工作大局。