城乡建设业务档案两级管理探讨

文/合肥水泥研究设计院　李娜

城乡建设业务档案两级管理探讨

文/合肥水泥研究设计院李娜

各级城建部门对构成城乡建设业务档案主体的档案采取的管理模式各不相同，本文着重介绍了对城乡建设业务档案采取的两级管理模式。

管理；档案；业务

我国地（州、市)、县（市、区）级城乡建设工作机构承担着城乡建设任务，在开展城乡设计、楼房建筑、拆迁安置、管网、道路、园林、河渠等工程建设中，形成了大量的业务技术档案。从新疆博尔塔拉蒙古自治州博乐市来看，各级城建部门对这部分本应构成城乡建设业务档案主体的档案采取的管理模式各不相同，有的是采用科存档案馆(室)存目录，有的则分散在科室，或由固定人员管理，或分散在个人手中。

一、城乡建设业务档案两级管理的原则

城乡建设业务档案两级管理是指在城建单位档案工作管理委员会的统一领导下，将城建单位形成的技术档案分为馆级、科级两级管理。

（一）将城建单位业务档案纳入馆级档案工作管理体系。同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应接受馆级档案工作管理委员会的统一领导，由馆级档案室负责具体组织实施。

（二）将业务档案分为馆科两级。对业务活动中形成的大量城乡设计、建筑、管网、道路、园林、河渠等工程档案分别为馆级业务档案和科级业务档案两个层次。

（三）馆级业务档案管理。凡划归的馆级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收集、整理、立卷，定期向馆档案室归档，交由馆档案室统一保管和提供利用。

（四）科级业务档案管理。凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收集、整理、立卷，并负责保管和提供利用。

二、馆科两级档案范围的确定

馆级动物防疫业务档案的划分及范围。在确定馆级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为馆级档案，以确保馆存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，馆级业务档案的范围有以下几个方面：1.业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、技术报告、编制说明及验证报告等。2.年度或跨年度的城乡设计、楼房建筑、拆迁安置、管网、道路、园林、河渠等工程建设等。3.年度或跨年度的总结城乡设计、楼房建筑、拆迁安置、管网、道路、园林、河渠等工程建设分析。4.楼房建筑、拆迁安置、管网、道路、园林、河渠等工程建设调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政处罚材料等或年度综合性分析总结。

三、两级管理的实施

（一）建立健全档案工作网络。两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络是档案两级管理的组织保障。建立档案工作网络即在馆一级设立由主管馆长牵头、各科主任参加的全馆档案工作管理委员会，负责全馆包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。馆综合档案室则依据馆档案管理委员对业务档案的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理馆级业务档案外，还要对科级业务档案管理进行督促指导。各科设兼职档案员，在馆档案室的指导下进行馆级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序地管理。

（二）建立切合实际的城乡建设业务档案管理制度。对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先，在制定动物防疫业务档案归档范围和归档制度时，馆档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科馆级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同馆级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分。第三，严格科级档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。

（三）加强对兼职档案员的培训和指导。各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。

（四）推行责任制，加强考核。各级档案馆在推行工作目标责任制时，应将业务档案的立卷归档也明确列入管理中，制定相应的考核指标，定期对各科进行考核，与绩效奖挂钩，这是确保两级管理实施的十分重要的措施。此外，应将城乡设计、建筑、管网、道路、园林、河渠工程等业务材料的归档列入全馆业务人员年终考核评分标准中，从而真正确保业务档案的收集归档。

综上所述，将城乡建设业务档案实行两级管理，是档案馆贯彻我国档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案管理模式，它符合城乡建设业务工作的特点和需要，随着城乡建设业务档案管理实践的发展，它将会更加完善，一定会为各级档案馆业务工作的开展发挥重要作用。

[1]曹晶.档案信息化管理措施[J].中国管理信息化. 2016(14).

[2]李凌燕.档案管理信息化的现状、困境及出路[J].办公室业务. 2016(10).