档案信息资源利用的必然归宿——远程利用

文/四川大学公共管理学院 苟雪

档案信息资源利用的必然归宿
——远程利用

文/四川大学公共管理学院 苟雪

大众对档案信息不断扩大的需求和档案服务发展缓慢之间的矛盾是档案工作中的一大主要矛盾，档案信息资源的远程利用作为尝试缓解这一矛盾的新途径还存在着不足。本文对档案信息资源远程利用的现状以及存在的问题进行分析，并具有针对性地从树立档服务意识、加快档案信息化建设、建全档案信息资源远程利用的体制机制、建设档案信息资源远程利用模式四个方面提出建议。

档案信息资源；远程利用；信息整合

我们处于一个信息爆炸的时代，对信息的依赖度空前提高，人们对档案资源的需求越来越强烈，但是由于有时候受到空间的限制，导致档案资源的利用变成了一种麻烦事，比如张先生生活在A市，但是他需要用到一份保存在B市档案馆的档案资料，除了亲自到B市档案馆申请利用档案以外，他能不能在A地档案馆直接获取他需要的档案信息呢？甚至于有没有可能B市档案馆可以直接通过网络向张先生提供档案呢？档案资源的远程利用正是迎合了这种需求，其市场是巨大的。这种需求不仅是对档案信息资源利用数量的要求，更对档案资源的管理和利用方式提出了新的要求。传统档案馆的单一式到馆服务模式已经不能适应这种需求了，基于电子化的档案资源远程利用将会成为必然。档案信息资源远程利用对档案馆来说能加强馆际间的合作，能够利用、整合的档案信息数量大大增加；同时能促进馆际间的档案资料编撰等，为公众提供更加便利的二次利用；还能促进馆际相互借鉴，提高信息利用效率，有利于档案管理的标准化和规范化。对公众来说，最直观的便利就是能够在异地查档，跨馆出证。在信息化管理的大背景下，国外档案管理著名学者对档案管理远程服务的研究探索主要聚焦在微观领域，注重具体实践研究，尤其是在档案信息管理存储技术方面。国内由于档案资源信息化建设较晚，对档案信息资源的开发利用、档案的服务等研究比较多，具体对档案资源的远程利用的研究还比较少，在档案资源的远程利用将成为必然的趋势下，有必要对其相关问题进行分析。

一、档案信息资源远程利用的现状

虽然早在2008年，北京市档案局成立课题组对北京市各级档案馆民生档案管理与利用服务现状进行调研和分析，提出在全市国家综合档案馆范围内实现馆藏民生档案信息资源利用和共享的实施方案，但是受到经济发展水平、思想意识等的限制，经过近八年的发展，档案资源的远程利用发展仍然停留在起步阶段。与档案信息资源的远程利用发展水平低下相对应的是公众对档案信息资源的远程利用的需求的不断扩大，以浙江省海盐县档案局为例，在2013档案远程利用系统开通运行的基础上， 2014年海盐县档案局工作人员发现农村群众迫切希望远程利用服务网点能够实现村村全覆盖、档案的查询范围也希望能进一步扩大。数据显示，远程利用查询系统正式运行后，档案查询量实现了爆发式增长，光婚姻档案就实现了700多人次的查询量，占到全部婚姻档案查询量的50%左右。

根据调查显示，截至2015年，在我国31个省级综合档案馆（香港、澳门、台湾除外）中，仅有八个省级档案馆明确把档案信息资源的远程利用划入了其提高档案服务水平的范畴，仅占总数的25.8%。这一数据仅仅是基于对档案信息资源远程利用理论的提出，进一步阐述到“就近查询，跨馆出证”的只有三家档案馆，比例不到10%，而实际工作中能真正实现“就近查询，跨馆出证”的档案馆可能更少。

在无论是信息化水平还是基础设施建设水平方面都走在我国档案馆前沿的省级档案馆中尚且如此，可以预见，在我国各级基层档案馆中档案信息资源远程利用的发展更加不容乐观。为什么在档案信息资源的开发利用、档案的服务等方面研究和实践都颇有成果的大背景下，同样作为档案信息资源的开发利用方式、服务方式的档案信息资源的远程利用的发展水平如此之低，发展速度如此缓慢呢？

二、档案信息资源远程利用中存在的问题

（一）缺乏档案服务意识。长期以来，我国的档案馆都是关上门来搞建设，缺乏各档案馆之间的交流沟通，工作的重心也都是整理档案、保管档案等基础工作，而忽略档案的服务，更忽略了档案服务模式的创新。这种封闭保守的思想导致我国的各级档案馆在各项工作中十分被动，宁可不做也不能错。缺乏档案服务意识，领导不重视，档案信息资源远程利用的相关工作所分配到的财力、物力和人力都不足，自然发展不起来；业务人员不重视档案服务，难免不会出现拖沓、散漫的情况；档案服务的意识的缺乏，不只存在于档案人员之间，也存在于公众之间，公众缺乏档案服务意识，不知道自己能享有相关的档案服务，没有了利用人群，缺乏有效的反馈，仅仅依靠档案机构人员很难全面地发掘出档案信息资源远程利用中的各种问题，无法有效地完善利用，形成一种恶性循环，工作开展更加吃力。

（二）档案信息化建设落后。档案信息资源的远程利用涉及最基本的问题就是档案资源的信息化，即数字化，仅仅借助传统的纸质档案很难在大范围内实现档案信息资源的远程利用。2000年王刚同志提出了全国档案信息化建设任务的要求，全国档案信息化工作全面启动，经过十多年的发展，我们确实取得了非常显著的成就，但就笔者的切身感受及调研来看，我国档案信息化建设的质量还有待提高，主要表现为档案资源的信息化建设水平不高。以某市档案馆为例，其信息化的档案主要集中于明清档案上，而且全文数字化的档案很少，多数只是目录的数字化，不能满足档案信息资源远程利用的要求。档案资源的信息化滞后限制了档案信息资源的远程利用的发展，巧妇难为无米之炊，没有信息化的档案资源作基础，档案信息资源的远程利用服务内容单薄，可供远程利用的档案资源数量较少，种类比较局限集中，不全面。

（三）体制机制不健全。

1.缺乏相关的法律。在现阶段我国的法律体系中，涉及档案信息资源远程利用的相关法律几乎没有，没有法律对档案资源远程利用的建设机制提出要求并加以规范，各基层档案部门间开展档案信息资源远程利用工作的依据大多是各基层档案部门间签订的合作协议，如2013年长春市11个国家综合档案馆签订实现长春市区域内档案信息资源的远程利用的责任书。导致相关法律的缺失一方面是因为这是一个相对新的领域，很多工作都尚处于起步和萌芽阶段，有很多值得我们在实践中去解决的问题，也存在一些争论，制定法律有难度，但另一方面，更是意识上不重视的产物。制定相关的法律在一定程度上能引起社会心理上的重视，更重要的是具有强制执行力，能有力地规范档案信息资源的管理和利用，从而将有利于建立档案资源的远程利用机制。

2.责任问题没有落实。在现阶段的档案利用服务领域中，档案信息资源的远程利用是一个新的领域，没有前人的经验，没有以往档案工作的模式可以套，体制机制不健全。这其中涉及的最大的问题就是责任的落实，档案馆内部远程利用的相关问题由谁管理，由谁实施，由谁负责；档案馆之间的档案信息传递由谁负责；档案信息资源在传递过程中安全性遭到了破坏由谁负责；档案信息资源在传递之后安全性遭到破坏由谁负责；如何证明和界定档案信息已经传递完成；档案的真实性和安全性如何保障，这种真实性和可靠性是由发出方的档案馆还是接收方的档案馆保证等等。这些都是档案信息资源远程利用工作在实际中会遇到的问题，正是因为有这么多的顾虑和空白我国档案信息资源的远程利用才发展如此缓慢。

3.缺乏统一的标准规范。缺乏标准化的规范会导致档案信息的不可提取和档案反馈信息的交流障碍，更严重的是会给档案带来安全隐患，从而影响档案信息资源远程利用的效率，无疑是一头拦路虎。而在我国，档案信息资源远程利用的建设缺乏标准化的规范。主要表现在以下三个方面：

（1）管理性标准规范。各级档案部门依据自身工作的实际情况制定出具有地方特点的档案管理流程、标准，这在一方面切合各档案部门的实际情况，但是在另一方面，不利于地域间档案部门的信息交流，同时不利于档案信息资源远程利用的建设。管理性标准规范从档案部门工作系统的整体出发，对档案信息资源远程利用中涉及的信息化建设、业务流程、技术手段等制定制度、规程、指标等标准规范，对档案信息资源远程利用的建设提出要求，同时为其提供了保障。

（2）业务性标准规范。业务性标准规范是指导档案人员实际档案业务工作的标准规范，包括档案著录格式、归档文件目录格式、档案分类方法、编号的方法等。由于历史的原因，我国一些档案部门，尤其是一些基层档案部门，分类方法没有科学的规范，归档时档号的编排也没有统一的标准规范，仍然延续上一代流传下来的编号方法，对档案信息的数字化以及今后的检索、利用等工作造成了一定的阻碍。

（3）技术性标准规范。技术性标准规范对档案整理工作过程中、档案服务项目中、档案工作成果的提供上应满足的技术标准规范提出要求，主要集中表现在信息资源管理系统方面。各地在建设档案信息资源管理系统的过程中，都是各自采购或者自主开发，各档案部门采用的管理系统和技术标准皆有差别。当用户在各个应用系统间转换时，无形地就增加了操作难度，更重要的是，用户的权限限制和身份认证也成了一大难题，无法快速地获取相关信息。使用的技术保障不统一，也会引发很多问题，比如一个档案部门使用电子水印来维护电子档案信息的安全性，可能在另一档案部门这项技术还未投入使用，这就造成了档案馆间信息利用的障碍，同时也对档案信息资源的安全构成了威胁。

三、对档案信息资源远程利用的对策与建议

（一）树立档案服务意识。开展档案服务是挖掘档案价值的有效方式，是各级档案馆新的工作重心，是现当代对档案人员的新要求。档案信息资源的远程利用建设是档案服务中一项很重要的综合性工作，对财力、物力和人力有很高的要求。领导层树立档案服务意识，能确保有关的财力、物力和人力的分配；档案业务人员树立档案服务意识有利于各项工作的有效落实；公众树立档案服务意识，能够提供有效的反馈，帮助解决档案信息资源远程利用中的各种问题。树立档案服务意识是促进档案信息资源的远程利用建设的重要保障，将有利于丰富档案信息资源数据库；有利于加强馆际间的合作，建立档案资源利用空间；有利于从心理上将档案信息资源的远程利用上升到一个高度。

（二）加快档案信息化建设。信息化是档案信息资源的远程利用的基础，包括档案馆基础设施建设的信息化和档案信息资源的信息化，在各项规定及指标的要求下，我国各级档案馆的基础硬件设施信息化水平很高，截止2012年底，国家综合档案馆网站建立的比例已达79.5%，高校网站的建立的比例更是高达94.3%，而档案信息资源的信息化建设则不尽人意。档案信息资源的远程利用是对硬件设施信息化的要求，更对档案信息资源信息化提出了要求。各级档案馆在加快档案信息化建设的过程中应该以全文数字化为中心，突出档案信息资源的信息化，提高档案信息化建设的质量。

（三）健全档案信息资源远程利用的体制机制。建立档案信息资源远程利用的体制机制要从法律的制定入手，涵盖档案信息资源远程利用工作中责任的落实、档案信息资源远程利用标准规范的建设等方面。法律就像是档案信息高速公路上的交通规则，为档案信息资源的远程利用提供了依据，统一了全国各级档案部门的档案信息化管理、建设形式，优化配置有限的资源，能保障档案资源的真实性和可靠性，为其的合法利用提供保证，更重要的是从思想上加深了各级档案工作者对档案信息资源远程利用的理解和重视；责任的落实则是解决了档案信息资源远程利用的后顾之忧，使档案信息资源远程利用工作的开展更加有序化；档案信息资源远程利用中管理性标准化规范、业务性标准规范和技术性标准规范的建设将为档案信息资源的远程利用扫清障碍，提高利用效率，保障档案信息的安全性。

（四）建立档案信息资源远程利用的模式。建立档案信息资源远程利用的模式首先要借助于档案资源共享利用平台的建设，整合区域内档案资源，开放馆藏档案资源，共享馆藏档案。为了给利用者提供更大的便利，可以尝试在各档案馆档案门户网站上提供远程利用服务的入口，进一步可以将这一平台扩展到移动端上，使档案远程利用服务更加人性化。其次是远程利用服务网点的建设，合理地利用现有的基层服务结构，扩展其工作内容，比如在城市可以把居委会、街道办，甚至一些政务中心建设成为档案远程利用的服务网点；在农村，则可以向居委会提供计算机、打印机、身份识别设备等信息化设施从而将其建设成为合格的档案远程利用的服务网点，完善档案利用服务体系。第三从规章制度层面来说，档案馆间可以签订馆藏档案远程利用的协议，以点带面，从而建成多层级、全覆盖的档案信息资源远程利用体系。

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