档案馆(室)数字化建设存在的问题及对策

文/丰宁满族自治县档案局　孟凡华　于佩兰

档案馆(室)数字化建设存在的问题及对策

文/丰宁满族自治县档案局孟凡华于佩兰

随着计算机的应用及网络技术的推广，社会信息化程度不断加快，网络信息飞速发展，档案数字化建设也被提上重要议事日程，文章从档案数字化宏观管理、统筹发展等方面阐述了档案馆(室)数字化建设工作中存在的问题及对策。

档案数字化；建设；问题；对策

随着计算机的应用及网络技术的推广，社会信息化程度不断加快，网络信息飞速发展，信息产业已经成为我国国民经济发展中的支柱产业之一。同时档案数字化建设也被提上重要议事日程，早在2000年12月，国家档案局、中央档案馆就将“加快档案信息化建设”“加快现有档案的数字化进程”列入《全国档案事业发展“十五”计划》中，同月，国家档案局又在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，档案馆数字化建设问题引起了各部门领导及档案人的关注，中央、省(地)档案行政管理部门陆续出台了许多档案数字化建设的相关规定及办法，各级各类档案馆也都采取了许多新举措，同时进行了积极的探索，使档案数字化工作取得了很可观的成绩，县级以上档案馆档案数字化建设基本开展起来，并且已实现部分重要档案全文检索，但是，面对社会各界对档案信息的广泛需求，还存在着许多亟待解决的问题。

一、档案数字化建设工作存在的问题

（一）档案数字化宏观管理不到位。就档案馆(室)数字化建设而言，从国家层面上讲，相关指导性文件和规范化标准的出台相对滞后，档案数字化标准体系不健全；领导者及档案工作人员缺乏对档案数字化建设工作内容的研究与了解，存在认识上的偏差，参与程度不够，把关不严，质量差；资金使用不合理，缺乏管理经验等，致使档案数字化宏观管理不到位。

（二）档案数字化统筹发展不到位。档案馆(室)数字化管理工作不能适应现代经济模式的发展需求，管理体制过于单一，各地区建设水平参差不齐；数字档案信息资源主要来源于对存量档案的数字化，不能做到档案增量电子化，综合数据接收体系不健全；业务基础建设不完善等，致使档案数字化统筹发展不到位。

（三）档案数字化建设基础设施薄弱。档案数字化信息资源管理网络系统不健全，不能实现资源共享；设备较为简单、落后，多数档案馆(室)使用的是单机版管理软件，甚至有的还不兼容，不能满足新时期档案数字化建设要求以及社会对档案信息利用的需求。

（四）档案数字化建设存在安全隐患。档案馆(室)开展数字化工作存在着严重的安全隐患，多数档案部门将涉密和非涉密的档案集中管理，在档案数字化过程中，将档案发包给软件公司或临时聘用人员，进行档案数字化录入、扫描与整理，缺乏有效监管机制，档案实体安全和数据安全存在隐患；档案利用制度不健全，监管不到位，存在着不同程度的降密使用和泄密风险。

（五）档案数字化管理人员素质不高。缺乏既懂得档案管理工作规范，又熟练掌握计算机、档案管理软件等现代信息技术的综合型专业人才。长期以来，受“看摊守业”的理念影响，档案管理人员队伍建设落后，人员编制少，年龄偏高，观念陈旧，对设备操作较为生疏，缺乏相应的专业技术培训，有些档案行政管理部门连一年一度的档案专业培训都不搞，致使有些档案管理人员不懂档案，新技术、新设备不能够很好使用，严重影响了档案数字建设进程。

二、加强档案数字化建设管理的对策

（一）加强档案数字化宏观管理工作。随着档案数字化、信息化建设水平的不断提高，要有效利用网络平台，通过公开档案信息、网络查询等方式，向社会提供及时、准确、高效、便捷的档案信息利用服务，充分发挥档案馆(室)保存和利用档案信息资源的基本功能和社会职责。档案行政管理部门要进行统一的整体规划和布署，加大对档案数字化建设的宣传指导力度，提高对档案数字化建设的认识；领导者要对档案馆(室)现状进行认真了解、分析、研究，制定切实可行的规范、标准，建立严格的档案数字化管理制度，加强领导并参与其中，为加强数字化建设提供各种保障和支持，以实现档案数字化的宏观管理。

（二）加强档案数字化系统建设。档案数字化建设工作应着眼于整个系统，做到纵向与横向的各个环节都能达到一定水平，通过网络连结，发挥整体优势，以提高档案数字化管理系统的综合服务能力。首先，要着力开展对传统载体档案的数字化工作，将馆(室)藏现有的纸质档案、声像档案、实物档案等进行数字化，以实现存量数字化的要求，加快档案管理方式的转型升级。其次，要全面开展对原生电子档案的归档、整理、接收工作，以满足增量电子化的要求，从而提高档案数字化的整体管理水平。再次，要加强档案业务基础建设，一是做好新形成档案的整理归档工作；二是做好存量档案的规范化整理工作；三是做好存量档案电子目录的微机录入工作。

（三）加强档案数字化软硬件设施建设。软硬件设施建设是开展档案数字化的基础和前提，所以，要加大资金投入，购置先进的微机、扫描仪、备份磁盘、档案系统管理软件等设施；要加强档案数字化管理软件的研发利用工作，不断改进和完善与档案数字化建设相匹配的档案基础设施建设，以适应档案数字化建设的要求。

（四）加强档案数字化安全体系建设。随着计算机网络技术的迅速发展，档案信息安全问题日益凸显，档案数据安全问题应引起高度重视，档案馆(室)开展数字化工作，要严格按照国家的规范标准，制定相应的安全保障制度和措施，通过各种手段和技术，提高抗风险能力，建立起完整配套的档案实体安全与数据安全体系，从而排除档案数字化建设中各种安全隐患。

（五）加强档案数字化管理人才队伍建设。在开展档案馆(室)数字化过程中人员素质起着相当重要的作用，现代档案管理人才引进和培养是关系到档案数字化建设成败的关健环节。首先要引进不同知识结构的熟练掌握计算机、网络应用技术的特殊人才，进行档案数据管理和系统维护，确保档案数据的开发利用和安全。二要合理配备和使用现有档案工作人员，利用他们已有的档案管理经验开展数字化工作，能够提高工作效率，少走弯路。三要定期对档案数字化工作人员进行业务和软件应用技能培训，不断提高他们业务素养，以实现档案数字化提供利用方式和手段的转变。

总之，档案数字化建设对提高档案管理水平具有极其重要的现实意义，它是建设以数字信息资源为基础，安全管理为保障，远程利用档案信息为目标的数字档案馆(室)体系的基础。

[1]冯晓莉.数字档案建设对档案信息服务的影响及对策［J］.档案学研究，2010(4).

[2]巩淑芳.河南省内高校档案信息化建设存在的问题和对策[J].档案管理，2013（1）.

[3]张健敏.数字环境下的档案建设及其信息服务［J］.办公室业务，2014(7).