基层劳动保障监察案卷档案管理存在的问题及对策

文/山西省吕梁市文水县人力资源和社会保障局 侯安文

基层劳动保障监察案卷档案管理存在的问题及对策

文/山西省吕梁市文水县人力资源和社会保障局 侯安文

本文论述了基层劳动保障监察案卷档案管理存在的问题，并提出相关的对策和改进措施。

基层；劳动保障监察；档案管理；问题；对策

劳动保障监察案卷档案是指劳动保障监察机构在依法开展劳动保障监督检查和处理各类劳动用工举报投诉案件过程中形成的，能反映案件真实情况、有保存价值的各种文字、图表、声像、证物等不同形式的历史记录，是整个劳动保障监察执法工作的经验总结，它充分反映了劳动保障监察工作的业务技术水平和辖区内企业用工情况，同时，它也是劳动违法案件申请法院强制执行或涉嫌犯罪移送公安机关查处的原始凭据，是做好劳动保障监察工作的重要环节。为进一步促进劳动保障监察案卷档案管理工作，现就基层劳动保障监察机构在案卷档案收集、整理、归档存在的主要问题作一探讨。

一、存在的问题

（一）案卷中执法文书制作中存在的问题。认真分析如下：

1. 执法文书制作内容表述不准或过于简单。主要表现在引用法律法规不准确、不完整；执法人员随意使用难懂的简略用语、方言和口头语，叙述事实逻辑混乱，表述不清；涂改现象严重，使档案失去应有的原始性和可靠性，降低了其参考价值。

2.填写劳动保障监察文书时空项严重。如各类文书的编号、签发日期、负责人、经办人签字、行政机关名称等空项严重或填写不全，对文书的真实性和后期的档案整理都造成了影响

3.卷宗内执法文书不全。如无投诉登记表、立案登记表、送达回执或结案报告等，如在办理欠薪案件中，经常在办案过程中因劳资双方协商达成一致，案件了结，而执法人员多因事情已解决，思想松懈，疏忽对案件文书的完善，甚至出现连结案报告都不写的现象。

4.案卷内文书装订顺序不统一。由于没有统一的装订要求，文书装订过程中存在随意性，经常出现同类文书装订位置不同的现象。

（二）案卷收集、归档不规范。存在的主要问题如下：

1.劳动保障监察案卷归档范围不明确，入档归档不及时。长期以来对劳动监察案卷归档范围、时效不明确。时效唯一可以依据的是《关于实施〈劳动保障监察条例〉若干规定》（中华人民共和国劳动和社会保障部令第25号），其中第四十条只是作了“劳动保障监察案件结案后应建立档案，档案资料应当至少保存3年”规定；对档案资料归档范围界限模糊，没有明确的规定。而在实际处理案件过程中，所有材料都由承办人掌握，根本不可能及时整理归档。等案件处理完毕后，经常出现部分材料漏报，甚至丢失，造成档案材料不全，不能充分表达执法监督力度的可靠性。

2.证据材料收集不全，提取不规范。对依法所得的物证，如工资表、考勤表、缴纳各项社会保险票据等复印件，未能注明来源，要求提供者签名，单位盖章、注明日期等，降低档案材料的可信度。

3.档案管理人员技术力量薄弱。一是基层劳动保障监察机构往往对档案管理工作重视不够，档案管理人员多为兼职，职责不明确，在工作时不能够兢兢业业、全心全意投入，对档案业务知识了解甚少，对档案的查阅、抄录、复制、借出随意。且针对劳动保障监察案件办理流程复杂，过程周期长，需存档保留资料量大的实际情况，在工作中，难免常出现各种漏洞、错误，泄密和丢失情况时有发生，造成档案资料管理混乱，许多信息不能被有效地挖掘和利用。二是缺乏先进的档案管理技能，档案的存储管理多使用纸张存放，极易损坏、流失，绝大部分工作都通过手录完成，工作效率低。特别对执法过程中收集的大量影像资料，电子材料等缺乏专业的整理、保管方法，极易丢失，泄密。

二、对策和措施

（一）加强培训，掌握技能。要选用政治素质较好、熟悉档案管理工作、懂劳动保障法律法规、热心于劳动保障监察工作和责任心较强的执法人员，担任专职的档案管理员。同时，要加强思想教育和业务学习培训，使执法人员和档案管理人员更好地掌握文书制作、材料收集的技能和方法，做到及时收集、定时移交，不断提高业务水平。不断加强档案管理人员思想教育，使其深刻认识劳动保障监察档案管理工作的重要性，严格遵守档案管理的各项规章制度，杜绝在档案管理工作中涂改、伪造、泄漏他人信息等严重问题的发生；

（二）完善各项规章制度。要按照《劳动保障监察条例》《关于实施劳动保障监察条例若干规定》《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合实际，制订适合劳动保障监察工作的《档案管理制度》《档案管理人员岗位责任制》《档案保管保密制度》等，对档案的书写、收集、整理、编目、装订、查阅等一系列问题作出具体详细规定，使得劳动保障监察档案管理工作有章可循，不断加强劳动保障监察案卷档案管理，有效保护和利用档案，促进档案管理工作的标准化和规范化；

（三）加大投入，实现劳动保障监察档案管理信息化。积极开发劳动保障监察案卷档案管理计算机软件，对劳动保障档案管理工作环境进行数字化、信息化改革，及时应用先进的科学技术进行档案的记录和管理，实现劳动保障监察案件办理、档案管理信息化。在建档、调档、归档过程中，全部使用计算机录入、查询，提高工作效率，实现从传统档案管理向数字化档案管理的转变。特别是应针对企业建立一种能够及时更新、实时监管的电子档案，根据“两网化”建设要求，对企业建立一企一档的电子化管理手段，及时汇总分析企业用工信息及劳动者的状况，以便能够实时了解企业用工动态，加强对企业用工的监督管理。

[1]李永强.浅谈当前劳动保障监察案卷档案的管理财会审计，2015（35）.

[2]陈晓蓉.鼠标一点进企业 键盘一敲查个人.中国档案报，2013年总第2449期 第二版.

[3]贾志勇.加强人力资源和社会保障监察案卷档案管理.现代交际，2011（08）.