论无纸化办公对公墓档案管理工作的影响

文/吉林省洮南市逸园公墓管理处 付兴

论无纸化办公对公墓档案管理工作的影响

文/吉林省洮南市逸园公墓管理处 付兴

本文以公墓档案管理工作为例，首先详细阐述了无纸化办公对档案工作的影响，就公墓档案管理工作如何应对无纸化办公所带来的冲击这一课题进行了深入的分析与探究。

无纸化办公；档案工作；影响；应对措施

公墓档案，记录的是逝者、逝者家属的相关信息以及墓穴的价格、位置、编号以及建筑时间等信息。从整体上来看，对公墓档案的妥善保管不仅是处理与应对墓穴纠纷的重要举措，更是保障与维护利益的法律依据。倘若公墓档案管理不当（如出现档案丢失等情况），所带来的不仅仅是公墓管理的混乱，还很容易产生墓穴纠纷。

然而在信息时代下，信息技术的高速发展对公墓档案管理工作提出了更高的要求。所谓无纸化办公，简单来说其实就是通过对现代网络信息技术的利用在不用纸张和笔的情况下进行各种事务、业务的处理，其在办公方式的改变以及办公效率与质量的提升方面起到了极大的促进作用。但俗话说得好：“有利必有弊。”虽然无纸化办公对档案工作的开展带来了诸多正面影响，但同样也存在一些负面影响，对公墓档案工作的开展带来了诸多困难。

一、无纸化办公为公墓档案管理工作带来的影响

（一）正面影响。第一，改变了档案的媒介方式与传递方式。首先，从媒介方式来看，在无纸化办公环境下，磁盘、网络数据流、移动存储等载体将取代传统档案管理模式下的纸张、胶片，这样的转变无疑将对档案管理工作的所有环节带来影响。比如说档案的统计、保管、浏览以及再利用等，无纸化办公势必将对这些环节提供更加有利的条件。其次，从传递方式上来看，在无纸化办公环境下，计算机网络技术将取代传统的人工传递，通过对现代计算机网络技术的利用能够跨越时间与空间的限制，实现对档案信息的实施检索与传递，将进一步推动档案管理的自动化发展。第二，改变了档案文件的建立方式与存储方式。在传统“单机版”的档案系统下，档案文件的建立主要是依靠键盘输入，而无纸化办公环境下的建立方式将更具多样性，如摄像、扫描等。与此同时，存储的方式也将由磁盘存储备份、单机硬盘备份转变为服务器集中存储或云存储的方式，这样的存储势必将更具完整性、安全性，在档案的查阅上也更加简便、快捷。第三，促进档案管理网络化发展。以往，在利用计算机对档案进行管理时，基本上都是在信息的二次利用上，而要想让档案二次信息的存储与利用转变成为一次信息的存储与利用就必须将“单机版”的管理系统转变成为“网络版”。显然，无纸化办公即能够实现这一点，通过对单机版信息的提取来构造网络版系统，最终实现信息的共享。

（二）负面影响。第一，文件底稿的收集缺乏完整性。在无纸化办公环境下，档案资料起草的原始文稿都是在计算机上直接完成的，这就使得档案的原始文件无法产生纸质稿。那么在收集归档的过程中，倘若出现了整理差错或缺失，那么势必就无法收集完整。第二，对档案管理人员素质要求较高。基于公墓管理工作的特殊性，公墓档案管理的在职人员基本上都存在文化素质不高的问题，而他们缺乏对网络办公自动化的正确认识，计算机应用能力也较低，这无疑严重影响了无纸化办公的效率。

二、如何应对无纸化办公所带来的冲击

（一）进一步提高档案管理人员的信息素质。无纸化办公，其实就是档案的信息化管理。那么，既然是信息化建设就需要具有专业的人才来参与到其中。在无纸化办公模式下，档案管理人员需要做很多档案的预处理工作，理应保证这些工作的系统化、标准化，并且要不断提高计算机对档案检索的效率与准确性。因此，除了要学习掌握档案管理中的目录学、检索学、主题著录标引等知识之外，档案管理人员还应该在正确认识计算机、互联网对传统档案管理的影响的基础上学习并掌握一定的计算机网络知识。只有进一步提高档案管理人员的信息素质，无纸化办公的优势才能够得到充分发挥。

（二）探索并完善纸质档案与电子档案并行的管理机制。就长期保存来说，纸质文件明显优于电子文件。但就反复的检索与利用而言，电子文件则具备了较大的优势。因此，为了进一步增强档案管理工作的实效性，我们理应将纸质档案与电子档案这两种载体文件在一定阶段内进行并存，目前普遍采用的方法是制定并实行双套管理机制，简单来说就是在电子文件存入到光盘或硬盘之后，再通过打印输出纸质文件后才完成保存处理。当然，两种不同载体的档案信息必须在内容上（即著录、编码、署名等）保持一致。这里需要注意的是，由于电子文件具有虚拟性特征，缺少了传统管理中的验证环节，所以我们理应做好定期定时的备份工作，预防信息丢失的问题出现。

三、结语

总之，无纸化办公的档案管理模式顺应了当前社会发展的趋势。它的建设不仅能够为公墓档案管理工作注入新的活力与生机，同时还能够为更好地利用公墓档案提供科学有效的途径。不得不承认，在现代信息技术的辅助下，公墓档案信息的重要性将得到进一步凸显。

[1]霍玉华，郑兰英，孙健.浅谈如何做好无纸化办公条件下的档案管理工作[J].才智，2013（24）：312.

[2]蒋大娟.《殡葬服务单位业务档案管理办法》重难点问题解析[J].中国档案，2012（12）：36-37.