人事档案的数字化管理模式研究

宋　颖鄄城县人力资源和社会保障局 274600

人事档案的数字化管理模式研究

宋颖
鄄城县人力资源和社会保障局 274600

随着我国事业单位聘用制改革的不断深入，事业单位自身的人事档案管理工作面临着许多新情况与新需求，而在这种需求与情况下如何保证事业单位自身人事档案管理工作的较好进行，已经成为我国当下事业单位人事档案管理工作中必须解决的问题之一，本文就事业单位人事档案的数字化管理模式进行了具体研究，希望能够以此推动我国当下事业单位人事档案管理进一步发展。

事业单位；人事档案；数字化管理模式

一、前言

在我国事业单位的人事管理工作中，人事档案管理是其重要的组成工作之一，但随着我国经济与社会的不断发展，我国事业单位的人事档案管理却开始出现了很多方面的问题，在这种大背景环境下，为了保证我国事业单位人事档案数字化管理的顺利进行，对事业单位人事档案数字化管理模式进行具体研究，就有着很强的现实意义。

二、我国当下事业单位人事档案管理中存在的问题

（一）传统的人事档案管理工作不能适应人事制度改革需要

在我国当下事业单位的人事档案管理工作中，由于我国事业单位已经开始普遍施行了聘用制改革，这就使得事业单位的人员流动开始变得频繁起来，而伴随着人员流动的频繁，大量“废档”、“死档”、“人档脱节”、“虚假档案”等问题也开始大量出现，这些问题对我国事业单位的人事档案管理工作带来了较大的麻烦。由于很多事业单位人事档案管理工作还是按照《干部档案工作条例》的规定进行，没有在事业单位聘用制改革后进行人事制度的改革，这就使得事业单位的人事档案管理工作已经不能满足单位自身发展的需要。

（二）人事档案管理人员的管理方法落后

由于人事档案信息化管理工作是一项操作性较强的工作，这就使得档案管理人员在进行人事档案信息化管理时，必须具备较强的信息化平台操作能力。但由于我国事业单位人事档案管理工作常年处于纸质档案管理模式，这就使得事业单位的一些老员工不并不具备较高的信息化操作能力，这一问题的出现直接导致了人事档案数字化管理工作展开的不顺利。

（三）事业单位对人事档案数字化管理的认知错误

除了上文中提到的两点外，一些事业单位中存在的对人事档案数字化管理工作的认知错误问题，同样制约着其自身档案管理工作的高效发展。具体来说，由于很多事业单位并没有认识到人事档案数字化管理工作所具备的高效、共享等功能，这就造成了事业单位在档案信息化管理工作中投入经费与必要指导的缺乏，在这种情况之下，事业单位的人事档案数字化管理工作就很有可能陷入设备缺乏的问题之中，这些问题的出现都会影响事业单位人事档案数字化管理工作的推进。

三、具体的事业单位人事档案数字化管理模式

上文中我们了解了我国当下事业单位人事档案数字化管理工作中存在的问题，笔者将在下文中对具体的人事档案数字化管理的模式进行具体论述，希望能够以此推动我国事业单位档案管理的进一步发展。

（一）人事档案信息系统模式

为了能够满足事业单位聘用制改革后对人事档案管理的需要，事业单位就可需要建立起人事档案的信息系统模式，通过人事档案信息系统进行高科技的人事档案管理工作，这样不仅能够通过信息技术实现对人事档案的准确、科学管理，还能够为事业单位中各部门提供快捷的人事信息查询手段，这种功能的出现使得事业单位的人事档案管理具备了高效利用的优点。由于事业单位的特殊性，为了保证事业单位的人事档案安全管理，事业单位还需要保证自身使用的人事档案信息系统的安安全性，这样才能够真正较好的实现事业单位的人事档案数字化管理。

（二）电子人事档案管理模式

为了能够保证事业单位能够高效的进行人事档案的管理与利用，事业单位还需要通过电子人事档案管理模式的创建，保证自身人事档案数字化管理工作的较好展开。具体来说，事业单位需要将纸质档案进行数字化处理，使其本身的变为电子人事档案，这样就可以保证事业单位中各部门进行高效、及时的档案资源共享。在电子人是档案中，其本身需要对员工的个人情况、学历、职称、岗位、工资、获奖等信息进行汇总，这种汇总使得电子人事档案除了能够发挥与普通人事档案一样的功能外，还具备的高速检索、高效存储、自动更新、高效共享的优点，大大推动了事业单位人事档案数字化管理的发展。

（三）标准化人事档案材料管理模式

除了上文中提到的两种人事档案数字化管理模式外，事业单位还需要在自身的人事管理工作中，建立标准化的人事档案材料管理模式，这一模式的创建能够实现结构合理、要素优化、整体性能较强以及系统效应最佳的人事档案数字化管理，大大促进事业单位的人事档案管理发展。在具体的标准化人事档案材料管理模式的建立中，事业单位需要对自身的人事档案进行统一、简化、协调等有序化控制，并在具体的数字化档案管理工作中，建立完善、标准的数字化人事档案管理术语、代码、分类、计量、统计等基础标准，同时建立和完善档案收集、整理、编目、检索、鉴定等技术标准。此外，事业单位还需要保证自身的档案材料归类、借阅和保护制度符合国家和国际标准，这样才能够保证事业单位人事档案数字化管理工作的顺利展开。

在具体的标准化材料档案管理工作中，事业单位还需要进行组织管理标准化和工作流程标准化的创建。在具体的组织管理标准化创建中，事业单位需要在人事档案数字化管理中，精确管理职责、优化人员配置、完善管理制度并健全检查考核制度；而在具体的工作流程标准化的创建中，事业单位需要通过规范档案整理、规范借阅流程、规范转递手续、规范档案保管等四个步骤，保证标准化人事档案材料管理模式的成功建立，并以此保证事业单位人事档案数字化管理的顺利进行。

四、结论

在事业单位的人事档案管理工作中，人事档案管理的效率与质量决定着单位对人才的评价与调动，为此事业单位必须通过人事档案数字化管理模式的应用，推动自身人事档案管理工作的发展，保证人事档案管理工作能够切实为事业单位提供较好服务。

[1]冷书君.高校人事代理制度实施效能的实证研究[D].沈阳师范大学,2014.