企业人事档案的现状与对策

文/大唐陕西发电有限公司延安热电厂　白芝梅

企业人事档案的现状与对策

文/大唐陕西发电有限公司延安热电厂白芝梅

随着“以人为本”的人力资源要义深入企业经营理念，人事制度不断优化完善，人事档案管理制度在企业发展中的重要性日益凸显。然而，当前企业人事档案管理状况不容乐观，本文基于企业人事档案管理现状的分析，探析人事档案管理面临的问题，并提出针对性的改进措施。

企业人事档案；现状；措施

企业人事档案是关于企业员工个人信息的记载，是个人学历、资历、经历等方面的证据，为企业决策者开发和管理人力资源、作出人事决策提供科学依据，企业人事档案管理工作的开展情况会对企业的经营管理状况产生一定的影响。就目前企业人事档案管理现状而言，仍有许多棘手的问题亟待解决。

一、人事档案管理的现状

（一）基础性管理工作的问题。当前企业人事档案的基础性管理工作呈现出一些漏洞和弊端，主要体现在以下几个方面：

1.认识误区，重视不足。一方面，企业管理者对人力资源的认知，决定了人事档案管理工作的开展力度，如果企业管理者只是着眼于企业与员工的雇佣关系，而不贯彻以人为本的用人理念、开发和利用人力资源，就会导致对人事档案管理工作流于形式，而非投入实际的支持。长此以往，人事档案管理工作处于被忽视、被动应付的状态，造成人事档案管理制度不健全，难以发挥为人力资源管理工作服务的效能。另一方面，经济效益是衡量企业经营状况的重要价值尺度，一些企业目光短浅，只着眼于短期的经济效益，忽视长远发展，认为人事档案对企业的贡献小，因此不予重视，导致档案散乱、丢失、篡改等违规现象的出现。

2.缺乏监督机制。定期的检查、监督对人事档案管理工作的顺利开展大有裨益，否则就会造成人事档案管理环节产生不必要的漏洞，如档案资料收集不齐全、缺乏连续性，甚至造成遗失档案等严重后果。而在人事档案管理实践中，由于缺乏相应的监督机制，导致企业人事档案的混乱、无人问责，给后续工作的开展设置了不必要的麻烦，人事档案的价值未能得到充分利用。

3.档案管理人员素质、能力有限。一方面，受客观因素的影响，如岗位变动、岗位轮换，一些人事档案管理人员缺乏专业的档案管理知识、尚未积累足够的工作经验、也未经历系统的培训学习，不明确档案管理工作的基本要求，没有达到档案材料的收集、整理、归档、装订等基础性业务能力。档案管理人员是具体档案管理工作的实施者，其专业能力的高低直接影响日常档案管理工作的进展状况；另一方面，档案管理人员的素质，包含敬业态度、责任感、人格品质等，一些档案管理人员对工作的重视度不够、投入精力不足、态度不端正、缺乏责任感，只是在被动应付差事，档案管理人员的素质制约了档案管理水平的提升。

（二）企业人事档案质量差，参考价值低。企业人事档案在质量方面存在不足之处，主要体现在：

1.收集归档工作制度不健全，收集的内容不翔实，执行力度不足，收集归档工作被动、不及时；

2.人事档案资料缺乏真实性、准确性、完整性；

3.企业档案管理人员在进行具体操作时，工作态度不够严谨，随意性大，甚至出现修改档案内容的现象。

人事档案是人力资源管理过程中用于选人、用人、开发人力资源的重要依据，关系到员工的晋升、薪酬以及职业发展，如果企业人事档案本身在质量上出现问题，就会降低其参考价值，影响企业在人力资源方面的决策效率。

（三）人事档案管理方式陈旧。传统的企业人事档案管理采用手工编辑、检索等方式，这种管理方式耗时、费力、效率低、准确度低。人事档案管理的陈旧方式，难免出现纰漏，给一些人以可乘之机，伪造档案资料，弄虚作假、隐瞒实情等，致使人事档案权威性大打折扣。随着档案管理技术手段的革新，人事档案管理软件在技术上已经比较成熟，并得到一定范围的应用。计算机在日常生活中的普及程度已相当高，但尚未在人事档案管理中得到广泛运用，相关的技术手段还没得到全面挖掘和充分利用，制约了人事档案管理朝着科学化、信息化的方向发展。

二、人事档案管理措施

上述企业人事档案管理现状所呈现出的问题不容忽视，必须采取相应的措施，提高人事档案管理效率，使其发挥最大效能，人事档案管理措施需从以下几个方面加强：

（一）加强对人事档案管理工作的认识。提高人事档案管理工作的认识，根据主体不同，分为四个方面：1.人事档案管理工作人员，做到人尽其责、加强工作的责任感，严守规章制度、转变思想认识，重视人事档案管理工作，明确其重要性，踏实认真地服务于本职工作。2.其他相关部门，积极配合人事档案管理工作，提供切实的帮助，明确人事档案管理工作与本部门工作之间的联系与影响，相互协调、优化业务往来。3.企业员工，人事档案与企业员工的利益息息相关，员工应该作为档案监督系统中的一个环节，建立档案保护意识，及时向有关部门和人员反映情况，监督人事档案的真实性、客观性、有效性。4.企业管理者，明确人事档案管理工作影响企业战略目标的实现，不应忽视人事档案管理工作的重要性，建立并逐步完善人事档案监督机制，定期对人事档案管理工作开展检查、指导、督促，并及时解决问题。

（二）提高档案管理人员的素质与能力。企业的发展、科技的进步，对人事档案管理人员提出了新的要求：1.企业需为档案管理人员制定针对性的培训方案，通过系统的专业技能培训，档案管理人员需掌握过硬的专业知识、实践操作技能，提升综合文化素养。2.培育和引导档案管理人员的素质，如敬业奉献、忠诚协作、踏实务实、好学精进等。良好的个人素质与过硬的专业能力形成合力，才能塑造出优秀的档案管理人员。3.引入考核机制，定期对档案管理人员的素质和能力进行考核与评估，及时发现问题，并采取切实有效的措施予以改进。

（三）规范人事档案管理制度。每个企业的经营状况、发展战略都有所不同，企业应依据自身的实际情况来开展人事档案管理工作，同时要以档案管理领域内的科学理论与方法为指引，规范人事档案管理制度，如档案保管制度、企业人事档案管理条例、档案管理部门职责等，人事档案管理制度是开展人事档案管理工作的规范性说明、操作依据，完备且科学的人事档案管理制度，规范了人事档案管理的收集、整理、归档、查阅等工作环节，有利于实现人事档案的真实性、准确性、权威性，促使人事档案在人力资源管理与企业发展中实现效用最大化。

（四）人事档案管理现代化与信息化。1.传统的人事档案管理手段已不能适应当下的实际需求，借助计算与现代通信设备等现代化的办公设施，提高档案信息传递的速率，减少工作人员处理信息的时间和工作负荷，提升工作效率和服务质量。2.引入计算机网络系统、人事档案信息系统等现代化的网络资源，构建动态的、完备的、准确的人事档案管理体系，实现人事资料及相关数据的高效整合，确保人事档案资源的合理配置和高效利用。

三、结语

企业人事档案管理现状呈现出诸多问题，应当及时、有效地予以解决，从思想认识、管理人员素质、监督体系、制度规范性、管理方式现代化等方面循序渐进地实现企业人事档案管理工作的优化升级。从而使企业人事档案更具适应性、科学性和灵活性，更好地服务于企业管理、人力资源管理以及整体发展战略。

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