OA无纸化办公环境下的电子档案管理

文/广东电网茂名信宜供电局 何维

OA无纸化办公环境下的电子档案管理

文/广东电网茂名信宜供电局 何维

计算机的不断更新悄无声息地改变了人们的生活方式，网络技术不断向前发展，也逐步进入到了人们的日常生活工作中，因此，文件的收集和管理方式也慢慢地发生了变化。由于社会进步的速度比较快，所以每天更新的信息量也成倍地增加，由于传统的纸质档案需要耗费大量的人力去管理，所以在新的社会形势下如何运用新技术做好电子档案管理工作尤为重要。

无纸化；电子档案；管理工作

随着信息技术的飞速发展，纸质载体的信息管理方式慢慢被电子档案的管理模式所替代，随着办公自动化设备不断被购进，无纸化办公的方式逐渐成为人们工作交流的主要方式，信息的整理、使用以及管理变得越来越方便，无纸化的档案管理工作大大节约了时间，提高了效率，而且为用户提供了更方便的服务，这对档案管理人员来说无纸化管理的过程中充满了机遇和挑战。因此，只有认真分析电子档案管理过程中出现的问题，并找出对策改善管理，才能提升电子档案管理的工作质量。

一、纸质档案与电子档案管理工作的差异

（一）档案保管方式之间的差异。电子文件有着操作简便、易于存储、易于保存、信息传递的速度极快、并且所需的存储空间非常小的突出优势，但是电子文件却不如纸质档案的安全性高，并且电子档案保管的时间较短。由于计算机在工作中会出现各种各样的问题，这样就很容易造成数据的丢失以及被恶意篡改，这些问题都给电子档案的管理工作带来了很大的挑战。传统的纸质档案虽然管理过程复杂，但是档案的保存时间较长，在保存的过程中只要对档案进行必要的防霉、防蛀工作，对破损纸张及时地补救。但是电子档案的维护工作就比较繁琐，需要对其进行特殊的保护，防止数据泄露。

（二） 档案归档方式的差异。电子档案的归档时间不同于纸质档案，而且电子文件的归档方式也有两种选择，即逻辑归档和物理归档。逻辑归档的优势之处在于不但能够保障电子文件的完整，还有利于查询和利用；物理归档却更有益于电子文件备份脱机保存工作。但是传统档案的归档方式分为文件形成后和项目完成后进行归档，后者主要针对科技类文件。电子档案的归档时间一般是实际归档和定期归档，电子文件归档时需要由文件形成部门转交给档案管理单位，并且还要进行电子数码签名。

二、电子档案的管理过程中出现的较为突出的问题

（一）对电子档案管理工作的重要性认识程度过低。随着科技的发展，档案管理部门也顺应时势购进了大量的自动化办公设备，传统的纸质文件管理工作逐步被淘汰，而电子文件每天都会大量地产生。由于有些档案管理人员还不能紧跟时代的步伐，他们的思想陈旧保守，对电子档案的管理工作没有一个全面的认识，因此，他们也就不重视对电子文件的收集和整理，他们从心理层面拒绝接受信息时代的改变，对电子档案的管理工作采取消极的态度对待。由于工作人员对电子档案的重要性的认识比较薄弱，所以他们在日常的办公中没有对电子文件进行整理和归档，使得很多电子文件处于自生自灭的状态。

除此之外，如果对电子文件的管理过程不严谨，其中的数据信息就有被删改的可能性，甚至有可能中病毒，被他人盗取秘密信息。此外，有的档案管理机构的设备存储过低，导致旧的电子文件被新的电子文件覆盖，有的电子文件由于没有和纸质的文件档案之间建立统一的管理方式，使得大多数的电子文件不能被很好的归档和管理，电子文件丢失的事情时有发生，给工作造成了很大的损失。

（二）缺乏复合型档案管理人才。网络科技发展的速度越来越快，若想实现数字化的档案管理体系，就必须提高管理人员的计算机知识，要求他们具备先进的管理技术水平。但是，目前我国很多的档案管理部门的管理人员资历都比较老，他们对传统的纸质档案的管理方法掌握得非常娴熟，但是不能胜任信息化管理工作。因此，许多的管理部门缺乏专业技能和技术技能都比较高的复合型管理人才。如果人员的素质不能得到有效的提高，那么尽管办公设备非常先进，档案的自动化、信息化管理水平依旧会处于较低的水平。

（三）电子档案管理的法律效力不够清晰。传统的纸质档案管理有着明确的法律依据，电子文件的法律效力是得到公众的认可的，并且特别强调了只有纸质原件才具有法律的凭证作用。但是电子文件储存在计算机中，没有固定的载体，因此很难制定出明确的法律来规定电子档案的法律效力，除此之外，没有专门的机构去做电子档案的管理和保存工作，使得电子文件转换成电子档案的之后的原始性以及凭证性很难得到明确的认证。因此，电子档案就缺乏了真正的档案资格，也就无法发挥出档案应有的作用。由于政府没有对电子档案管理制定出明确的法律条文，导致档案的原始性和可信度没有相关的制度进行约束。

三、如何解决电子档案管理工作的问题

（一） 建立健全的法律法规规范电子档案管理工作。目前有待解决的最大的问题就是关于电子档案的法律效力问题。由于电子文件产生的速度过快，政府部门可以从以下几个方面制定电子文件转换成档案的过程中的一系列法律问题：

1.法律上首先要确定档案馆在电子档案管理过程中的主体地位，要授权给档案馆，使其有权利将电子文件转换成电子档案，然后对电子文件进行归档、保存和管理。

2.必须明确电子文件的制作程序以及保存要求，制定明确的档案利用制度，完善用户在使用电子档案时的签名制度。由于电子档案管理的特殊性，法律上一定要对电子文件转化问档案的过程作出明确的规定，对电子档案的保管、档案的真实合法性以及档案的原始可靠性进行保障。

3.为了保证档案的真实合理性，就必须明确规定电子档案的法律效力。

（二） 档案管理机构加强对管理设备的维护和管理体制的健全。一个健全的内部管理制度是保障电子文件安全性的重要前提，管理机构应明确管理人员的工作内容和职责，保证电子文件的完整性。通过完善的管理制度，各种形式的电子文件才能被有条理地归档和保存。同时可以积极寻找新的电子档案的存储方式，创新管理制度。档案管理机构也要注重对设备的定期维护，管理人员要防范管理软件的安全隐患，并及时修补管理设备的安全漏洞。在硬件维护上要注意设备所处环境的温度和湿度，要确保设备在传递和储存文件的过程中能够稳定运行。

（三） 加强对新型管理人才团队的建设。人才决定管理的水平，单位可在提高管理人员的素质能力上做一些投资，提高人员对电子档案管理重要性的认识，转变老员工的传统观念。在进行管理人员人才队伍的建设中，要注重对人员的多学科培养，根据新时代的管理特征，招收复合型管理人才，逐步优化内部管理人才机构，加强管理人员的素质，一定要避免管理过程中有人利用电子档案信息进行违法乱纪行为。只有当管理人员的整体素质提高了，才能有效运用管理设备对电子档案进行高效地管理，才能给用户提供更优质的服务。

四、结语

无纸化电子档案管理模式将成为社会主流的办公方式，虽然较于传统的管理方式数字化的管理程序更加简单，但是每天都会产生大量的电子文件，从而形成数以万计的电子档案，这就对档案管理人员自身的素质能力提出了较高的要求，同时，档案管理机构还要制定合理的电子档案管理制度，加强对管理人员的监督，对档案管理体制进行创新，从而提升我国的电子档案的管理水平，为人们提供更优质的服务。

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