计算机技术在档案信息管理中的应用分析

张笑天

黑龙江省红旗农场

计算机技术在档案信息管理中的应用分析

张笑天

黑龙江省红旗农场

随着信息时代的到来，计算机技术在社会各领域内均得到广泛应用，在档案信息管理中也扮演着重要的角色，受到社会的高度重视。为保证档案信息资源安全可靠，本文就如何在档案信息管理中对计算机技术加以合理应用，以促进档案信息管理自动化的顺利实现，全面提高档案信息管理效率，仅供相关人员参考。

计算机技术；档案信息管理；应用

现代科学技术不断发展，计算机技术逐渐渗透于社会生产生活的各个角落中，并扮演着重要的角色，社会群体对计算机技术的依赖程度也明显加大。档案信息管理工作具有一定复杂性，为切实保证档案信息安全，提高管理效果，应当对计算机技术加以合理应用，从而推进档案管理工作的高效开展，为社会提供更加优质的档案资源服务。

一、计算机技术对档案信息管理的重要性

（一）计算机技术有利于档案信息的检索和储存。档案信息管理是指，通过一些技术或手段对一些重要的、不得泄露任何档案信息而进行的一种安全管理的过程。在对档案信息的检索、搜集和保存方面，计算机技术体现出了重要的作用：在运用计算机技术来管理档案信息与之前的人力管理档案信息时相比，计算机技术所展现出来的，是无限大的优势，无论是查找时的精准度、存储条件、检索速度、搜集过程、还是储存容量，都远远高于人力管理。例如，在档案信息管理过程中，信息量过大是一个不易解决的难题，而计算机技术能够很好的解决这个问题。计算机技术的应用主要是通过扫描来输入信息，并且输入信息后计算机可以进行自动处理，并将有用的信息压缩并刻录，以此来实现信息的存储。这样不仅节约了时间和空间，还可以提高工作效率。

（二）计算机技术为档案信息管理提供技术支持。计算机技术在许多的处理方面有着很强大的技术支持，而这种成熟的技术支持足够支撑去减少档案信息整理时的工作量，还可以优化档案信息管理的结构，使其实现无需人力的自动化的整理和统计，方便办公；还能将不同类别的档案自动的分类整理，进行统一的管理，既节约人力物力和成本，还提高工作效率。

二、计算机技术在档案信息管理中的应用

（一）实现档案信息管理自动化。在档案信息管理过程中，计算机技术的合理应用，能够为档案信息管理工作提供可靠的技术支持。尤其是信息时代的到来，计算机技术也经历了较大的发展变革，日渐完善成熟，在信息处理上的效率较高，能够对档案信息进行规范的扫描、编排、整理与输出，从而保证档案信息管理工作的有序开展。通过研究可知，计算机技术在档案信息管理中的合理应用，能够在提高档案信息管理效率的同时，合理控制成本，实现档案信息管理中人力物力资源的优化配置，保证档案信息管理的实效性。

（二）促进档案信息向数字档案的转换。计算机技术在档案信息管理中的应用，是基于数字技术以及网络技术的基础上得以实现的，能够促进档案信息向数字档案的转换，从而更好的满足社会对档案信息资源的利用需要，提高档案信息管理的有效性与灵活性。基于计算机技术之上促进电子档案的形成，并对此类信息进行有效分类、筛选、整理与加工，使得档案管理工作更具便捷性和高效性，档案信息易于存储、阅读和传递，降低了档案信息安全风险，为后续档案信息资源开发和利用打下良好的基础。

（三）加强档案信息的管理与健全。计算机技术在档案信息管理中的应用，一定程度上拓宽了档案信息管理空间，尤其是在当前社会经济与科学技术不断进步的整体环境下，档案信息管理工作面临着复杂的形势，而计算机技术的合理应用，能够规范档案信息管理环节，提高档案信息管理的有效性，从而为社会提供更加优质的档案信息服务。档案信息管理主要包含总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、系统管理以及安全措施等诸多环节，系统结构复杂，兼具硬件与软件。由于档案信息具有隐私性，因此档案信息管理工作也具有一定特殊性，在应用计算机技术的过程中应当准确把握档案信息管理的具体情况以及相关要求，加强档案信息的管理与健全，推进档案信息管理工作的高效开展，确保计算机技术的实际应用价值得到最大化发挥。

（四）保障档案信息安全。档案信息管理是一项重要的工作，尤其体现在安全性，如果信息泄露会造成严重的后果，甚至会侵犯资料当事人的隐私权。所以，要做好档案信息的安全保障是管理工作的重中之重。信息安全重在管理，首先要建立一整套完整的安全保障制度，利用计算机技术制作、完善防病毒软件，对档案信息进行防病毒保护，还要防止黑客等队档案信息进行攻击，其次，要对重要信息做好保密工作，例如对涉及到重要秘密的信息要进行双重加密设置，将加密档案放在加密计算机中，并设置密码，进行身份权限的设定，并指定专业的、经过培训的人员进行管理。

三、计算机技术在档案信息管理中的优点

其一，计算机技术应用于档案信息管理中能够保证档案信息的时效性。传统纸质档案需要定期整理与分类，档案管理人员的工作任务量较大，并且极易存在失误而影响档案管理效率。而计算机技术的应用能够在系统内对档案信息进行扫描、整理、分类等，并基于网络技术进行传输，完成归档等工作，保证档案信息管理的时效性与实用性，切实提高档案信息管理工作效率。

其二，基于计算机技术实现资源共享。在档案信息管理过程中，基于计算机技术可以建立专属档案信息库，录入开放式信息，便于档案信息查询与调取，并且能够最大程度上节约时间与空间，提高档案信息管理效率，真正实现资源共享。

四、结束语

总而言之，计算机技术的出现和广泛应用，为社会群体生产生活带来极大的便利，对于档案信息管理工作来说，计算机技术的应用，为档案信息管理工作中的整理、分类、查询以及输出等环节提供了可靠的技术支持，使得档案信息管理工作效率明显提升，档案服务范围逐步拓宽，档案信息服务质量与效果也得到明显改善。因此在社会发展新形势下，档案信息管理工作中应当结合自身实际对计算机技术加以合理应用，坚持与时俱进，加大力度开发系统，建立具有良好应用价值的档案信息管理系统，从而为档案事业的发展做出贡献。

[1]刘文庆．档案信息管理中计算机技术应用分析[J]．数字通信世界,2016(7)．

[2]王磊．计算机技术在档案信息管理中的应用[J]．中国管理信息化,2015, 18(5):244-245．