事业单位文书档案的信息化管理

秦 臻

邹城市就业服务局 山东济宁 273500

事业单位文书档案的信息化管理

秦 臻

邹城市就业服务局 山东济宁 273500

随着社会的不断进步，事业单位的文书档案管理工作还存在一些问题，需要不断地改革创新。如今已是信息化社会，数字化、信息化已经是事业单位文书档案管理的必然要求。对此，本文分析了事业单位文书档案信息化管理存在的问题，提出了推动事业单位文书档案信息化管理的有效策略。

事业单位；文书档案；信息化管理

在新的历史条件下，文书档案管理工作对事业单位的发展至关重要。文书档案管理人员要更新观念，采用有效措施，积极探索文书档案现代化管理的模式。为实现档案管理工作的健康发展，我们必须要抓住当前有利时机，不断改革创新，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应事业单位文书档案事业的发展，并为实现文书档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

一、事业单位文书档案信息化管理存在的问题

（一）对事业单位文书档案信息化管理重视程度不够。文书档案在很多事业单位中不受重视，很多领导都意识不到文书档案的重要性，等用到文书档案的时候才发现，很多该归档的没有归档，需要查找的文档不齐全。还有很多人只重视人事档案或者业务档案，忽视了文书档案的重要性。因为这项工作投入大，利用率却不高，这直接影响了档案管理的质量和档案工作人员的工作积极性。除此之外，现在的档案还存在着一定的安全隐患。现如今虽然多数事业单位都实现了文书档案管理信息化，但是却忽视了档案的安全问题。档案中涉及到了很多的个人私密信息，但是很多事业单位中对于查看档案信息等环节并没有严格的把关。这样就会容易造成信息的泄漏。

（二）事业单位中的文书档案管理人员的专业素质还有待提高。随着时代的发展，信息化的普及，文书档案管理工作的方式与内容也发生了很大的变化，但是在这个工作岗位上的工作人员还延续着以前落后的工作方式和方法，他们对待新的管理方式并不是很熟悉，没有及时更新知识结构，很少参加档案工作的继续培训。甚至很多档案工作人员没有经过专业的学习和培训，对档案的分类、归档等工作也是一知半解。之所以会这样，最重要的原因就是因为他们对文书档案管理重视程度不够，对档案信息化还并不是特别的了解，在缺乏理论知识做支撑的同时也缺乏一定的实操经验。理论知识与实操能力对于文书档案管理人员来讲同样重要，缺一不可。文书档案管理人员技术与知识的缺乏就会导致文书档案管理信息化的进程受阻。现在多数事业单位中文书档案管理信息化的进程发展还比较缓慢，很大程度上都是与文书档案管理人员的素质有关的。

（三）档案管理和实际业务工作脱节。文书档案来源于各部门各科室形成的文书，档案管理则是文书工作的继续和延伸，两者密不可分。但是在现实工作中，各部门和科室形成的文书工作人员没有档案管理意识，不注重档案的归档和包村。档案工作人员又不了解各部门和科室都形成了哪些文书，需要进行档案管理。这样就导致了档案管理和实际业务工作的脱节，造成很多文书档案的流失。

二、推动事业单位文书档案信息化管理的有效策略

（一）提高事业单位文书档案管理工作人员的综合素质。对于文书档案管理工作而言，其对工作人员具有很高的要求：过硬的理论知识、扎实的专业技能、优秀的业务能力等。为更好地开展文书档案管理工作，事业单位可通过采取座谈会、报告会、参观学习、开设计算机培训课程等方式以加强管理人员的专业素养。此外，还需要固定专职人员，并且做好专职人员更替的衔接工作。如此，事业单位文书档案管理工作人员才能做到与时俱进，对提升其的工作质量、效率、满足社会发展需求等颇有益处。

（二）增强事业单位文书档案管理工作人员的信息化意识。当前，社会、信息化技术等取得了长足的进步，对国民经济、生活等产生了巨大的影响。以往的文书档案管理模式已不符合时代发展的潮流，严重影响着档案管理工作的效率。信息化背景下，文书档案管理工作人员应积极转变理念，并树立正确的现代化意识，以各更好地开展工作。在管理档案时，工作人员须充分利用计算机网络资源，打破、创新以往的资料保存方式，以促使文书档案管理更具安全性、完整性、可靠性等，从而实现事业单位文书档案管理信息化建设的跨越式发展。与此同时，档案人员应最大程度利用现存的文书档案资料，以确保自身档案管理思路适应社会发展要求，从而构建出更多科学、高效的管理策略。

（三）制定事业单位文书档案管理标准规范。1、规范文书档案资料的录入。由于计算机和网络技术在工作中的普遍应用，工作中出现大量的电子文档，这些文档需要以一种规范的格式和编码进行保存和录入。2、规范文书档案资料的储存。规范文书档案资料的储存是实现档案管理全面信息化建设的必要条件。因此，文书档案管理工作人员在储存资料时应统一、规范储存方式，同时明晰储存载体的容量、特点，进而加强资料存储的标准性。3、规范文书档案资料软件的开发技术。此种规范，有利于达成计算机管理规范化建设目标、提高计算机系统应用能力，以推动事业单位文书档案管理信息化建设的进程。

（四）完善事业单位文书档案管理。事业单位应加大对文书档案管理制度体系的重视、完善力度，以确保档案管理工作平稳、有序进行。文书档案的工作人员需要经常主动了解业务部门新开展了哪些工作，形成哪些重要的文书信息。各部门、科室也需要及时将业务文书交给档案工作人员进行保存、归档。加强各部门之间的沟通和协作，保证档案信息收集渠道的畅通。在收集、保管档案资料时，管理制度体系对其具有很高的约束力，在顺利开展、发展文书档案管理工作中发挥着不可替代的作用。此外，事业单位领导应注重文书档案管理工作的法治化，使其有法可依。

综上所述，随着计算机应用技术的不断发展和成熟，事业单位文书档案管理信息化是其未来发展的大趋势。因此，要加强档案管理信息化在实际工作中的运用，使事业单位内部的文书档案管理工作日趋规范、合理，从而建立一个健康的文书档案管理体系，最终使事业单位的档案资源得以最大限度地利用和保护。

[1]王华．对人事档案信息化管理的探析[J]．中国管理信息化,2016(21)．

[2]梁静．事业单位档案信息化管理的推动思路及举措分析[J]．黑龙江科技信息,2015(15)．