浅谈销售与收款环节的内部控制

丁岁平

摘要：销售与收款业务是企业经营的重要业务环节，从销售商品到最终货款回笼，贯穿企业经营的全过程。销售与收款是企业能否正常运营的关键所在，也是最容易出现风险的环节，因此加强销售与收款环节的内部控制尤为重要。本文对销售与收款环节可能出现的风险进行了初步分析，并提出了相应的防范措施。

关键词：销售 收款 内部控制

市场经济条件下，市场是企业存在的基础，销售是企业生产经营的龙头，资金是企业赖以生存的血液，因此，销售与收款是企业业务层面最重要、难度最大的业务环节。就我国目前的市场经济环境而言，也是风险发生概率最高的领域，特别是生产销售大型主机设备和承接工程项目的企业，应收账款的问题非常突出，由于管理不善，应收账款到期不能及时收回，有相当部分最后变成了呆账、坏账，不仅侵蚀了企业有限的利润，而且大量的逾期应收账款造成了企业的资金沉淀，影响了资金的流动，降低了资金的使用效率，很多企业因此而陷入危机，甚至倒闭。因此，就竞争性企业而言，销售与收款是企业的头等大事，销售与收款的内部控制是企业业务层面控制活动的重中之重。

一、销售与收款环节的风险识别

作为一名装备制造业的财务管理人员，根据以往的记录和经验，笔者认为在销售与收款业务中可能存在下列风险。

（1）产品订价过低，如在产品报价测算时发生了重大的缺项和漏项，或大宗材料的价格低估，导致产品销售出现重大亏损。

（2）企业未建立赊销标准，合同约定的付款条款差，企业所在地没有合同管辖权，货物交付后对方不按约定付款，企业难以主张自己的权利。

（3）销售人员为了完成订货指标，未经企业同意盲目同意用户的要求，签订的合同企业难以履行（如太短的交货期、过高的产品性能保证值和不合理的质量保证期等）。

（4）合同执行不严格，对方未按合同履约付款就发货，导致货物发出失去货物控制权后货款难以收回。

（5）因销售发票（包括运输发票）传递过程中遗失产生纠纷，增加企业税收负担或无法收款。

（6）应收款长期不与用户核对，销售人员向用户收取现金或银行承兑汇票不入账，挪作他用；销售人员与用户串通将应属于公司的货款支付给第三方；销售人员出差借款高，并长期占用，一旦人员辞职无法追还。

（7）应收款到期长时间无人过问，无催收记录，导致法律时效灭失。

（8）没有妥善保管合同履行过程中的证据资料（如交货记录、票据接受记录、催款记录、质量验收记录，因用户原因影响产品正常交付、安装、使用的相关证据包括双方的来函、回复传真等），导致纠纷发生以后没有有利证据支持企业的合理要求。

（9）不按规定核算销售收入，不按规定结转销售成本，不按规定计提坏账准备金，导致会计报告不实，并可能带来纳税风险。

（10）销售人员以企业名义采取不正当竞争手段导致企业的违法行为。

二、销售与收款环节的内部控制措施

针对上述可能存在的风险，笔者所在公司针对销售活动的日常管理中采取了下述控制措施。

（1）建立与原材料市场价格紧密相联的价格确定机制，公司财务部建立了基型产品的定价模型，根据该模型输入主要原材料的现行市场价格即能快速计算出产品的最低保本价，财务部将计算出的最低保本价目录，交给销售部门，销售部门在该价格基础上进行加成，形成公司对外的价目表，当主要原材料涨跌小于200元每吨时，价格不变，大于200元每吨时即要调整最低价。通过产品价格确定的联动机制，保证了产品销售始终处于既定的利润率范围内。

（2）建立了销售折让的分权管理模式，按一般销售人员、销售部长和公司分管销售副总制定了不同的价格下浮权限，下浮以后的价格不得低于最低保本价。

（3）建立用户信用评价制度，对一般用户，明确公司的一般付款条件为货到之前不低于90%；对老用户、大型企业集团可根据信用评级适当放宽；对个体户、规模不大的民营企业、边远地区企业原则上全款提货。

（4）建立合同评审制度，明确合同签订前合同条款要先经公司评审，审核通过后方可加盖合同专用章，对于特殊意义的重大项目，对因为付款条件差、履约条款苛刻等给企业带来的风险，由公司法律顾问一起参加评审并进行集体决策；对于传统工业锅炉销售，笔者所在公司在律师的参与下设计并统一印制了公司对外销售的格式合同，注明用户必须取得公司开具的收款收据方可支付现金、银行承兑汇票；解决合同纠纷的地址统一为原告方所在地。

（5）强化销售发货的流程控制，财务部是公司发货的控制部门，设专人审查合同发货前的到款情况，审查无误方可签发销售提货单和出门证；特殊用户未按合同付款而销售部门要求发货的需经总经理特批，财务方可放行，但一个用户只可特批一次以防止风险叠加；同时产品质量保证书规定由财务部门根据货到款的支付情况审查批准后方可发放。

对因用户原因不能严格按照合同履行的，销售人员应提请对方书面出具公函说明缘由，该来函应作为重要的证据材料连同销货记录、质量验收记录收入销售档案。

（6）强化票据传递的流程控制，销售发票及运输发票由销售人员到财务部销售岗位会计人员处领取，领取时除在专用登记簿签字外还要填制“发票交接单”，销售人员将发票送交用户时需由用户接收人签字并加盖公章，销售人员回到公司需将“发票交接单”交给销售岗位会计人员，财务部收单以后注销原签字记录。

（7）建立应收账款的定期对账制度，公司规定销售人员对经办销售业务的欠款需每年对账一次，由财务部门定期提供对账催款函交销售人员，对方核对无误盖章确认后销售人员带回交还财务部。对货款存有异议的销售人员要及时反映，财务及时派人处理；对用户不予配合拒绝盖章的销售人员要及时向财务反映，财务可根据情况决定另发公证催款函或直接起诉。

（8）建立应收账款的分析管理制度，实行对责任人的计息考核，财务除了对应收账款实行分用户的会计明细核算外，还建立辅助核算，每月一号，及时向营销中心和公司主要领导提供分项目、分销售人员的应收账款清单，该清单包括合同总额、发货时间、欠款额、欠款性质等信息，根据应收款清单财务部要撰写应收账款分析报告，财务、营销及公司主要领导要定期开会，逐一过堂，具体研究，对正常情况下的应收款，落实经办销售人员的催款责任，每月进行计息考核；对问题大收款难销售人员已无能力解决的应收款，落实公司领导挂帅处理。

（9）严格执行财务纪律，公司按业务需要核定销售人员的最高借款限额，前账不清后账不借，在报销结账或营销费用结算时首先扣还个人借款；公司建立了企业内部财务会计制度，明确销售确认的条件、销售成本的结转、坏账准备的计提标准等会计政策，对由于用户要求提前开票所导致的纳税前置进行了特殊规定。

（10）实行销售承包，对销售人员实行营销承包管理，销售人员按销售业绩、资金回笼、指标完成率、辅机配套率等指标进行承包结算，销售人员结账收入可作为营销费用，也可作为工资收入。对作为费用的，公司明确要凭真实发生的、合法有效的票据进行结算；作为工资发放的，按税法规定公司代扣代缴个人所得税。营销承包管理不仅极大地激发了销售人员的积极性，同时也规避了企业在经营活动中的法律风险。

三、关于销售内部控制策略的几点思考

（一）在原材料波动幅度很大的情况下，远期合同的签订问题

在原材料波动幅度很大的情况下，签订远期交货合同将面临极大的市场风险，主要策略是：①签订敞口合同，以合同签订时主要原材料的市价为参照，当材料涨跌超出一定标准时约定，材料涨价产品也涨价，材料跌价产品也跌价；②在业主不同意签订敞口合同的前提下，提前锁定主要原材料资源价格，抵销市场风险。

（二）保护销售人员的积极性与风险控制二者的取舍权衡

销售人员花费很大的财力和精力所拿到的订单，而评审认为风险很大，笔者认为此时不能简单化否决，主要做法是：与销售人员交谈，了解其对于用户的信心，了解用户企业负责人、经办人的诚信情况，和销售人员探讨当出现收款风险时的解决思路，可能对企业和个人带来的影响，并在此基础上根据用户的企业性质、规模、行业和经营情况做出综合判断。

（三）在当前经济低迷形势下，订单、价格和风险控制这三者的决策

笔者认为，企业要在激励的市场竞争中赢得主动，获得价格、付款及合同条款的话语权，关键还在于企业的核心竞争力。所以，企业一定要加快技术进步、加大研发投入，实行差异化战略，否则，如果产品的同质化很严重，在当前市场不景气的状态下，应在风险可控或低风险的前提下尽量以低价抢占市场。

总之，销售与收款内部控制需要企业各部门共同参与，齐心协力，才能发挥其应有的作用，企业才能持续健康地向前发展。

（作者单位：南通万达锅炉有限公司）