浅议商业零售企业内部控制在存货管理中的运用

2016-11-28 18:04黄彬
中国总会计师 2016年10期
关键词:存货管理内部控制

黄彬

摘要:改革开放以来,中国市场经济全面发展,商业零售企业的经营规模和管理水平得到快速提升。存货作为商业零售企业最重要的资产,是其开展日常经营活动必需的物质基础,存货管理的内部控制是企业内部控制体系非常重要的组成部分。本文通过分析商业零售企业存货管理的各种影响因素,提出如何从内部控制的角度推行有效的存货管理方法。

关键词:商业零售企业 内部控制 存货管理

商业零售企业的存货是指企业在日常经营过程中持有以备出售的商品。存货是企业中最重要的资产,必须通过有效的管理手段保持存货数量和周转率的合理性,降低存货成本,提高资金使用效率,实现企业的经济效益和发展战略。

一、商业零售企业存货管理的影响因素

商业零售企业购入商品存货直接销售给用于非生产性消费目的的消费者。在市场经济环境下,企业实际经营中实施存货管理将受到多种外部因素和内部条件的共同影响。

(一)经济环境的影响

商业零售企业的经营模式是企业直面终端消费者提供商品。消费者的消费行为受到个人需求和环境因素多重影响,企业销售业绩受到市场需求和经济环境共同作用、相互促进,和谐稳定的经济环境为企业创造了良好的发展条件,社会收入的增加创造了更大的消费需求,企业应该采取相对积极的存货管理策略,反之亦成立。

(二)市场需求的影响

企业直接面对消费者,人数众多的客户群体决定了市场对企业所提供商品需求的复杂性和多样性。为了满足市场的需求,企业不得不增加销售商品的不同品种和型号的存货数量。如何做到既能满足市场需求又能有效管理存货,以实现存货向销售转化,资金占用快速变现的目标,是现代企业所面临的新课题。

(三)行业竞争的影响

商业零售企业行业准入门槛相对较低,市场竞争激烈。近年来,移动互联网技术不断发展成熟,逐渐改变了人们的生活方式和消费习惯,新兴的电商产业快速崛起,对传统商业零售企业的发展带来巨大的冲击。为了适应市场竞争环境,传统的商业零售企业只有不断优化存货管理,提升销售和盈利能力,扩大市场占有率,才能保证经济效益持续稳定增长。

(四)商品生命周期的影响

依托技术创新,商品生命周期大大缩短,各种用于消费的商品正以前所未有的速度进行着更新换代。现代化的生产方式和技术手段,带来商品供应的日益丰富和生产成本的不断下降,消费者在市场上有了更大的选择空间。企业作为商品供应方必须把握市场脉搏,集中优势资源发展,保证存货安全性、流动性和增值性,有效应对因市场需求波动带来的经营风险。

(五)经营管理能力的影响

经营管理水平的高低决定了企业的发展程度,处于不同发展阶段的企业需要选择适合企业的管理方式。企业需要建立并不断完善内部控制制度和体系,保证对存货在计划、采购、存放、流转和销售等环节的有效管理,加速存货周转和库存资金回笼,通过有效的管理实现以最小的存货成本获得最大的经济效益。

二、商业零售企业存货管理的改进措施

随着国民经济快速发展,商业零售企业的销售规模扩大和经营模式创新,存货资产占比不断提升,企业存货管理问题日趋复杂并亟待改进。

(一)控制存货规模,优化存货结构,保证存货流动性

计划是存货管理的基础,商业零售企业需要经过充分地市场需求调研,拟订合理的商品采购计划和库存品种配置计划,建立科学的方法有效地管理存货资产。

(1)企业经营活动必须围绕市场需求。企业结合经营中一定期间的销售规模和存货周转率完成情况,制定合理的存货储备计划;建立科学的经济订货批量模型,以销售计划确定合理的采购方案并进行周期性采购,在保证正常经营的前提下尽量减少采购数量增加采购批次,降低存货成本,控制经营风险。

(2)采用ABC存货分类管理法,依据存货的价值实行分类管理。对特别重要的库存(A类)作为重点加强管理和控制,计算每个品种的经济订货量和订货点,合理增加订货次数,减少存货积压;一般重要的库存(B类)按照一般的方法进行管理和控制,计算每个品种的经济订货量和订货点,但不必像特别重要的库存(A类)那样要求严格;不重要的库存(C类)品种数量很多,但单位价值不高,只需采用相对简化的方法进行管理和控制,合理增加每次订货数量,减少订货次数。

(3)保持合理的存货经销代销库存比例。在存货实现销售之前,代销商品的所有权并不发生转移,所有权上的主要风险和报酬仍在委托方。商业零售企业通过适当增加代销商品在库存总额中所占比例,有利于降低资金占用,优化库存结构,规避存货积压引发的财物风险。

(二)借助先进的信息化系统提升存货管理效率

信息化技术在现代企业管理中得到广泛应用。企业应结合自身实际,选择能够满足业务管理需要的ERP管理软件,利用信息化系统对企业中人、财、物等各种资源和进、销、存等各个环节进行集中管理,实现信息统一、数据共享、运行高效的管理目标,有效杜绝信息不通畅、账实不相符、行动不一致等管理漏洞,提高经营决策的科学性和有效性。

(三)完善存货管理制度,增强员工管理理念与意识

企业必须依靠完善的制度体系保证管理的执行力,建立健全符合内部控制规范的存货管理制度,对存货从计划、采购、存放、流转、销售的整个业务流程和企业内部控制可能出现问题的关键环节执行严格管理和有效控制。

(1)建立存货库龄管理制度,对于周转缓慢、超龄滞销的存货,分析形成原因、处理方法和责任人员,积极与供应商协商进行退换货,或者执行打折促销方案,清理库存积压,加速资金回笼。

(2)建立存货盘点制度,对存货资产进行盘点清查,准确掌握存货实时状况,保证存货安全完整。企业通过对存货进行定期和不定期的盘点,核实账实是否相符,掌握真实的存货信息,杜绝管理漏洞。

(3)建立存货损耗追偿制度,明确规定管理人员工作职责,对于管理不到位、人为原因造成的存货损失追偿至责任部门和人员。

(四)建立组织机构,健全内控管理,强化内部考评和内部审计职能

内部控制可以明确职能部门权责,促进各个职能部门之间相互配合,保证各个职能部门之间相互制约。内部控制随着经济社会的发展而产生,其职能贯穿于企业整个经营活动,涉及企业所有部门、各项经营业务和各个业务环节。

(1)内部控制前提是建立科学合理的机构设置和职责分离制度,企业需要依据业务特点和内控要求设置相应的管理机构,制定各个业务环节的管理规范,明确相关部门和岗位的责任、权利和义务,确保存货管理工作岗位职责清晰明确,建立不相容岗位的相互分离、相互制约和相互监督的管理机制,避免企业内部员工徇私舞弊和滥用职权等行为发生。

(2)内部控制需要科学的绩效考评体系支持,以绩效目标为基础,应用科学的考评方法,对员工的工作行为取得的业绩进行综合评估并将结果反馈给员工,并依据员工的考评结果对其进行激励与约束。有效的绩效考评必须与企业发展战略目标一致,有利于调动员工工作积极性,提升工作效率和业绩,最终实现企业健康持续地发展。

(3)内部审计是建立在企业组织内部、服务于管理部门的一种独立的检查、监督和评价活动,很多企业已经设置内部审计机构,负责强化制度执行,避免内控失效。内部审计机构由企业最高管理者直接负责,通过建立完善的内部控制制度保证工作的独立性和权威性。审计贯穿整个经营活动,内控目标必须依靠审计控制和评价体系实现。审计人员需要提升道德素质和业务能力,增强责任感,提高执行力,充分发挥审计监督职能。

三、结束语

社会经济的快速发展带来了企业间日益激烈的市场竞争。商业零售企业由于所经营商品流通时间短、季节性强、客户群体大、资金占用多等行业特征,面临着更多的经营风险。商业零售企业必须建立与完善内部控制制度和体系,对存货资产进行有效管理,进一步提升企业的经济效益和社会效益,最终实现企业战略发展目标。

参考文献:

[1]焦栋.家电连锁零售企业存货管理存在的问题及对策[J].佳木斯职业学院学报,2014(9).

[2]周建共.浅议商业零售企业内控管理[J].中国市场,2015(1).

[3]金彤.内部控制制度的重要性[J].中国集体经济,2012(16).

[4]周波.浅谈企业内部控制在存货管理中的运用[J].现代商业,2012(15).

(作者单位:话机世界通信集团股份有限公司)

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