信息时代基层档案管理对策研究

杨爱华

【摘要】本研究通过探讨信息时代下基层档案管理中存在的问题，提出了该背景下的基层档案管理的对策，以适应新时代下基层档案工作的要求。

【关键词】信息时代 档案管理 人员素质

当今社会信息化的飞速发展已经对档案管理工作产生了很大的影响，一方面档案的信息化能够加速资源的使用和分享，另一方面也对档案管理工作带来了更大的挑战。因此，本文针对信息时代下的基层档案管理进行一些探讨分析。

一、信息时代下基层档案管理中存在的问题

（一）基层档案人员管理思想存在的问题

档案利用程度较低。目前基层的档案管理中仍偏重于对档案的保管和分类整理，而不注重档案的利用和交流，档案管理人员的思想相对封闭，没有强烈的市场意识，把室藏档案作为一种资本或者实力对外展示，却没有确立档案的效益观念、竞争意识和信息最大化利用的意识。基层档案管理人员的相对保守的观念使得本应服务于社会工作的档案，仅仅成为一种躺在档案室的资料。

档案收藏注重数量，轻视档案质量。在日常的基层档案管理中常会出现一味追求室藏档案的数量，追求使用档案的人次、卷次和档案的种类数和文字数，对于档案信息的质量则相对不太注重，对于提高档案使用效果也不重视。

档案管理人员缺乏改革和创新意识。在日常的档案管理中，对于档案工作缺乏足够的工作热情和动力，整个工作环境相对沉闷、缺乏活力，常常是有需要查阅档案才进行查找，不能够进行主动的档案服务工作，相关部门有档案处理工作时才进行档案管理。长期以往，整个档案管理团队缺乏工作激情，整日生活在相对闭塞的环境中，满足现状，缺乏上进心。

（二）基层档案管理人才存在的问题

档案管理人员整体素质不高。档案管理人员因为种种原因，在体制中长时间的浸润下，逐渐沾染一些不良的工作作风，工作时缺乏工作压力和上进心，往往由于没有管理人员监督管理导致档案管理人员工作能力低下、工作态度也常会出现问题甚至会出现消极怠工、服务态度恶劣的情况发生。

档案管理人员的知识结构较落后。在我国的数十万的基层档案管理人员中，档案管理人员普遍存在着文化水平相对较低、档案服务水平较低、相关高级职称人员比例较低和专职档案管理人员及比例较低的问题。由于档案管理人员知识结构的制约，在面对日新月异的社会新形势下的不同行业的档案会显得捉襟见肘，使得档案管理工作的准确性和工作效率较低。此外，由于缺乏必要的市场化运作机制，使得档案工作面对外界的变化时，缺乏临时应变的能力。目前档案管理人员知识结构的落后已经严重制约着档案工作的发展和改革。

（三）信息化技术应用后档案管理工作仍亟待完善

一方面由于传统的文字档案存在数量和规模巨大，进行数字化转化的任务比较艰巨；另一方面基层档案电子化处理之后缺乏系统的整理和分类，使得数字化后的档案在进行查阅使用时，查找较为费时，浪费了大量的时间精力。

二、信息时代下基层档案管理中的对策

（一）转变档案管理工作思想观念

针对档案使用率较低，重档案的数量，轻档案的质量，最重要的是需要从转变档案管理工作人员的思想观念，树立档案管理工作的重要性和危机感，意识到档案管理工作市场化的需要。另外需要使用合理的档案开发技术，使得档案的数量和质量能够同步提高。在面对信息时代下档案工作需要主动学习，积极进行档案工作的改革和调整，适应新时代的要求。

（二）提高档案管理人才队伍的素质

进行档案工作人员的筛选优化。对于档案管理人员存在的素质不高的问题，首先需要对现有的档案工作人员进行甄选，剔除档案管理工作中缺乏工作热情，工作态度消极，工作技能严重不过关和玩忽职守的人员，保证整体档案管理队伍的先进性和积极性。

进行科学的档案工作人员学习管理。档案室管理人员需要从自身出发，认识到档案管理人员工作中存在的问题，需要根据档案室的实际情况，进行细致严格的档案管理人员的工作管理，制定出合理的档案管理工作的规章制度，明确各部门工作人员的工作内容和职责。同时需要进行定期档案管理人员的工作技能培训，对于新行业新领域的进行足够的培训学习，同时要求工作人员不断完善自身的知识结构，即使不能做到所有行业的档案管理工作都能很好的完成，至少要在一些常见的行业和部分新兴行业上做到档案管理工作技能达标。

（三）完善档案的信息化处理工作

对于庞大的档案信息化处理工作，需要根据档案实际情况进行合理安排选择，有计划有步骤的渐进式的完成信息化处理。一般来说，对于馆藏中使用频率较高、影响范围较大、具有代表性的、数字化价值较大的部分档案优先进行信息化处理。之后在根据档案进行信息化处理的难度由易到难进行选择进行处理。通常来说，档案纸面平整、纸张厚度适宜、纸张弹性适宜、易于进行高速扫描的优先进行。同时需要进行档案分类和统计等数据库处理，选择合适的数据库种类，方便数字化后的档案便于使用、查阅等。

三、结语

信息时代下的基层档案管理应该首先转变档案管理工作人员的思想观念，树立积极主动的工作服务态度，主动迎接和面对新形势下的工作内容和方式的转变；需要加强档案管理工作人员的人才队伍的建设和优化，对于工作态度消极、工作技能严重匮乏的人员进行优化，为满足信息化的档案管理工作需要定期进行人员培训和学习，尤其是一些新兴行业的档案管理工作的学习培训；在进行档案的信息化工作时需要按照档案的社会效益等标准优先进行处理，按照由易到难的顺序有计划的进行信息化处理工作。

参考文献：

[1]栗旭.信息时代基层档案事业面对的挑战及对策[J].南阳师范学院学报，2008.

[2]乔明.浅析大数字化时代基层档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2014.

[3]曹文雁.信息时代电子档案管理存在的问题与对策[J].黑河学刊，2012.