新时期档案管理人员需具备的职业素养

吴锡玲（云南省公路开发投资有限责任公司昆明西管理处，云南 昆明　650000）



新时期档案管理人员需具备的职业素养

吴锡玲
（云南省公路开发投资有限责任公司昆明西管理处，云南 昆明650000）

摘要：随着知识经济的不断发展，档案管理工作的作用也不断被拓展，简单地收集、分类、归档、保存已经不能满足档案利用的要求，尤其大数据时代的到来，档案管理工作也越来越受到社会各界的重视。与此同时，对档案管理人员的要求也随之提升到了一个新的高度。本文从档案管理队伍现状、新时期对档案管理工作的要求入手，分析了当下档案管理人员需具备的基本素养。

关键词：档案管理；大数据；基本素养

“存凭、留史、资政、育人”是档案的基本作用，围绕这个重要作用，过去的档案工作更加侧重档案的收集、甄选、保存，近些年才开始重视档案的多元化利用和开发。然而，随着信息技术的迅猛发展，档案管理工作正接受着信息技术、信息观念的一次大洗礼。一场大变革正悄然发生。档案管理工作的价值得到进一步拓展，档案开发利用也朝着更为多元化、信息化的方向变革。这就给档案管理工作带来了一个新的挑战，同时，也对档案管理人员提出了更高的要求。

一、档案管理工作及人员队伍现状

加拿大著名档案学家特里·库克先生在第十三届国际档案大会上指出“全世界的档案人员，仍然在建造记忆宫殿”。当下的档案管理工作就是为将来书写历史。可见，档案管理工作的重要性。档案为一个企业、一个组织、一个国家真实发生的事情留下了凭据，它是一种社会记忆的形态，具有不可取代的作用。过去，我国的档案管理工作更加侧重其存凭留史的作用，直到近年来才开始重视其利用服务的作用。然而，随着信息技术的迅猛发展，我们的社会环境发生了翻天覆地的变化。信息技术可谓日新月异，社会大众对档案信息的利用方式更为灵活多样，需要利用的内容更为丰富多元，这就对当下档案管理工作人员提出了更高的要求。

然而，目前，我国档案管理人员队伍的素养与时代发展对其提出的要求还有较大差距，主要表现在：一是档案管理工作内容较琐碎单一，环境较为枯燥，档案管理人员工作积极性不高；二是档案管理人员专业水平不高，工作存在局限性，致使档案管理科学化水平较为落后；三是社会各界对档案收、管、存、用的意识不强，部分组织对档案工作重视不够，对档案管理人员的工作造成阻碍；四是档案管理人员思想认识不够，工作方法跟不上时代要求，致使档案管理工作更新换代相对滞后。

要使档案管理工作符合信息社会的要求，使档案管理工作不再只局限于痕迹化管理而真正发挥出“信息库”、“能量源”的作用，首当其冲的，就是建设一支理论素养好、业务技能优、思想认识高、创新能力强的档案管理队伍，这就对档案管理人员提出了更高的要求。

二、新时期档案管理人员需具备的基本素养

（一）档案管理人员需具备较高的业务技能。

一是要有良好的资料甄别能力。甄选“档案”价值的必然环节，是档案工作区别于资料管理工作的最重要的特征。档案鉴定是“去粗取精”，从而降低档案管理成本、提高管理效益，确保档案有限的经费投入得到有效应用。因此，档案管理人员必须具备良好的资料甄别能力。二是要具有丰富的专业知识。档案管理工作在对档案信息的收集、整理、归档过程中，常常要涉及分析、研究、判断、整合信息的工作，因此，档案管理工作不仅仅是一门独立的专业工作，它因工作需要常常涉及跨学科内容。例如工程档案、文书档案和会计档案都有不同于彼此的特点和要求。因此，档案管理人员不仅要掌握档案管理本专业知识，还要根据工作需要，掌握丰富的文学文化、自然科学、社会科学等跨专业知识。三是要掌握一定的信息技术。随着信息技术的不断发展，档案的管理技术、信息载体等都随之发生着巨大的变化。在新时期，信息技术的掌握已经不仅仅是档案管理人员的辅助技能，而变成必要条件。

（二）档案管理人员需具备良好的信息素养。

“信息素养”一词是由美国信息工程协会主席保罗·泽考斯基于1974年首次提出的，指的是：人们在解决问题时利用信息的技术和技能。随着信息技术的发展，社会生活的不断丰富，社会大众对档案的要求更加多元化和丰富化。这就要求档案管理人员要有良好的信息素养，即具备信息意识、信息能力、信息道德和终身学习的能力。档案管理工作不再是简单的资料归档、保存工作，归根结底是信息处理工作。档案管理人员要转变观念，要意识到档案是社会的记忆，是时代的痕迹，它的价值真正体现于资料上所承载的信息而不是资料本身，对于信息的利用，才是档案管理工作的最终归宿。

（三）档案管理人员需具备较高的法律意识和保密意识。

在新闻传播借助网络媒体逐渐普遍化的当下，人人都有可能是记者，“任何一点小小的浪花，都有可能借助媒体发达之便利，演变成轩然大波”。尽管档案管理工作长时间隐于“幕后”，然而近年来，泄露国家秘密的事件仍时有发生，给国家带来巨大的损失。深入调查发现，大多数泄密人员直接或间接参与档案管理工作，而其中缺乏保密观念、法律意识的大有人在。档案信息是政府、企业、组织的无形资产，是受到法律保护的一种宝贵财富，任何的失密泄密事件都是不能为法律所容忍的。因此，新时期，档案管理人员在从事档案管理工作中，要树立起牢固的法律意识与保密意识，树立起较高的规范化观念，以身作则，不随意泄露工作信息，同时，在工作中要建立健全档案管理制度，用规章制度的约束来保证档案工作的顺利开展。

（四）档案管理人员需自觉提升政治素养。

档案管理工作对于一个组织来说是一项机要性、保密性的重要工作。因此，档案管理人员需自觉提升政治素养。一是要树立起正确的世界观、人生观、价值观，自觉坚持贯彻党和国家的有关档案工作的方针、政策，具备良好的分析和处理问题的能力，能够适应新时期发展的要求。二是要有政治定性。尤其在政府、国有企业、事业单位等国家重要组织工作的人员，除具备较高的法律意识和保密意识之外，要有政治定性，要具备明辨是非的能力，能够严格执行档案管理的相应规章制度。

（五）档案管理人员需自觉提升职业道德水平。

一是要具备较高的责任心。档案工作虽然重要，但是日常的档案整理、归档等事项琐碎、繁杂、枯燥，这就要求档案管理人员要具备较高的责任心，要对工作中的各项内容抱有十分的细心和耐心，坚持严肃认真、一丝不苟的工作态度。二是要爱岗敬业。档案工作是平凡清苦的“幕后”工作，常常为人所遗忘。这就要求档案管理人员要平心静气，以默默无闻、无私奉献的精神抛弃名利、甘为人梯。三是要提高服务意识。档案管理“收、管、存”的目的最终在于“用”，而新时期，社会对档案利用工作更为多元化和丰富化，因此，档案管理人员要进一步提高服务意识，更加积极主动地开发和提供档案信息，为社会各项事业的建设和发展服务。四是要有严谨的工作作风。为使档案的整理存档工作一以贯之，不因人员、组织的变动而发生脱节，大到国家、社会，小到企业、组织，对相应的档案管理工作都有规范和要求。因此，档案管理人员要有紧迫感和责任感，以严谨的工作作风，严格按规范分本别类整理各类资料，以适应利用服务的要求。

（六）档案管理人员需具备良好的创新意识。

随着社会创新意识的不断增强，档案的利用工作也翻开了新的篇章。档案的利用不再只局限于存凭、留史，而朝着资政、育人的方向不断拓展。作为历史遗迹的公园，开发出了以史料为内容的宣传影片、纪念品；银行以古钱币为模板开发金银纪念币；更有博物馆、教育机构等单位通过微博、微信等网络新媒介向大众普及历史知识，让许多珍贵的老照片、老故事以最便捷、最低成本的方式呈现在更多的群众面前。档案利用的价值正随着新技术的发展得到更为宽泛的拓展，因此，新时期的档案管理人员，要不断提高创新意识和能力，要具备发现新事物的敏锐性和利用新事物的能力，与时俱进，不断拓展档案管理工作的利用范围，让可公开档案的利用价值得以最大限度的体现。

信息化时代以前所未有的姿态席卷着社会生活的方方面面，也将继续迅猛发展，档案管理工作也随之受到巨大的冲击。这就对档案管理人员提出了更高、更严苛的要求。具备更强的业务技能、更高的信息素养、更高的思想觉悟、更高的法律意识、更高的道德水平、更好的创新意识无疑是新时期档案管理人员不容逃避的基本职业素养。档案管理人员只有不断提升自己的职业水平，才能在纷繁变幻的新时代与琐碎繁杂的平凡工作中找到平衡点，才能不断拓展档案工作的利用价值，让朴素的工作焕发出最闪耀的光芒。

参考文献：

［1］《浅谈新时期高校档案管理人员的素质》，闫轶梅，西安外国语大学，致富时代月刊2010（9）

［2］《浅议高校档案管理人员应具备的素质》，徐盈、高征红，唐山职业技术学院，唐山职业技术学院学报2006（2）

［3］《浅谈新时期高校档案管理人员应具备的素质》，计佳，安徽广播电视大学，办公室业务2013（5s）

［4］《论信息素质与人才培养》，郭太敏，中国矿业大学图书馆，中国图书馆学报2002（28）

［5］《信息素养与信息素养教育》，张倩苇，华南师范大学电话教育系，电化教育研究2001（2）

［6］《档案管理的发展趋势研究》，陈皓月，核工业西南物理研究院，办公室业务2013（1）。

作者信息：吴锡玲（1988.06-），女，汉族，大学本科学历，毕业于苏州大学政治与公共管理学院，法学学士、文学学士（双学位）。

中图分类号：G27

文献标识码：A

文章编号：1671-864X（2016）06-0276-02