高校实体档案整理存在问题及相应策略研究

商桂君

高校实体档案整理存在问题及相应策略研究

商桂君

高校档案是国家档案资源的重要组成部分。进入21世纪，各类型高校迅速发展，原有的档案管理模式受到前所未有的挑战。如何对高校原有档案进行有效整理，也成为档案界深入研讨的话题。本文通过文献资料法，分析了高校实体档案整理存在的问题，并提出相应的解决策略。

高校 档案 整理

高校档案是高校教学、科研、管理等各项活动的最原始记录。它既是高校历史发展的真实反应，又是高校建设发展过程的信息资源，是记载高校发展的宝贵财富，具有很高的文化知识价值，是国家及社会档案资源的重要部分。随着档案网络化、数字化的普及和深入，传统的实体档案整理工作理念和现代化技术手段不断碰撞、磨合，在实际工作中出现了一些新问题。

一、高校档案中存在的问题

（一）合校前老实体档案的整理

高校都有相对久远的历史，合校前，一些高校的实体档案由于历史相对久远，都存放于档案库房而没有专人对其进行整理，它们排放的杂乱无序且占据着很大的库房空间，有些档案只具有历史价值，已经失去凭证效力；有些档案虽然仍具有利用价值，但由于放置混乱，查找起来非常麻烦。老实体档案的整理已经成为很多高校档案部门的“老大难”问题。

（二）合并后高校新实体档案的整理

近年来，为提升高校师资队伍建设，增强高校综合竞争力，各地出现了高校间进行资源整合的趋势，在这种大环境下，对合并后高校间实体档案如何进行整理成了迫切需要解决的任务。由于高校合并的方式不一，有几个学校合并成一所新校的，有一所学校并入另一学校的等不同的模式，所以不同的合并方式也带来了不同的档案管理模式，由于合校前各高校档案管理方式各不相同，这就为合校后的实体档案整理带来各种各样的困难和诸多问题。

（三）“卷改件”的实体档案的整理

档案整理就是按照一定的原则和方法，对原始的、未经过任何整理的档案进行分类、组合、排列、编目等一系列的整理、组合。自《高等学校档案实体分类法》实施以来，所有高校档案整理工作采用的都是传统的“组卷”的整理方式对实体档案进行整理，即：在一个全宗内，将相互联系的若干文件组合成一组放入卷夹、卷皮内，内容包括: 区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、案卷的排列和案卷目录的编制，这种传统的组卷实体档案整理方式通常是一卷装订在一起，便于保管，不会出现文件丢失、缺张少页的现象，同时这种整理方式是将案卷题名标注于卷盒封面上的，所以有利于工作人员快速查询。但由于这种整理方式中案卷是多份文件一起装订的，经常会出现案卷过厚的现象，给复印和扫描带来了不便，也更加不利于外借。2000年12月，国家档案局发布《归档文件整理规则》，新的《规则》要求以“件”为单位来进行立档，这种以“件”为单位对档案进行整理的基本原则是：以每份文件为一件进行立档。相比较以“卷”立档的整理方法而言，以“件”立档程序更加简化，管理更加科学，操作起来更具科学性和效率性。但按件进行整理，必须借助计算机检索，这就在无形中增加了档案管理的劳动强度，也增大了档案装订的难度、档案管理量大等问题，同时，也不便于保管和利用。

二、高校实体档案相应策略

（一）以便于保管和利用为目标

无论以何种方式对实体档案进行整理，最终其整理方式的制定都要以有利于档案的保管和利用为目标，需遵守以下几点原则：一是有序性原则。排架时实体档案如果排放得杂乱无序，一片混乱，不仅占用空间大，也不利于档案的查找、统计和保管，因此会影响档案的使用效率。所以，档案的排放一定要按照一定的标准和原则来进行，如：内容、时间、来源等，让档案整理得井然有序，既能提高实体档案的利用率，又发挥了档案的价值。二是完整性原则。实体档案只有保存得完整，不缺张少页、不破损，内容完整，案卷内的相关文件齐全，才有其保存和利用的价值。三是易用性原则。实体档案整理的最终目的，是方便所需档案的查找和利用，因此在进行档案整理时，要以简便、易用为原则，不能过于复杂，要条目清晰，以便于查找。

（二）以提高档案工作人员的综合素质为保障

档案工作人员的综合素质的高低，直接影响着档案管理工作的效率和效果，因此，高校档案工作人员一定要有较高的素质，要认真学习、掌握档案专业相关知识，认真对待档案整理工作，熟悉工作职能和具体岗位职责，并能了解学校和各部门发生的各类事件，及时从各部门寻找到档案工作所需的归档材料。

（三）以“卷件结合”的整理方法为依据

从目前高校实体档案整理工作的实际出发，应采用“卷件”相结合的混合整理方式。如：对于党群、行政、教学类实体档案，可以采用按件归档的方式进行整理；对于基建、科研类实体档案，可以采用组卷的方式进行整理，这两种方式各有利弊。各高校档案管理部门应根据自身工作实际，充分发挥两者优势，卷件结合，做好档案整理工作。

[1]余美虹．高校教学档案整理的标准与实践[J]．才智,2016(20):37．

[2]蓝静红．”卷改件”下的高校档案整理探析[J]．湖北函授大学学报,2013(03):36～37．

（作者单位：赤峰学院教务处）

商桂君（1968-），女，蒙族，内蒙古赤峰红山人，本科，馆员，研究方向：高校毕业生学籍、成绩、文件档案管理、教师业绩档案管理。