论档案数字化及数字档案馆的发展

李维娜

【摘 要】随着社会发展，科技的发展，信息化、数字化，已经成了大众人群生活的一部分，且现在全社会都在重视大数据的发展，只要掌握了大数据，可以了解过去，发展过程，通过集中这些数据并分析，来预知末来，就像是电影中可以预测未来的情节，不同的是电影是虚幻的，而现实中我们是通过现代化的手段。

【关键词】档案馆；档案数字化；档案管理

随着社会发展，科技的发展，信息化、数字化，已经成了大众人群生活的一部分，且现在全社会都在重视大数据的发展，只要掌握了大数据，可以了解过去，发展过程，通过集中这些数据并分析，来预知末来，就像是电影中可以预测未来的情节，不同的是电影是虚幻的，而现实中我们是通过现代化的手段。而且我们存储的档案文件 ，不在是单一的纸质文件，而是有图像、多媒体、声音等多样化的档案，使档案更加完整。

我们的档案也是如此，历史上档案给人们的印象就是一个大大的屋子做为库房，里面一排排的架子，按一定顺序或索引方式排列着各代各年各类的档案，而查询也是需要依靠厚厚的目录，需要很长的时间才可以查询到所需要档案所在库屋里的位置，当然前提是要有人去周而复始的详细记录，保存完好并完整的目录台账，否则你什么都无未能查询到。

当前社会，科技发展，信息发展，我们的档案事业也融入了档案数字化的队伍中，档案从收集到最后归档上架都可以通过电子数字化完成，通过计算机及网络及时实现档案的收集、整理、编号、装盒、上架进库等工作，也同样方便日后查询及调取。

档案的收集工作：通过与合同相关电子系统对接按一定条件读取数据进入档案系统，可以保证数据的完整与齐全，完全避免了合同丢失的问题。对与读入档案系统的合同可以设置自动筛选条件，可以大大降低无用工作，如一些没有生效履行的合同等按电子的筛选条件不会被读入数字档案馆的记录中，不会对后面的一系统归档工作产生影响。

档案的整理工作，目前因为档案数字化刚刚开如，大家还心存疑虑，故而纸质合同无法完全放弃，会双向存储，既保留纸质也保存电子，即使这样，纸质合同也可以做到有证可查，可以归档一份完整的内容，档案没实现数字化前我们是无法确定归档时纸质合同是否与审批时完全完整。当然，随着科技及电子的成熟及发展，及人们对档案数字化信任度的改变，档案的整理过程可以完全实现数字化、自动化。

档案编号工作，过去的档案都是通过档案人员手写编号，会造成很多客观错误，比如重号、漏号等，但实现档案数字化后就不出会现这种问题，因为电子系统会按档案管理人员预设的条件将档案分类进行编号，也就是大家常数的二维数，每份档案的二维码都是单一不重复的，二维码会自动显示在相关电子档案的首面相关位置中，一切的操作均由电子自动完成，用时几分钟而已。由于是上述操作都是系统自动完成，大大减少因为人为因素造成的错误，为档案的查询工作做好基础保证。当然目前有些单位是纸质与电子双路保存，那么电子的编号已经完成，纸质可以按照电子系统中的顺序进行整理排序，最后在每份经质档案上打印系统显示的编号，或打印出二维码粘在纸质档案上，方便查询纸质文档。

档案的装盒工作，传统档案工作时期，装盒工作量十分巨大，需要估算盒的可装容量，手动录入打印盒内目录、备考表、盒脊内容，需要将档案按顺序放入，并放入相关目录备考，再盒面上盖上相关年份等印章，并粘贴盒脊。但档案数字化以后，这些问题都十分轻松的解决，我们通过电子管理界面只需要设定一盒的电子容量，将电子系统已经排好顺序的档案按预设盒的容量选中放入电子盒中，完成装盒工作，在点击相应报表选项，自动生成所有盒的盒内目录及备考，这些工作最多一个多小时，而传统时期这项工作的完成少说需要一个月或更久，而且还是一个最大的好处，就是省去了买实物档案盒的成本，为企业的运营成本节省了一大批开支。针对目前双路保管过渡的单位，则需要将纸质合同与电子记录相对应并装入与电子相对应的盒号的盒中，盒内目录及备考表都是系统自动生成，需要打印出来后，分别装入相应盒中。

档案的上架进库工作，传统时期的上架工作可是就考验档案人员体力的工作，需要档案人员将档案按顺序依次移到库房，中途要保证档案安全完整，到库房后需定位库架，粘贴相关标签后，人工将每盒档案按层依次摆放。档案数字化，这些工作完全不用体力，因为在电子系统中，可以建立电子库房，用时几分钟将电子库房的库架进行设定，一层电子层可以放多少盒，一个架的层数等，然后将已经装盒的档案依次点击装电子架，档案的一个完整归档工作结束，整个上架工作用时不会超过20分钟，如果档案量少几许几分钟就完成了，传统时期的这项工作最少用时也要几天。当然传统时期存放档案还需要实物库房，需要投入很多人力及物力，但档案数字化后，库房完成电子化，所以完成可以不再设立实物库房，而且也节省的配置档案管理人员的投入。双路保存过渡的单位则还需要将已经装好档案的盒按顺序般运到库房，按电子库的架号顺序将文档盒上架，以后查询档案就十分方便了。

前面分别介绍了档案归档工作的各环节的操作，但最终是为方便查询而做的前期工作，档案数字化后可以通过近期及远程调用查询档案，可以开发软件直接连接到档案管理人员处，提出查询需求，或如果有保存电子档案的二维码，可以直接发送二维码给档案管理人员，档案人员在电子台账中可以直接搜索，查到相应电子架号后可以能过电脑调出电子内容提供阅览，这样不管查询的人是在本地，还是在外地，只要通过网络与企业内部的电子档案馆联接，就可以即时的查询到所需要的资料，大大提高了工作效率。当然，双路保管的企业，可以实现上述的电子查找，也可以通过档案人员查询到电子库架号后前往实物库房，调取纸质档案，提供给查阅者实场阅读。但是随着档案数字化的不断发展，最终要实现的目标是查询电子化、阅览电子化。

当然档案数字化的优缺点。首先，我们总结一下数案数字化的优点：（1）于部门及公司立卷归档制度的落实，档案不会出现缺失。（2）档案管理、调用不再受时间及工作环境及地点的限制，大大提高了工作效率。传统时期，我们查询档案可能需要在工作时间，而且需要前往在档案馆所在地方查询，实现档案数字化后，我们可以通过电脑、网络、手机终端等都可以连接到公司的数字档案馆，需要档案管理人员授权或批准后在一定时间段内可以进行查阅，这样就可以快速的得到你所需要的资料。（3）档案数字化管理提高了档案利用率及档案内容的信息开发。传统时期我们查询档案，可能只能查询到一份档案，实现档案数字化后，我们可以通过数字档案馆中的检索条件或工具，找到所有符合或相关的文件，这样可以不仅可以实现单份文件的查询，也可以查询到同一事件的若干历史性的电子文件。

综上所述，随着社会的进步，科技的发展，效率要求的提高，档案数字化，实现数字档案馆是必须的趋势，使我们的档案不再只是一堆厚重的纸张，而是变成了多元化的电子数据档案，所以，我们需要努力的去推动数字档案馆及档案数字化的实现，从而将它变成一个强有力的巨大数据库，为我们的大数据分析提供能量。