对档案工作的深思

郑晓薇/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

对档案工作的深思

郑晓薇/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

档案工作是一个容易大家忽视的工作，一说起档案工作，大家的想法都是那是不重要，十分轻松的工作，是可有可无的工作，是任何人都可以干的工作，不想要脑子的工作。但是，我要告诉他们，这种想法完全错误，如果没有档案，我们的历史记载就无从而来，我们就不会知道我们人类，我们中华民族的历史，不知道我们民族从何而来，从什么时候产生，那时候人们的生活及社会状态，我们的语言及文字如何生成而来等从历史到今的变化过程，就是靠这些档案文献才了解了这些真实的历史事实 。

档案管理；档案文献；数字档案馆

档案工作是十分重要及专业的工作，工作人员需要具备专业的工作经验及知识，而且档案人员在体力和脑力上都要求十分的高，不仅需要强大的工作体力，同样，因为档案馆中存放着不同年代的档案，数量十分众多，经验丰富的档案人员有时仅凭经验就可以找到大概的存放地点，而且档案工作不管是从收集、整理、编号、装袋、装盒、上架入库各个环节都需要工作人员保持高度精神集中进行工作，而且都需要与相关部门沟通，档案人员都有强大的责任心，才可以做到保证档案的完整与齐全，所以档案工作人员并非他人所说的不需要专业，不需要脑力的工作，而且需要极强的专业知识、责任心，且是体力及脑力双路进行的工作。档案事业是我们企业、党、国家发展必不可少的重要方面，档案的记录，档案中传继的经验及数据，是我们企业、国家进行决策的重要依据，重要凭证，如果没有这些档案，我们将不知道从何入手，如何去做，特别在在企业发展领导人决策及企业的经营发展中表现的作用尤为重要。档案做为一种原生的信息，其作用的重要性表现的日益明显，而且企业中各个专业都开始重要档案信息资源，不管是生产经营、还是企业财务、人事管理、经营者决策，档案都在发挥着十分重要的作用。作为档案工作者的我们，也面临着更大的挑战，专业知认的深造、经验的积累，办公自动化的学习，多元化多媒体技术的掌握，逐步掌握信息技术为档案工作带来的帮助与辅助。

当然，我们也清楚的意识到我们的档案工作也肯定存在着一些不足之处。主要表现在：

一、档案管理人员素质、专业水平急需大幅度提高，目前档案管理人员年龄偏老龄化，应不断吸收年轻、综合素质高的新生力量，更快的壮大档案人员队伍，可以通过外出学习，或专业培训，提升档案人员的综合素质，及确定新入职档案人员培训机制，利于档案新生力量快速成长，成为档案团队的主干力量。

二、加大对档案工作重要性及有关执行法规的宣传力度，由于以前宣传力度较为薄弱，制约了大家对档案事业及档案工作的重要视的认识，给档案工作带来阻碍和困难。只能通过大力的宣传，提高大众对档案工作重要性的认识，提高归档意识，才可以更顺利的开展档案工作。

三、加快档案现代化档案管理工作突的突破，目前，已经建立了多元化的数字档案馆，加快了信息化建议的步伐，使档案管理人员从繁重的体力劳动中解放出来，档案工作从收集、整理、装袋、装盒、上架都可以通过互联网及电脑系统来进行，而且有利于保证数据的完整性，比如档案内容的完整性、档案数量的完整性等，可以通过审批系统与档案系统对接，来实现数据按一定条件筛选后，符合归档条件的文件或合同等文件进入数字档案馆记录中，保证电子记录的无缝过渡，不再需要档案人员再去人力的进行翻找档案，对大量的实物档案进行人力排序，这样会花费大量的时间及人力劳动，而且会造成丢失或缺失，通过数字档案馆，这些工作可以准确的、快速的解决，通过数字档案馆只需要通过选中需要归档的电子文件档案，可以进行核对查看，也不需要再手写实物档案的页数，在数字档案馆中这项工作系统是自动统计的，且电子系统可以自动生成相应的唯一的档号，避免了人工操作时造成的重号或缺号的情况。档案整理工作中最费人力的文件装袋及装盒工作，但是在数字档案馆中无需在浪费这种人力操作，只需要选中需要归档的电子记录，选中相应档案盒，将定量的文件通过电子方式装入相应档案盒中，只需要通过一个装盒钮，就可以完成装盒操作，只需要几个小时就可完成。紧后还有一个同样费时费体力的工作就是将实物档案装盒以后需要将盒排序，且需要逐盒的打印盒内目录及备考表等，还有盒的测标签等，这类工作估计要用掉好几个月的时间，但是实现数字档案馆后，我们的装盒操作只需要一到二个小时的时间，只需要选中相应电子文件就可以完在，同时可以用极短的时间完成电子库房的库架的规划，并将电子盒选中直接点入相应黾子库架上来完在上架操作，从前几个月完成的工作现在几个小时就完成了，而目录方面更加的方便，无须再按盒手动录入，当电子装盒工作完成以后，盒内的目录入备考表都会自动生成，完整的一个归档的工作就完成了。

四、积极转变工作及服务意识，拓宽服务渠道，积极开发档案工作服务的广度及范围。档案工作最终的目的是为了档案方便利用，如果没有利用工作的实现，档案管理就失去了利益，如何给经营者提供决策依据，如何围绕企业的生产经营中心使档案发挥他的作用，为推动企业生产发挥作用，就是通过提高档案的服务工作，从前档案的利用工作没有深度推广，大家没有意思要通过档案来寻找历史的经验，或通过提取不同时期的档案来分析提取出有利于工作的方法及经验，大部分都是依靠大家的工作经验来决定，必须有造成失误的可能性，档案利用在国外非常的普及，从每年国外的各大档案馆档案资料的调取数据就可以看了，可我们国内的档案馆的调取据相对而言要少很多，这就证明我们国内档案利用工作还没普及，所以我们要加大档案的宣传力度，努力推广档案利用工作的普知性，这样人们才可以认识到档案中记录的历史数据，通过大数据分析同，对我们现在的决策可以起决定性用作。

适应社会的需要，社会的发展与变革，努力推动新时代档案工作的步伐，开辟新的档案服务模式，促使档案信息化、电子化更加成熟，是我们尽期各档案部门着重要做的工作，面对新的时代，新的挑战，档案部门及档案工作者更需要努力学习专业知识，提高自己的专业技能，提高档案人员的信息化操作水平，冷静思考，沉着应对，及时调整及优化档案管理工作的制度及规范，突破传统时期档案工作的思想模式及工作方式 ，努力开拓更适应现代社会的工作方式，不断总结工作经验，努力在开拓中发展，提高创新发展，提高服务意识，拓宽档案服务范围，使档案工作跟上时代的节奏。