中职学籍信息系统化管理中存在的问题及对策初探——以广东开放大学附属职校为例

李　苏 / 广东开放大学

中职学籍信息系统化管理中存在的问题及对策初探
——以广东开放大学附属职校为例

李苏 / 广东开放大学

随着科技不断提高，学籍管理系统发挥着越来越重要的作用。本文针对由广东开放大学附属职业技术学校统筹管理下的全省各分校中职学生学籍信息管理过程中所产生的各类学籍问题，并在思考的基础上提出几点对策。有利于加强我校学生学籍管理，不断提高分校的教学质量，实现我校的办学宗旨，推进中等职业教育持续健康发展。

学籍管理；中职；系统化管理；问题；对策

所谓学籍是指一个学生属于某所学校的一种法律上的身份或者资格，专指作为某校学生的资格。学籍具有唯一性、依附性（依附学生和学校）、流动性（随学生流动）等特点。而学籍管理是指学校根据国家有关政策、法规对学生从入学到毕业期间实施培养过程的管理，是学校教务管理的重要组成部分。学籍管理系统是一个教育单位不可缺少的部分，它能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。传统人工的方式管理文件档案存在着诸如效率低、保密性差、不易查找、更新和维护等缺点。随着科技不断提高，计算机科学日渐成熟，学籍管理系统发挥着越来越重要的作用。2013年9月1日起，全国已经初步建立了小中大学籍的信息管理系统。

广东开放大学附属职业技术学校（以下简称为省校）是一所依托于广东开放大学系统办学的中职学校，采用统筹规划、分级办学和分级管理的办学模式，充分利用了广东开放大学系统的教学设备、场地、师资等资源。目前统管广东省各地市（县）范围内的三十多所分校。本文所研究和探讨的主要是针对由我校统筹管理下的全省各分校中职学生学籍信息管理过程中所产生的各类学籍问题，并在思考的基础上提出相应的对策。通过研究，有利于进一步加强我校学生学籍管理，不断提高分校的教学质量，实现我校的办学宗旨，培养出更多的专业素质高、操作技能强的应用型人才，推进中等职业教育持续健康发展。

因为我校属于省属公办学校，下辖分校众多，采用系统化管理的方式来进行管理，表面上看是一所中职学校，但实际上相当于一个“小型的教育局”，处理的学籍问题直接涉及到所管的各个分校，所以管理起来相对比较困难。我校在学籍管理工作过程中存在部分问题，主要表现在以下几个方面：

第一，招生管理系统与学籍管理系统数据无法同步。由于中职招生录取平台隶属于省考试院，学籍管理平台则隶属于省教育厅，所以两个平台均有不同的系统开放和数据上报截止日期，这样就直接影响到中职新生的注册数据。我校实行一年春秋两季招生，其中春季新生学籍电子注册的截止日期为四月底，然而春季新生录取平台的系统开放时间要到五月份。在此期间，已办理电子注册的新生可能会出现退学、转学等流失，这种先注册后录取的操作方式，极易导致招生管理系统与学籍管理系统数据不吻合，进而影响到中职资助系统数据的维护。

第二，学生学籍异动与信息变更没有及时上报。学籍异动包括转学、转专业、留级、休学、退学、注销及复学。信息变更是指变更姓名、身份证号码及户籍等。全国中等职业学校学生管理信息系统仅分配给我校一个登录账号，学生是在各分校就读的，因此学籍异动与信息变更都由分校学籍管理员上报给省校统一操作。然而，由于各分校上报数据不及时和不细心，导致出现个别学生在籍不在校或系统信息有误的情况。这种滞后的学籍异动与信息变更，将给后续的学生资助工作带来一定程度的影响。

第三，系统问题学籍的处理显得有些被动。所谓问题学籍主要是指在学籍管理系统中的“双重学籍”和“已毕业未处理学籍”等。对于“双重学籍”情况，由于各分校学籍管理员没有及时核实该生是否在校，没有积极联系对方学校退出学籍，从而影响到免学费助学金的正常发放。对于“已毕业未处理学籍”情况，由于一方面学籍管理系统还不稳定，经常出现无法正常登陆的情况；另一方面是由于时间紧任务重，加上我校学生人数基数大，处理毕业申请的日期很短，所以导致了部分毕业生数据未能正常进行毕业申请。此外，经常有其他学校让学生本人直接致电省校，要求帮其取消学籍或恢复学籍，犯了越级上报的错误。

第四，学生毕业与结业的标准不够严格。根据我校2015年修订的学籍管理办法中第33条中规定，三年制专业学生毕业应修满的总学分不少于170分。第36条中规定，对于在规定的学习年限内，考核成绩（含实习）仍有不及格且未达到留级规定，或思想品德评价不合格者，以及未修满规定学分的学生，发给结业证书。同样是因为学生是在各分校就读，成绩考核、纪律与考勤、奖励与处分等环节都由分校在负责管理。省校除了统筹管理及定期实地检查以外，给予了他们更大的办学管理自主权。这种抓大放小的管理方式，也在一定程度上放宽了对学生毕（结）业资格审查，从而无法排除个别分校有虚报非省管课程的学生毕业成绩和相应科目所对应的毕业总学分。

第五，分校学籍管理员责任心不够，办事效率较低且稳定性不高。对于省校交办的有明确截止日期的工作任务，存在拖拉作风或抱有侥幸心理，不按文件要求准确上报学籍相关信息，总是存在格式或内容不齐全等问题。例如：无故超过某项任务应完成的截止日期；新生注册上报数据的表格内容填写不全；上传学籍系统的相片规格不符；上报未经核对的毕业生籍贯和性别信息导致毕业证书内容有误等。学籍管理工作任务繁重，需要相对稳定的人员负责此项工作。但各分校的学籍管理员出现经常更换的情况，这样给省校管理带来不少困难。

笔者作为一名省校学籍管理员，在多年的实际工作经历中，针对学生学籍信息管理过程中所产生的各类学籍问题，基于思考的前提下，提出以下几点对策（建议）作为参考：

一、制订学籍管理制度，完善相关实施细则

为了使学籍管理工作能够有法可依、有章可循，必须制订出一套灵活有效的管理制度。不断简化和完善学籍管理文件，修订和补充学籍管理的工作流程和操作步骤。细化学籍管理规定，用制度促进学籍管理工作的规范化和科学化。另外，还要建立学籍管理工作的目标考核制度，包括省校对各分校学籍管理工作的考核和对学籍管理员的绩效考核制度，以激发各分校学籍管理员的工作积极性。按照实事求是和严宽适度的要求，结合本校的具体情况，制订并完善学籍管理实施办法（细则）。我校于2015年印发了《广东开放大学附属职业技术学校学生学籍管理办法（修订）》，明确入学与注册、学习形式与修业年限、学籍异动与信息变更、成绩考核、工学交替与顶岗实习、奖励与处分、毕业与结业等一系列相应的管理制度。后续应当研究并制订出更多有关规范分校管理的规章制度，比如类似《某某分校学籍管理人员工作条例》、《某某分校学籍档案管理规范》等，进一步加强学生学籍管理，保障基本工作条件，落实分校管理责任，增强各分校学籍管理员的责任心，使学籍管理能够顺利高效地进行。

二、完善学籍管理系统，提高系统管理效率

针对目前招生管理系统与学籍管理系统数据无法同步的情况，建议将招生管理系统与学籍管理系统能够合二为一，即考虑在省考试院和省教育厅层面，将以上两个管理系统适当地整合某些功能，减少不必要的重复劳动。例如从招生管理系统里导出的表格数据，经检查无误后，可直接导入学籍管理系统作为学生入学的电子注册数据。此外，必须改变以往“先电子注册后录取”的操作方式，改为“先录取后电子注册”，因此应当调整新生录取平台的系统开放时间。这样才能保证招生管理系统与学籍管理系统数据的一致性。针对学籍系统的“双重学籍”问题，建议放开与技工学校及高中学籍查重的权限，即在当前的学籍管理系统中，除了能够查询到与全国其他中职学校是否学籍重复，还能够查询到与其他技工学校及高中是否学籍重复。最后，建议省教育厅多向教育部反映各类在系统操作过程中出现的提交数据无故消失及系统滞后等故障问题，学籍管理系统还应不断完善技术服务，增强系统的稳定性，提高系统管理的效率。

三、加强学籍管理意识，促进学籍管理有序运行

为了维护教育的严肃权威性和确保数据的精准无误，必须高度重视学籍管理工作，必须加强自上而下的学籍管理意识。认真贯彻执行教育部和省教育厅的各项工作规范和政策法规，坚持原则、按章管理、严守工作职责、严肃工作纪律、严明管理程序、严格自我约束、强化服务理念、自觉履行制度约束。省校学籍管理员、分校学籍管理员、教务科、学生科和班主任要层层把关，各司其职，强化各部门之间的联系，明确各部门的职责和上下级之间的关系，形成良好的管理运行机制，保障学籍管理工作正常有序运行。省校在给予分校一定管理自主权的同时，也应当适应加强对学生学籍异动、信息变更、毕（结）业资格等的审查，保证学籍和毕业数据的有效性。分校要配备作风严谨、业务精准、吃苦耐劳、敢于坚持原则、乐于服务学生和社会的高素质专职人员从事学籍管理工作。新任学籍管理员应参加业务培训，熟悉学籍管理政策工作程序和加强信息化素质培养后方能上岗，应保持学籍管理队伍相对稳定，如无特殊原因，不应频繁更换学籍管理人员，促进学籍管理有序运行。

总之，随着教育改革的不断深入，中职学籍管理也将面临更多新内容，此项管理工作也将变得更复杂。作为一所统管全省各市（县）分校的省校，在学籍管理这块业务上，应该不断推陈出新、与时俱进，使学籍信息系统化管理水平更上一层楼。

［1］李智.中职学校学籍管理的原则及工作重点［J］.交通职业教育，2002（04）.

［2］毛小青.广播电视大学学籍管理问题与对策探析［J］.福建广播电视大学学报，2011（03）.

［3］牛福英.浅析农广校中职教育学籍管理［J］.农民科技培训，2014（05）.

［4］赵丹梅，陶金，苗慧浅.谈如何加强高校现代化学籍管理［J］.经济师，2016（04）.

李苏（1984.10-），女，汉族，广东梅州人，大学本科学历，教育学硕士学位。广东开放大学直属学院（附属职业技术学校合署），高教研究研究实习员。主要研究方向：行政管理、职业技术教育学。