档案信息化建设措施及意义

刘方瑜

摘 要 随着计算机技术和信息化的发展，档案管理模式也由传统化向数字化发展，大力推动档案信息化建设是广大档案工作者刻不容缓和义不容辞的重要任务，本文结合当前档案信息化建设遇到的困难提出加强领导，落实资金和和设备，把实体管理变为信息管理；规范管理机制，保障档案数据安全运行；建立复合型队伍，提高档案管理人员信息化意识等措施保障档案信息化建设顺利进行，档案信息化建设有利于保护原始档案、提高档案管理工作效率并能有效为科研生产服务。

关键词 档案；信息化；措施；意义

中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2016）172-0154-02

据《档案信息化建设导论》档案信息化是在国家档案行政管理部门的组织和规划下，应用现代信息技术，对档案信息资源进行管理利用。换句话说，档案信息化是运用计算机、网络和信息技术，用现代管理学理念，提高档案现代化水平，服务于社会的一项涉及多学科知识交叉的新型工作模式[ 1 ]。

1 档案信息化建设措施

1.1 加强领导，落实资金和设备，把实体管理变为信息管理

就目前而言，许多档案馆的馆藏资料都年代久远，利用率低，档案管理仅仅就是保管，案卷不丢失即可，档案管理人员手工进行档案收集、整理、鉴定、保管、统计等业务基础工作，不仅效率低，而且费时费力，由此可见配备统一的管理设备实现档案的数字化管理显得尤为重要，档案数据信息采集方式如图1所示。

各基层单位领导应该重视档案工作，着力解决档案信息化建设方面遇到的困难，并将此档案信息化建设工作纳入年终工作考核和评估。按照《中华人民共和国档案法实施办法》和《中华人民共和国档案法》，将档案信息化建设纳入单位发展规划，确保档案信息建设所需的资金。现阶段我国大部分档案资料都是纸介质，有些可能破损严重，需配备扫描仪等设备将这些资料电子化录入计算机，建立完整、准确的档案信息数据库。

对档案进行数字化管理，运用计算机档案管理系统对档案进行检索、编目、统计等，提高档案利用效率，将档案实体管理变为数据信息管理，档案信息只需一次录入可以多次利用，计算机档案管理系统的工作模式如图2所示。

1.2 为档案数据安全运行提供规范的管理机制

档案信息化首先是对档案实体进行数据化，数据的存储和传输依赖于完善的档案局域网，目前，我国数据运行安全主要依赖设置复杂的密码和防火墙，但是运用防火墙技术保障档案信息安全只是确保档案信息在一个相对封闭的拓扑结构网络中正常运行，而不能全面有效地保障数据运行安全。

只有建立规范的管理机制，如档案数据安全保密制度、档案数据查借阅制度等，制定必要的安全措施，如对计算机操作系统设置用户口令并安装杀毒软件、重要数据库系统进行加密、设置不同用户数据访问权限、档案数据信息不得直接或间接与互联网相联、严禁在工作机上运行来历不明的软件等，通过规范的管理机制和一系列措施保障档案数据的安全运行。

1.3 建立复合型的管理队伍，提高档案管理人员的信息化意识

现阶段档案管理者普遍存在的问题是老的档案管理人员对纸质档案管理的理论、技术与方法都已牢牢掌握，但是却对计算机档案管理技术知之甚少，年轻的档案管理者仅仅懂得计算机档案管理技术，对档案管理的原则、方法却懂的不多，许多单位的档案管理人员仅仅是计算机操作人员，对电子文件如何形成，数据如何存储、利用不清楚，计算机出现问题也只能等技术人员解决，这些问题的存在制约了档案信息化的进程。

针对目前存在的问题，应积极组织开展档案信息化建设相关理论的研讨会、技术交流会和培训，提高档案管理人员的信息化意识，建立一批高素质档案管理人员队伍，培养一批既懂得档案业务知识，又能运用计算机档案管理系统的复合型管理人才。

1.4 选用设置合理、管理科学的档案信息化软件

市场上的档案管理软件五花八门，许多单位的档案软件系统开发缺乏规划性，导致档案信息化软件没有通用性和实用性，以核工业集团为例，同一种软件系统，由于计算机型号不同，运行硬件环境不同或者档案信息规范化的分类编码不一致，有的单位可以正常运行，有的单位却无法安装，由于缺少技术上的支持和系统管理，信息交流的范围和程度都受到影响，制约着档案信息化的步伐。

由此可见，档案管理信息化建设需要有相配套的档案管理软件实现档案的自动化管理，档案数据一次录入后可以反复使用，档案数据信息可以在档案部门内部实行数据共享，数据录入后，通过档案管理软件可以打印案卷目录、卷内目录、自动统计档案信息形成报表，通过模糊查询、组合查询或者分类查询的方式从档案库中检索出需要的档案信息，档案的查借阅工作也更加方便准确[3]。

2 档案信息化建设意义

2.1 减少纸质档案使用率，保证其完整性

纸质档案特别是科技档案由于年代久远，利用频繁，许多已经页面破损或者字迹不清，无法正常使用，而这些档案都是老一辈先人智慧的结晶，一旦丢失就不可复制，可以预见若干年后，档案库房里的纸质档案都会因为利用频繁出现或多或少的磨损，而档案信息化则很好的解决了这一问题。

档案信息化建设除了在信息输入时需要使用档案原件外，其他很少再接触原件，档案信息存储在光盘、硬盘等介质上，可以有效减少原始档案使用率，保证原始档案完整性，但若按照以前的方式保存为纸质档案，不仅要投入大量的资金扩建库房，而且仍难避免出现氧化、虫蛀、霉变和鼠类的破坏。

2.2 有效提高档案管理工作效率

按照传统的档案管理模式，档案人员要根据纸质目录从库房中查找所需档案，在登记本上进行登记，使用人员归还后还要放回库房，这样既费时费力，工作效率还低，在档案信息化建设后，只需通过计算机档案管理软件既可实现检索查询和全文阅读，所有查借阅资料都可打印审批表并有浏览借阅记录，若有资料超过规定期限未还，通过档案管理软件就可对过期不还者自动催还[4]。

2.3 科技档案利用率提高，更好地为科研生产服务

长期以来，科技档案管理人员重视资料的收集和保管而轻视开发利用，且宣传力度不够，科技档案借阅要求单位领导作批示，这便造成科技工作者在认识上进入误区，认为档案馆是保密部门，不能随意进入，对档案馆的库藏资料不清楚，且受传统的查询利用手段的限制，查全率和查准率都不理想，这些因素都影响了科技档案的利用率。

档案管理的信息化建设，不仅能有效提高档案人员的工作效率，许多年代久远的纸质档案经信息化后，科研人员在内部局域网即可完成全文查阅和预览，为下一步决策服务，档案利用率提高，科研人员能利用现有资料更好的工作。

3 结论

档案信息化是一个过程，要分阶段有计划实施，它的基本推动力是信息化时代信息技术的广泛应用，提高档案工作的现代化水平，重新思考档案管理的理论、原则和方法，逐步实现档案管理信息化建设，更好的为社会大众服务。

从长远来看，档案信息化建设是现代档案管理的必然趋势，传统的档案管理方式已不能适应信息化时代的发展要求，提高档案的现代化管理水平，档案工作人员不再是目录的打字员和仓库的保管者，而是既具有档案管理的专业知识，又能熟练运用计算机软件技术的专业人才，工作效率有效提高，可以有更多时间和精力从事档案编研工作，当然，目前档案信息化只是一个蓝图，很大部分档案馆还是传统的档案管理模式，档案信息化的阻力很大，需要花费大量的人力、物力和财力才能逐步实现，只有分阶段有计划实现才能使档案管理工作更上一层楼。

参考文献

[1]郭婉媚.档案管理之档案信息化建设[J].赤子，2012（7）：124.

[2]范相洲.创新档案管理机制 推进档案信息化建设.

[3]崔丽君.档案信息化建设刍议[J]，2006（11）：37.

[4]雷亚旭.档案信息化建设的管理与改进[J].实用医技杂志，2006，13（7）：1200-1201.

[5]周风云，赵焕中，姜桂娥.浅谈档案信息化建设的思路[J].山东档案，2004（2）：35.