新时期如何做好地勘档案的保密工作

李春红/吉林省地矿勘察设计研究院

新时期如何做好地勘档案的保密工作

李春红/吉林省地矿勘察设计研究院

地址档案是国家宝贵的财富，也是相关工作人员经过长期整理，积累而成的结晶。因此，在日常工作当中做好对地勘档案的保密工作则显得尤为重要。本文以此着手，针对如何做好地勘档案的保密工作展开论述，希望可以在之后的实际工作中起到相关作用。

地勘档案；保密；分类；整理

地质档案是是广大地质科技人员辛勤劳动的智慧结晶，是地勘单位地质科技活动的真实记录,更是国家宝贵的财富。经过几十年的发展，各地勘单位都积累了大量地质科技材料，随着地质工作的发展，地勘单位融入市场的竞争，形成地勘单位本行业特有的商业秘密。做好地质档案资料的保密工作,对地勘单位的生存和发展具有重要意义，传统的保密工作正受到巨大的冲击，如何才能在新形势下做好地勘档案保密工作是所有档案保密工作人员值得深思的问题。

档案保密工作是档案管理工作中的重要内容，必须从归档、整理、保管、利用等各个环节加以重视，同时要处理好档案保密与开放的关系，确保档案的完整与安全，真正维护国家和集体的利益。在此，结合日常业务工作，谈谈做好档案保密工作的几点看法。

一、增强地勘单位保密工作意识，使之日常工作规范化、科学化、制度化

1、提高地质档案保密管理人员的素质。地质档案保密管理人员具有特殊的身份，实际上，保密工作涉及的范围很广，一张简单的图纸、一份普通的文件都有可能含有涉密内容。它们的流失，都会给单位带来无法挽回的经济损失。档案人员有知密早、知密多、知密深的特点。他们负有对保护党和国家的秘密比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。 保密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以地质档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守单位秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。因此，培养地勘单位档案人员的保密意识。提高档案保密人员的保密意识，提高保密素质，成为地勘单位保密工作的重要内容。

2、准确区分档案的保管期限与保密期限。档案的保管期限与保密期限是不同的两个概念。确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本单位的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的。它表示该国秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。

3、对涉密档案进行科学分类。对密级文件特别是绝密文件应当单独保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，避免涉密档案文件分散，日后调密不便的问题。

二、做好档案保管过程中的保密工作

1、档案的库房管理是档案保密的重点。档案库房不宜设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃，同时还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2、加强保密档案的日常管理。保密档案是地勘单位和国家的核心秘密，它关系到本单位经济发展的成败。因此，为确保本单位核心秘密的安全，必须管理好保密档案。保密档案的调阅、移出、销毁 等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。保密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

3、掌握档案涉密情况的变化。地勘档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是由局部到整体、由当前到长远；随着时间的推移，档案的机密性会逐渐减弱甚至消失、由实际价值向科学价值拓展，并且会受一定的条件的制约。

4、加强《保密法》学习，提高保密意识。通过法律、规章制度的学习和泄密案例教育作为重点内容学习，牢固树立并提高保密人员的责任意识。提高政治鉴别力和革命警惕性，根据新时期保密工作的新趋势、新特点，积极开展对保密人员的培训，严格履行岗位职责，增强保密人员的适应能力，切实将保密工作落到实处。

三、做好档案利用过程中的保密工作

1、正确处理档案保密与利用的关系。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保密轻利用的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁， 变成一文不值的废纸，造成档案资源浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门应改变传统的观念， 在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

2、做好档案开放的基础性工作。一是提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、 排列系统的要求。 二是建立健全档案号，以适应开放后检索与管理的要求。三是编制新的检索工具。 四是准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，做好档案副本， 提高档案资料使用寿命。

结束语：总之，档案工作科学化、制度化、规范化、信息化是必然趋势，在地勘档案管理中做好保密工作是每一个档案工作者责无旁贷的使命。在探索中学习，在实践中提高。更新观念，牢固树立强烈的档案保密意识，不断提高管理水平和工作质量，努力探索和实践，为地勘档案事业的改革和发展做出贡献。