事业单位会计档案管理中存在的问题及有效措施

◎胡兹泉

事业单位会计档案管理中存在的问题及有效措施

◎胡兹泉

本文对事业单位会计档案管理中的不足和缺陷进行介绍，进一步提出会计档案管理的健全方法和完善措施。

在不断改革事业单位和更新信息技术的基础上，逐渐健全其会计管理体系，在此期间获得显著地成就。然而，其中产生了大量的弊端，所以，事业单位必须大力改革会计档案管理，处理好其中存在的问题，弥补其中的缺陷。

做好事业单位会计档案管理的重要性

第一，在单位内部管理工作中，必须强化事业单位财务管理。当前，我国形成了巨大的事业单位体系，职工总数超过三千多万，在该项目中我国需要较大的资金投入。然而。我国财力难以满足事业单位的实际需求。进一步强化会计档案管理工作，有利于将财政收支及时记录和分档好，提供科学的依据，以便正确编制事业单位的预算。第二，在法治管理中，必须强化事业单位会计档案管理。我国出台《会计档案方法》有关条例，明确规定了会计档案管理的相关要求。在国家机构中，事业单位是其中一个重要分支，必须发挥示范作用，遵守相关规定，顺利开展和实施相关工作。

事业单位会计档案管理中存在的问题

会计档案管理意识薄弱。部分事业单位未能准确认识会计档案管理工作的作用，相关工作人员在档案管理知识方面较为缺乏，部分单位会计档案管理工作只能由会计人员来处理，缺乏专门的负责人。针对部分业务少、规模不大的事业单位，管理人员只保存了相关的会计凭证和账簿等核算材料，将单位账目视为简单的工作，进而造成部分单位丢失了预决算材料和合同协议等资料。

信息资源投入不足。第一，会计档案和现代社会发展不相适应，这是由于缺乏合适的设备所致。由于各个地区和时代发展存在不均衡性，所以其采用的存储设备型号和规格也各异；各个事业单位未能足够重视电子档案的重要性。所以，现代化管理设备中，存在不同比重的投入资金和不同的存储设备，部分事业单位为降低投入资金，甚至采购较为落后的传统设备管理电子档案，严重阻碍了发展现代化会计档案管理。虽然部分事业单位选择较为先进的设备，然而因为未能熟练操作设备，所以也造成设备浪费的现象，难以有效利用设备。第二，未建立全套的电子档案管理规范和制度，部分音频、视频、文书格式的会计电子档案和规定不相适应；未能通过会计电子档案的认证标准，对办公系统中的文件资料进行任意篡改，难以形成真实有效的会计电子档案信息；难以有效保护会计电子档案光盘和U盘，严重损坏部分存储文件，甚至造成相关信息资料丢失；部分档案管理机构缺乏良好的设备条件，导致档案资料发霉老化等，不利于有效使用档案信息，发挥其作用。

会计档案管理制度执行力较弱。只有通过人的实施才能实现健全的管理制度，发挥其应有的作用，当前，会计档案不断降低管理效率，主要是由于逐渐弱化了会计档案制度执行力所致。首先，未能贯彻落实相关管理制度。例如，未能严格遵循预设案卷制度，有效实施立卷和归档，造成混乱地排放立卷，分类归档混乱；未能按照会计档案定期归档和定期入库验收等相关制度实施会计档案管理，造成会计档案未能及时归档。其次，未能使管理制度贯彻落实到位。例如，尽管会计凭证进行了装订，然而未按照相关要求和规范进行，没有查证和剔除部分没有完整签章的凭证，就进行装订；会计资料查阅尽管办理了相关手续，然而缺乏完善的手续，或者只是从表面上办理查阅手续，其限制和监督的作用未能得到有效发挥。

解决事业单位会计档案管理问题的有效措施

加强会计档案管理意识事业单位有关负责人必须高度重视会计档案管理工作，正确指导管理人员合理开展工作，增强其对混乱的档案管理工作的弊端的认识，了解到对财务管理工作造成的不利影响。例如，某事业单位在编制预算前期收集资料时，提高会计档案管理人员的参与积极性，增强会计档案管理人员对财务管理工作的作用的认知，以便顺利开展理念财务报表和会计账簿搜寻工作，将管理过程的问题及时找出来，并制定相应的对策。基于此，事业单位必须聘用专职会计档案管理人员，保证人员稳定性和减少人员流动性，防止会计人员兼任档案管理人员，随意更改会计档案管理人员的情况出现，另外，必须有效保证采用专业的会计档案管理人员，提高其专业业务知识水平。从众多会计人员中挑选其中一名优秀人员，对其进行档案管理专业知识培训，提高其会计知识水平，并且增强其档案管理知识专业技能。

实现会计档案管理的现代化。伴随着广泛应用计算机技术，为会计档案现代化管理奠定了强有力的技术基础。借助计算机技术的优势，能自动分类、编辑和统计电子档案。通过扫描仪，可以转化文件、图像等数据，存储相应的电子数据，极大提高了计算机技术利用效率。通过互联网构建的专业平台，能有效实现电子档案信息共享和网络化。与此同时，通过这一平台，在需要调取会计档案中的相关资料时，只需检索平台中的信息，即可快速获取所需的档案信息。实现标准化和规范化的会计档案现代化管理并非一蹴而就，而要经过相当长的发展时期，经过大量的努力才能完成这一目标。比如，在会计档案管理中，可以以管理人员手工操作工作为基础，在开展该项工作过程中，档案工作人员必须严格遵循档案部门出台的相关规定，满足法律法规的要求。采用现代化的方式管理档案不仅仅要发挥档案局的职责功能，还要引起其他相关部门的关注，进而保证快速有效实现标准化、规范化的档案现代化管理。

强化会计档案管理制度执行力度。事业单位常常缺乏足够的会计档案管理人员，部分小规模且业务单一的事业单位管理人员往往只有一个，所以，必须通过有效监督会计档案管理人员来实现加大会计档案管理制度的执行力度。部分事业单位为了有效制约会计档案人员的工作行为，促进其贯彻落实档案管理制度，必须将员工绩效管理的功能体现出来，并获得了显著的成就。换言之，必须有效掌握会计档案管理制度的核心，建立重要的指标，针对性地进行权重设计，集中财务部门其他工作人员反馈的具体工作情况和定期抽烟检验的工作结果，准确计算关键性指标的分数，以此对会计档案管理人员的绩效工资进行核算，制定相适应的奖惩措施，推动工作发展，为保证完成有效管理成果奠定基础，进一步贯彻落实会计档案管理制度。

综上所述，针对事业单位会计管理工作的 不足和缺陷，本文提出了相关的完善对策，事业单位可以通过上述解决措施，增强相关管理意识，采用现代化的方式管理会计档案，不断加大制定会计档案管理制度的力度，以此保证健康可持续发展事业单位会计档案管理工作。

（工作单位：湖北省疾病预防控制中心）