基于文档一体化的高校档案信息化管理研究

金芳（太原理工大学，太原 0300024）

基于文档一体化的高校档案信息化管理研究

金芳
（太原理工大学，太原 0300024）

“文档一体化”是高校档案管理的基础工作，是在网络信息环境下提高文档工作效率、满足一对多用户信息需求、实现全方位统一管理的重要举措。计算机网络技术的广泛应用为高校实行“文档一体化”管理提供了技术支持，本文从档案信息化管理的视角对高校档案“文档一体化”管理进行分析研究。

档案管理；文档一体化；信息化建设

1　高校档案信息化建设的科学内涵

随着网络信息化技术的不断发展，实施高校档案管理的“文档一体化”是建设高校档案信息化的必然要求，是体现现代化档案管理理念的必要手段。对于高校档案管理而言，高校档案信息化建设是指运用信息技术开发档案信息资源，并充分发挥信息化网络的特点和优势，借助信息技术做好档案管理，保护档案资料，进而提高档案利用率。随着高校档案信息化建设的不断发展，高校档案管理机构的职能与工作体制也随之发生变化，高校档案也呈现更多样化的形式，比如电子档案、数字文件、虚拟网络资料等，这给高校档案信息化管理提出了越来越高的要求。

2　“文档一体化”的理论基础及实践现状

2.1理论基础

“文档一体化”在高校档案信息化建设中实施需要具备一定的理论基础作为支撑，使其在实践运用中具有切实的可行性。从文件生命周期理论来看，高校档案数量的繁杂突出了文件生命周期的阶段性特征，而阶段性又是建立在文件整体性的基础上的，整体性与阶段性共同构成了文件的运动生命周期，且文件运动的整体性对电子文件的影响巨大，而阶段性则对纸质文件的影响巨大，这使得“文档一体化”具有了实施的理论基础。从文件连续性理论来看，连贯一致的管理方式、价值的连续都需要实现“文档一体化”。此外，档案与文件管理的继承性，也是高校档案管理实现“文档一体化”的理论基础。

2.2实践现状分析

传统的高校档案管理模式经过长期的研究与发展已经形成了固有的模式与丰富的经验，但随着网络信息技术的出现和普及，传统档案管理体系受到了较大的影响和冲击，尤其是国家提出的无纸化、节能减排等理念，更是将“文档一体化”推向了研究与实践的前沿。“文档一体化”的实践来看，我国高校档案信息化管理中“吉林模式”“攀枝花模式”等都代表了正确的方向。文档一体化在我国高校档案管理的实践中获得了广泛的认识，并逐渐发展成为当前档案管理的主要形式，但是在实现多种发展与功能的同时，还存在一定的缺陷，尤其在“文档一体化”管理软件的开发和功能上，需要改进和完善的地方还很多。

2.3实施障碍分析

对我国高校档案管理中“文档一体化”实施的实践调查结果可知，仍然存在诸多实施障碍因素。一是高校档案管理中普遍缺乏“文档一体化”意识，比如学术界意见不统一，领导部门凉至不管，基层工作人员抱无所谓态度；二是“文档一体化”的体制存在弊端，比如档案部门的附属性，文档质量监督、指导与管理的不统一性，文书工作与档案工作的分开管理等；三是组织建设不健全，没有清晰的划分组织业务；四是技术运用不充分，无论是硬件还是软件开发，均存在较大的问题。

3　加强高校档案“文档一体化”管理的有效措施

3.1加强文件管理的标准化与规范化

在传统档案管理的基础上，强化文件管理与档案管理之间的关联性，基于网络信息技术寻找二者的切合点，对文件管理与档案管理进行标准化与规范化，将二者放在一个综合的管理系统中，并使其作为前后衔接、相互影响的子系统，统一的组织和控制整个文件的生命过程。因此为了实现 “文档一体化”管理，必须强化文件管理的标准化与规范化，为推行文档一体化管理服务。

3.2建立统一的文档一体化管理业务规范

从档案管理与文件管理的实际情况来看，由于二者之间实现信息化管理的过程中存在技术与标准上的差异，这就需要在建立“文档一体化”系统时严格确保文件与档案的统一执行标准，强化操作的标准化与规范化，确保文档数据交换与共享的统一标准。此外，文件与档案的产生过程、各种装具等必须严格按照国家统一规格进行统一编号，增强文档管理中各部门与人员的“文档一体化”意识。

3.3实施合理的技术运用

“文档一体化”需要必需的技术作为支撑，比如电子文件归档技术、档案数据库技术、档案管理系统等。根据所需技术性质的不同，大体可分为理念技术和信息技术两大类，其中理念技术包括全程管理原则、前端控制原则等。文件全程管理设计文件的流程、管理规则、管理方法以及管理要求、结果控制，文件的前端控制则包含整体规划与业务环境提前。“文档一体化”主要用到的信息技术涵盖了信息存取技术、数据库技术与网络技术。在高校档案“文档一体化”管理中，数据库是基础，网络互联网则是实现“文档一体化”的核心技术手段。

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.17.107

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1673-0194（2016）17-0189-01

2016-07-11