大数据时代背景下的档案管理

杨士春

大数据时代背景下的档案管理

杨士春

档案管理是关系到社会发展的大事，因而优化档案档案管理工作显得尤为重要，而随着信息技术发展速度的不断加快，其在各个领域发展中都发挥了极大的作用，这也意味着大数据时代的到来，这对于档案管理工作来说也是极大的冲击，如何借助在大数据时代做好档案管理工作是当前需要思考与完善的内容，以此促进档案管理工作能够得以不断优化。

大数据时代到来对档案管理工作造成极大的冲击，从某种层面上来说加剧档案管理的困难，增加管理任务量，在大数据时代背景下做好档案管理工作是目前档案管理面临的问题，需要采取积极有效的应对措施，以此达到优化档案管理的目的。本文中具体阐述了现阶段档案管理与大数据之间的磨合度，并探究具体有效的解决措施。

大数据时代对现代档案管理工作的挑战

所谓大数据，其实质是指数据规模庞大，一般软件根本没有对其进行有效管理，并且数据类型种类繁多，传统软件根本无法满足现状要求，必须积极研发新的管理软件。大数据具有自身的优势特点：比如运转快、形式多样、数据价值高等等，而档案管理工作在管理上具有复杂性与多样性的特点，在大数据的冲击下档案管理面临更大的困难，具有更大的挑战，具体来说表现在以下几个方面。

首先，针对传统管理理念，还有管理流程造成巨冲击。传统档案管理，一般来说都是通过档案管理员来实施管理，他们将档案资料进行分门别类，然后进行归纳标识，这样更方便日后查阅；然而伴随大数据时代的到来，档案信息量巨增，而且多数档案都是交叉，传统档案管理根本无法对其进行有效的分类，很多档案信息需要寻求新的档案管理方法。

其次，档案保存形式需要不断优化。从目前情况来看，多数数据信息是需要借助电子文档，还有电子图片及音频实施管理，施以记录与存储，而上述数据保存根本无法通过纸质档案来完成。所以必须寻求全新的档案存储形式，借助分门别类进行档案整理，并且列举关键词，这对于日后档案查找给予便利。

最后，档案管理人员素质。大数据时代的到来促使档案管理内容呈现出多样化的趋势，而且很多信息处理相对复杂，传统档案管理人员无法适应时代要求，在档案管理技术方面具有诸多要求，所以基于这样的时代背景，需要一批更专业的档案管理人员。

大数据时代优化档案管理工作具体措施

培养档案管理人才。信息技术发展非常迅速，而信息技术发展非常明显的标志就是大数据，怎样应对大数据时代背景下的档案管理工作是当前需要完善与值得关注的问题，档案管理不仅面临着挑战，同时也是发展机遇。目前档案管理急需要做的就是借助大数据时代的优势，提升档案工作效率。大数据时代的到来，促使档案管理的内容与方式更为复杂化与多样化，传统档案管理人员无法对档案信息进行有效的整理，从而导致管理效果差强人意，基于这样的现状，档案管理必须积极引进高端管理人才，由此才能推进档案管理工作能够取得良好的管理效果，尤其是他们在数据管理方面的优势，同时还具有良好的业务水平，所以档案管理工作在更新设备与系统的同时，还需要强化档案管理人才的培养与引进，提升档案管理工作的效率，逐渐时代发展需求。

优化人才结构。从现状分析，档案管理人员结构逐渐呈现出老龄化的趋势，从而导致他们在工作中很多事情都是力不从心，更无法谈对新事物的接收与运用，由此导致我国档案管理工作效率低下，针对现状应当积极吸引年轻人才加入档案管理之中，尤其是在大数据时代的冲击下，档案管理更需要更新鲜的血液，这样才能优化档案管理人才结构，从而促进档案管理工作逐渐向信息化迈进，引进先进的管理设备与系统，并辅以专业的档案管理人员必然能够推动档案管理工作取得更好的管理效果，迎合时代发展需求。大数据时代对档案管理人员的要求更为严格，他们不仅要具备一定的档案管理能力，更需要掌握相应的技术软件的应用，由此才能推进档案管理能够抓住大数据的优势，拓宽档案管理质量与效率。

强化档案数据管理安全性。档案管理是比较严谨的一种工作内容，而大数据时代的到来促使档案管理工作面临巨大的挑战，这其中数据安全性是重中之重。大数据时代下，档案管理工作显现出诸多优势，并且能够最大限度提升工作效率，还可以降低成本，然而值得注意的是，由于档案管理非常重要，同时数据丢失高风险，促使档案管理工作在数据方面不得不强化管理。随随着信息时代的到来，大数据已经成为其明显的标志，大量数据可以存储到一个极小内存卡，有利于数据信息的保存，具有优势的同时也存在极大的弊端，数据丢失风险极大，具体形式有：电脑病毒、内存卡损坏等等，因此在大数据时代背景下，档案管理工作必须强化安全性管理。这对档案管理人员提出更高的要求，他们在做好档案管理工作的同时，还需要完善档案数据存储，尽量避免电脑病毒损坏数据。政府部门需发挥自身的职能作用，针对档案信息数据管理提出相对应的优化措施，给予相应的档案管理工作细则，从而防止由于操作不当而引发的数据丢失，继而促使档案管理面临巨大的困境。所以档案管理工作加强安全监管是非常必要的，档案管理人员在进行档案管理过程中需要优化档案数据管理，以期获得极好的管理效果。

综上所述，大数据时代对档案管理工作造成极大的冲击，这促使档案管理工作面临巨大的挑战，但是与此同时也具有发展的机遇，因而档案管理必须有效利用大数据辅助开展档案管理工作，从而让复杂的档案管理变得高效简单，有效应对档案管理存在的弊端，优化档案管理效果。文中具体阐述了当前背景下档案管理工作面临的困境，并针对于此提出相应的解决对策，以促进我国档案管理能够迎来新的发展阶段。

（作者单位：四平市铁西区肥料管理所）