医疗机构档案管理初探

赵玉芳林长宇

医疗机构档案管理初探

赵玉芳林长宇

随着医疗机构的发展，我国各地各大医院都在进行大力度的改革，医院的现代化发展对传统的档案管理模式提出了更高的要求。目前，医疗机构人事档案管理存在诸多不尽如人意的地方，如新员工建档不全面、后期资料归档不及时、档案借阅管理不严、人事档案资料利用率低等问题。各大医院要极力构建完善的人事档案管理体系，确保档案管理工作的规范化和科学化，进而促进医疗事业的发展。本文指出了医疗机构人事档案管理的重要性，分析了当前医院人事档案管理工作存在的弊端，提出了创新医院人事档案管理模式的有效策略。

人事档案管理是医疗机构的基础管理工作之一，构建规范化的档案管理机制是有效提升医疗机构管理效率的重要手段。为确保人事档案管理工作的机密性、完整性和准确性，医疗机构必须提高档案管理水平，提升档案管理人员的专业知识和技能，确保人事档案管理工作的规范化。医院要以档案管理为抓手构建高效的档案管理体制，促进医疗机构的快速发展，进而推动医疗卫生事业的可持续发展。

医疗机构人事档案管理的重要意义

医疗机构的人事档案主要是记录行政部门及医疗部门人员的个人信息、政治面貌、工作经历、医德医风等重要信息的资料，是一种有效的凭证和依据，是医疗机构开展各项工作的参考资源。人事档案对于医护人员转正、职务晋升、评定职称等提供重要的基础资料，是医护人员人生经历、思想文化、科研能力的缩影，档案中不但记载了其薪资情况和岗位调整，还记录了受过的奖励与处罚，为医院进行人事安排提供科学而有效的依据。

人事档案是医疗机构档案的重要组成部分，人事档案管理工作不容忽视，人事档案中的资料和内容与员工息息相关，做好人事档案管理工作有助于提升单位的管理效能，充分发挥员工的能力和价值。医院作为重要的医疗机构，完善人事档案管理模式有助于提高人事档案管理的科学化水平，使人事档案管理工作朝着规范化、现代化的方向发展。

当前医院人事档案管理存在的问题

管理部门和人员对人事档案管理不够重视。目前，我国医疗机构重视医疗工作，忽视了档案管理工作，部分管理者对于人事档案管理工作不够重视，没有认识到档案管理对于医院的重要性。部分医院对于人事档案管理的投入较少，管理效率不高。其次，部分档案管理人员认为人事档案管理就是抄写一些资料，缺少技术专业技术的指导，没有将其与医院其他管理工作放在同等重要的位置上。

人事档案管理方式较为落后，管理效率较低。目前，部分医疗机构的人事档案管理还停留在传统的管理层面，管理方式很落后，个别医院档案检索、查阅还采用人工方式，人事档案管理工作缺乏现代性和高效型，人事档案管理效率有待提升。其次，由于部分医疗机投入不足，导致现存档案管理硬件设施难以满足工作需求。再次，医疗机构人事档案管理人员专业素质有待提升，档案管理人员在新建和收集档案资料时，没有按照医院的有关规定执行，对材料的审核和甄别力度不够，难以保证归档材料的完整性和真实性，导致档案内容存在争议，档案价值受到一定的影响。如医院存在职工同名现象很普遍，由于档案管理人员的失职导致档案张冠李戴，档案归档效率很低。

医院员工档案资料归档不及时。医疗机构人员人事档案中的具体内容较多，包括几大类，一是学历相关资料，包括学历学位证书、深造教育与函授证明或证书、工作总结报告、医疗下乡、防疫工作证明等。二是专业技术资格材料，任职资格申请表、考核表、职务资格证书、执业证书、聘任合同等。三是医疗技术成果资料，包括专题研究研究报告、学术论文、技术成果资料、代表性病历、成功病案等。四是其它材料，包括医院内部评价与考核材料、进修结业证明、参加会议、讲座证明、获奖证书等。但目前，由于医疗服务人员对于档案管理不重视，导致这些材料没有及时归档，档案资料不够齐全。

创新医院人事档案管理的有效策略

建立人事档案管理机制，做好新建及补充档案管理。医疗机构要结合医院实际，建立完善的人事档案管理机制，确保人事档案管理朝着规范化、科学化的方向发展。医院领导要加强组织和领导，设置专门档案管理部门，吸引专业档案管理人才。制定适合本医院的档案管理制度，做好制度执行的监督和管理，确保制度落到实处。再次，加强新员工首次建档管理，后期个人人事资料及时归档，包括员工在职期间的考核、岗位调整、职位晋升、培训记录、奖励与处罚等，进而保证档案的完整性和可查性。

加强管理人员培训，促进人事档案管理的规范化。医院要采用有效的方式对人事档案管理人员进行培训和教育，针对专业业务和岗位技能进行培训，使档案管理员熟练掌握档案管理技巧。其次，档案管理人员要明确档案管理规定和守则。妥善保管人事档案等机密文件，避免泄露信息。医院部门主任以上人员可以查询本部门员工档案，无关人员没有权利查询任何档案；任何人不得以任何理由借阅本人档案；收回档案时要认真核查，确定档案没有缺失和改动方可存档。再次，提高人事档案管理的安全性，使用专用柜存储档案，做好防火、防潮、防盗工作，档案管理人员要保证档案的完整性，不得进行涂改、拆散、圈划和损坏。

做好医疗机构人事档案的信息化管理。医疗机构要建立信息化的人事档案管理体制，首先，医院要加大投入，购置先进的信息化设备，保证人事档案管理需要的硬件设施齐全。再次，提高档案管理人员的信息化技能，熟练地操作信息化设备，提高档案管理效率。档案管理员负责建立员工档案薄，记载档案的接收、存入、使用和变动情况。要做到分类准确、编号规范、排列有序。其次，要制定信息化管理方案，提高档案管理员的信息化技能，运用电子技术进行档案整理和分类，利用电子文档纪录档案信息，提高档案检索效率。

综上所述，医疗机构必须加强人事档案管理工作的改革和创新，建立规范化、科学化的档案管理机制，提高人事档案管理的信息化水平，进而确保人事档案管理为医院发展提供有效的资源，挖掘档案中的有效资源，实现资源共享，促进医疗卫生事业的可持续发展。

（作者单位：黑龙江齐齐哈尔市第一医院）