浅析信息化在档案管理中的应用

陈丽

随着社会的飞速发展，计算机在日常生活中得到广泛的应用，档案管理也逐渐信息化。信息化档案管理不仅加大了档案利用率，还推动档案管理事业走向新篇章，是现代科技发展的重要走向。因此，加强信息化在档案管理中的应用极为必要。

一、信息化在档案管理中的应用的优势

（一）增强档案利用率

目前，大部分档案室使用的信息技术比较单一，能够利用功能较少。例如一些档案管理系统只能进行存储数据与资料录入等简单工作，使用效果不理想，不仅限制现代设备的功能发挥，还浪费人力资源与实践。因此信息化档案管理，能有效改善目前档案管理中存在的问题，充分发掘计算机技术潜能，从而增强档案利用率。

（二）增强档案信息时效性

传统手工档案管理工作主要包括分类、归档、记录等步骤。这种工作方法不仅工作效率不高，还较为繁杂、枯燥、易出错，并且很难及时查找出需要的档案信息，不符合时代发展要求。而实施档案信息化管理，能够使档案管理者及时查找到档案信息，还能快速完成存档，改动、分类等工作，增强档案管理时效性。

（三）档案管理流程简单化

信息化在档案管理中的应用，能够实现长远化发展。对档案编辑保存后能够实现随时改动与永久保存的目的，并从中节省纸张费用。这样不仅使档案管理流程简单化，还能够节省资源、时间与人力。

二、实现信息化档案管理

（一）实现档案信息化

传统的档案管理模式，主要以文字、图像、音频、视频为基本资料，由人工负责搜集、分类、鉴定、归纳、记录来进行档案管理工作，加大档案管理工作量。并且，由于传统档案都是纸质版，存储信息量大，资料较多，导致分类归纳工作很难进行，增加档案管理难度。然而在信息技术全面应用的时代背景下，各类计算机系统、软件与信息技术为信息化档案管理提供大量有利条件。因此为了实现信息化档案管理，需改变传统档案管理模式，将档案资料逐渐转为信息化，以计算机为载体，有效对档案资料的进行分裂归纳，实现信息化，增强档案管理对社会各领域的服务性，从而提高社会市场经济长远发展。

（二）建立有效的档案管理信息系统

为了使信息化技术在档案管理中发挥最大作用，则需建立有效完整的信息化档案管理系统。期间档案管理工作人员应全面配合工作：第一，根据建立档案信息化管理需求，设定合理档案信息化流程、规范；第二，根据不同领域的档案管理需求，为档案管理系统设定相应功能：第三，为了保障档案资料安全性，在档案管理系统中建立有效的内部防护措施。并且在使用档案档案信息系统时，应注意几点：其一，应注重电子档案资料的安全性。由于如今信息技术水平广泛应用，各地区不同领域的档案管理都逐渐信息化，这样给为许多网络骗子与黑客带来可乘之机，因此，做好档案资料的全面防护措施至关重要，为保证档案资料不被盗取，计算机不被病毒入侵，需安装防火墙等相关系统，来保障档案信息安全性；其二，保证档案信息准确性。大部分档案管理系统在档案信息生成、归纳中很难应用完善的程序化，不易生成档案资料系统化连接，容易产生电子档案不完整现象，使电子档案很难与传统档案信息相匹配，因此，档案管理人员需安全、合理使用档案管理信息系统。

（三）提升档案管理人员专业素质，实现科学化档案管理

社会的信息化发展，满足人们各项需求的同时，也对人们提出新的要求，为了顺应时代的发展，更好的应用信息化档案管理，需要档案管理的从业人员具备符合时代的多元化知识结构。因此，要求档案管理从业人员应加强专业学习，更新档案管理思想，树立符合时代发加强硬件配置，完善档案管理系统影不断学习现代化计算机知识，来提升工作能力。另外，档案管理部门应定期为员工培训相关知识，使员工认识到档案管理的重要性，增强员工责任感。因此，为了实现科学化档案管理，需提升档案管理人员专业素质，打造知识面丰富、专业技术强的高素质档案管理团队。

（四）加强领导重视

信息化技术能否有效的应用于档案管理中，离不开相关机构领导的引导与支持，尤其需要领导者的高度重视。因此，在信息化档案管理中，应由相关机构、部门领导，来紧抓档案管理信息化建设，将信息化档案管理当做时代发展的重要内容之一。

（五）加强硬件配置，完善档案管理系统

在信息化档案管理工作中，由于各个单位管理方式与相关硬件配置存在差异，使档案数据资料很难兼容、统一，从而无法实现高效率档案管理。因此，在信息化档案管理过程中，个单位应统一信息化设备，使用规格统一的计算机硬件配置，达到专业化标准配置，从而完善档案管理系统，实现档案管理文档一体化与自动生成系统连接的目标，完善档案管理信息化。结语：随着社会信息化技术的普遍应用，档案管理也逐渐转向信息化发展，本文笔者主要对信息化档案管理的优势进行详细分析，通过建立信息化档案系统、提升档案管理人员专业素质，实现科学化档案管理、加强硬件配置，完善档案管理系统等方面来实现信息化档案管理，从而保障档案管理功效、质量与安全性得到有效的提升。