民生需求视角下档案信息资源公众服务路径研究

韩雅倩

【摘要】在民生需求的视角下，我国档案信息资源的公众服务工作持续得到发展和改善，尤其是近年来，在服务民生方面不断得到加强和深化。清除阻碍档案事业科学发展的种种机制、体制弊端，建立科学有效的档案管理制度，是我国档案部门面临的重要任务。

【关键词】档案；信息；服务；管理

档案信息资源公众服务要以“关注民生、改善民生”理念为指导，从民生需求视角出发开展民生档案服务工作，是推动新时期档案工作发展的新理念和新目标，是各级档案管理部门的一项重要职责。近年来，各级档案部门积极以民生档案需求为出发点，大力推动档案工作为人民群众服务，取得了良好的社会效益。

一、档案信息资源公众服务存在的问题

档案信息资源公众服务的水平高低对方便人们的工作和生活有着重要的作用。档案信息资源公众服务也是满足民生需求的一项重要工作。这个工作做好了才能真正地保障民生、改善民生。档案管理实现全程化、规范化以及现代化，并且工作水平在继续增长，科学技术也在不断运用到档案管理部门管理中来，再加上档案管理部门所具有的社会服务朝着多元化与多样化发展，开放的档案管理部门将会为民生服务工作带来更多的便利。

（一）档案整理不规范。档案管理部门要按照全宗进行管理，但是具体状况却是部分档案管理部门使用全宗管理时不够精确，内容杂乱无章，案卷名字也无法精确展示这个案卷的详细内容，部分档案还缺乏目录；全宗卷要素缺少，案卷目录标号比较杂乱等等，个别档案还具有一些遗漏、编写错误等情况；再加上新中国成立之后档案管理部门要求也出现一些改变，这些造成档案管理不够正规。

（二）档案库房管理不规范。规章制度执行不力，体现在管理机制不够完善，温湿度掌控不符合要求，全宗排序不合规定，缺乏库房管理用具。尤其是各个档案管理部门都设定出一些规章条例，不过当档案管理部门管理内容和范畴都出现改变时，这些体制已经跟不上当前实际情况，并且在实行中力度也是不够，完全就是一个摆设，内部职员查阅档案没有设定有关制度，内部职员查阅档案迟迟不还等情况时有发生，导致档案受损，进而制约了基础项目的健康发展。

（三）档案数据不准确。依据有关项目建设准则与规范，档案保管工作最为主要的要求就是收藏总数要和全宗目录相符，家底清晰、计算准确。不过实际状况告诫我们：很多档案管理部门收藏的档案很长一段时间都没有做过清理，馆中收藏总数没有一个合理的统计方式，不知道到底有多少，缺少一个合理、科学的统计办法。

（四）档案存在整合困难。档案存在整合困难的其中一个因素就是利益冲突。由于社会发展越来越离不开民生档案，拥有民生档案意味着其可以获得相应的利益空间，特别是婚姻登记及知青等相关民生档案拥有较高的利用率，其所产生的经济效益更加可观，所以，相关部门并不会将民生档案上交档案部门保管，而是自行保管。

（五）档案管理部门的管理制度不统一。第一，关联的法律条例无法有效涵盖档案管理的所有领域，操作性能差，当前的法律法规无法根据新的情况及时整改，又或者是现有法律条例模糊不清，易让档案利用人员及档案管理部门产生误解并制约了档案管理的发展。第二，对于相同类型的档案，不同的档案管理部门与有关部门在档案规范利用方式上存在差异，当居民采用相同证明材料查阅档案时，有时候可以在部分档案管理部门查阅，而一些档案管理部门或有关部门却禁止其对档案进行查阅。第三，档案证明方式不规范，需要持续完善。在所出具的档案证明中，各地市级的档案管理部门未能规范统一格式，一些档案管理部门出具的文本证明格式是固定的，一些档案管理部门所出具的则是复制原件且加盖证明公章，而且证明材料的相关规格、色彩及公章位置并不统一，不但为其他机关的工作带来一定程度的困扰，且使不法份子通过伪造证明或档案冒用的方式进行违法犯罪行为。

（六）档案管理部门建设民生档案信息化水平低。在建设民生档案信息化方面，我国基层档案管理部门在仍然处于初步发展水平。由于不少涉民部门均存在“各自为政”的现象，致使民生档案的信息化建设相当不规范。基层档案部门在网络服务中通常使用电子邮件、传真、解答问题及微博留言等服务手段去为居民提供服务，综合来说，依然是以实体服务为主。因为实体服务符合小地方居民对档案的实际所需，而网络服务则无法发挥太大作用。不过，根据当下档案利用率分析可知，居民对民生档案网络信息的需求量日益上升，他们对网络信息的需求越来越个性化及多元化，进而使传统的实体服务受到巨大的挑战。

二、提高档案信息资源公众服务水平的策略

（一）提高档案管理部门的开放程度。近几年来，国家为了给社会各团体提供档案信息服务，对国内各类档案进行整理、开发、利用。档案管理部门的开放程度可以为人们提供方便。就档案管理部门来说，开放不仅是对社会、大众的一个给予，更是一个获得，其所带来的促进档案管理部门发展的力量是很难预估的。不管档案放开最开始是因为大众个体还是某个社会团体共同要求的，开放力度在不断提升并变成档案管理部门自身发展的需求，变成档案管理部门继续生存的理由、继续发展的推动力以及生命核心。这种体制展现在下面两个部分：一是来源于外在力量。开放给档案管理部门带来的不光是使用者的需求实现，还是不断增长的大众认可，和社会生活紧密结合在一起，还有伴随而来的理解、帮助以及各类资源。上海在外滩开设档案管理部门是当地政府、居民以及对档案管理部门所具有的社会作用的极大认可；青岛市档案管理部门开设的网络论坛与北京市顺义区的展览吸引大众提供档案也是对这些档案管理部门的一个回报。二是来源于档案管理部门自身力量。对档案管理部门开放制度的实施带来了很多新要求，因此对档案获取、评定、收藏、数字化等给出了全面、有效的促进作用。

（二）在各档案管理部门之间建立信息服务平台。基于档案结构规范化的原则，实现各档案管理部门之间可以共享档案的目的，在各档案管理部门之间建立信息服务平台。鉴于各档案管理部门与档案室之间存在相互弥补的关系，所以，通过资源信息平台的搭建可以有效弥补两者的不足之处，增加档案资源，使档案的分类工作前置，加速了专题档案的产生与细分，有效拉近了档案与利用的时间，深化档案的利用率；端口前移，为居民提供更加贴心的档案信息服务。根据昆山和太仓等地成功建设乡镇或社区档案管理部门的经验，将大量的档案服务单位或窗口建设于地市综合档案管理部门之中，将档案服务范畴拓展到农村及乡镇、社区，不但扭转了地域的约束性，同时还能有效拉近了档案与社会的实际距离。

（三）改善档案保管条件，增加档案技术保护投入。在档案的认识及和范畴划分的问题上，基层档案管理部门存不少分歧，各地做法也有所差异。这意味着档案行政部门应当对档案进行彻底排查，基于改善的原则，档案发展紧紧跟随着社会经济的发展步伐，全力做好档案的建档工作。第一，将所有涉及的文件列入归档机制，档案管理部门应提高各行业档案建设及部门建档工作的指导能力及监督能力，从源头上使档案的完整性和可靠性得以保障。第二，调整档案入馆的实际范畴，将所有可以反映出事件及社会重要事件的相关档案，统统将纳入馆中，针对档案成立资源体系。档案管理部门应与涉民部门共同合作，成立健全的档案管理机制，规范档案的所有环节，加快档案接收入馆的速度，统一档案的管理和应用。所以，应当将所需作为主要导向，对利用率较高的档案，应当加强其数字化发展及专题数据库的建设力度。并且，档案管理部门在提供实体服务期间，应加快网络信息的建设步伐，将传统档案的实地服务与信息网络服务有机结合，建设信息服务体系，将最优质快捷的服务提供于广大群众。在服务方面，针对不同的档案进行服务创新，比如提供咨询服务或移动信息服务等等。通过互联网、数字终端及移动通信技术将档案的网络查询及报送服务提供于广大群众。至于服务方式，则将代表各面官方信息的主体作用全面发挥出来，如电子商务技术、数控档案管理部门及电子文件中心的具体作用发挥在档案的资源管理当中；将档案管理的社会化媒体作用全力发挥出来，其中包括博客、论坛、微博及维基等相关媒体。档案部门应通过此类即时通信平台，与社区、农行及个人保持密切联系，对档案信息进行及时发布，从而有效发现、指导并解决居民对档案的实际需求。将仍未编制的档案法律条例尽快完成立法，对当下的有待健全的法规进行更正，并尽快解决存在冲突的法律法规。

同时，对档案的利用和管理工作进行深入的完善。由政府主导，经档案管理部、各档案管理部门以及各档案旗下的部门或服务单位共同组建成相关的机构或联合会议，就有利于档案形成、档案保管及利用工作的相关问题展开协商，通过有效的交流沟通使决策科学合理。其一，在大量调查分析的前提下，由上级档案管理部门对各类档案进行协调从而形成文字，在多方的分析探讨下出台全市甚至全省统一规范的档案利用准则，保证全体档案管理部门、档案室及专业档案管理部门能够规范档案利用工作。其二，明确档案的证明材料、证明内容及证明手段，使档案证明获得法律保障，并且又可规避不法分子通过材料造假从事违法活动。

（四）规范档案库房管理。一是结合自身实际，建立健全严格的一整套库房管理规章制度，且执行有力。二是对接收的档案要及时排列上架，确保所有档案编目准确，调阅方便，按卷保管和按件装盒的两种整理方式的管理有序。三是设立完善全宗卷，了解并掌握全宗保存和管理情况，采取有效措施，对馆内积存的零散文件资料限时、彻底完成清理。四是切实加强档案库房管理，做到制度健全，全宗排列整齐规范，温湿度管理符合规范要求，库房管理工具编制完善，保持库房清洁卫生，“八防”措施落到实处。

（五）加强档案安全防护。档案的安全保管必须依靠一定的技术手段和基本的设施设备作保障。档案管理部门一要主动争取当地党委、政府的支持，改善档案装具、配齐消防设施，添置必要的温湿度自动监控设施、防盗报警设施、数字信息安全存储等设施，确保库房温湿度在国标范围之内。二要添置档案数字化、信息化设施设备，保证档案安全存储，进一步从技术层面改进和加强档案安全保护，建立完善信息管理制度，增强档案工作人员的责任心，进一步筑起档案安全体系建设的防线。

（六）提高档案管理人员综合工作水平。档案管理人员在工作中应该以高度的责任心和强烈的责任感，热爱本职工作，严格执行各项规章制度，使档案的管理工作进行得井井有条。管理人员应该加强学习，学习一些基础的档案管理方面的理论知识，不断提高工作技能和工作效率。管理人员除了要拥有高度的责任心之外，还应该对馆藏熟悉，尽量了解档案的存放位置，了解档案的内容。管理人员只有做好这几项工作，才能够做好档案的管理工作，才能够保证档案的安全。

三、结语

档案信息资源的服务管理工作，应该借助现代化的管理手段提高效率和质量。只有以科学发展观为指导，以解决民生问题为基础，进一步加强档案的实体管理工作，健全各项档案管理制度，确保档案的安全，才能够改善民生问题，保证人民的利益，也才能够促进档案事业的科学发展。

课题成果：2016年度河北省档案科技项目计划研究成果（项目编号：2016-R-12）

【参考文献】

[1]和县档案局.和县国家档案资源整合工作实施方案[EB/OL].[2013-11-07].http：//da.hx.gov.cn/glms/99.html

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