企业档案管理存在的问题及对策研究

汪桂香

【摘要】如何指导企业管好用好档案信息资源，充分发挥企业档案的作用，不仅是企业发展和经济建设的需要，也是企业档案工作中亟待解决的一个新课题。本文以高速公路为例，分析了高速公路物资采购的特点，探讨了物资库存管理模式，仅供参考和借鉴。

【关键词】高速公路；物资采购特征；分类；库存管理

一、企业档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员管理观念薄弱。目前企业管理人员还没有认识到档案管理对于企业发展的重要性，因此在档案部门投入的资金、精力、人力、物力等方面都相对较少，档案部门工作人员的档案意识薄弱，不能保证企业档案资料的真实性和完整性，最终导致企业档案管理工作的现代化建设不能很好地实施。

（二）企业档案管理方式落后。当前，很多企业档案管理一直采用的是传统的管理方式，没有将现代化信息技术和网络技术融入进去，导致了管理方式落后，跟不上形势的发展。由于管理方式落后，很多档案在查找过程中非常不方便，降低了工作效率不说，还很难配合其他部门开展工作。

（三）相关制度体系不够完善。从目前的情况来看，由于思想认知上的误区以及对档案管理的不重视，很多企业都没有根据自身实际情况建立一套完善的档案管理制度体系，甚至部分学校都没有设置和配备专门的档案管理部门和人员，导致档案管理工作随意性较强，档案整理不及时、不规范，档案信息不完整、档案遗失等问题普遍存在。

（四）档案管理设施建设滞后。档案管理设施建设关系着管理水平的提高，但由于企业管理人员对档案管理的不重视，导致资金投入不足，档案管理设施的建设存在较大的滞后性，尤其是档案存储环节，有的企业档案室破旧，存储环境恶劣，造成档案资料破坏严重，无法再利用。同时管理人员的安全意识不足，将档案资料与一些危险物品放置在一起，加上缺乏完善的保护设施，对档案资料产生极大的威胁。甚至部分企业并没有专门的档案管理部门，现代化档案管理水平偏低，严重制约了档案管理工作的高效开展。

二、完善企业档案管理的对策

（一）树立正确的档案管理观念。充分重视企业档案管理工作的重要性和价值，企业档案具备潜在生产力，一旦其作用得到充分发挥就能为企业以及社会带来效益，为管理者提供强大的助力，所以，要创新管理观念，尽力开发企业档案的丰富资源，为社会提供更有价值的服务。

（二）建立完善的档案信息系统，完善档案管理方式。要想真正实现企业档案管理的信息化，首要任务就是建立完善的档案信息系统。另外，我们还要建立一个完善的信息资源库，在这里我们可以查找所有想要查找的信息，并且必须保证信息的准确、可靠。

（三）加强企业档案管理制度建设。首先，企业要建立明确的责任制度体系，设立专门的档案管理部门，并配备专业的档案管理人员。其次，制定具体的档案管理工作目标，明确各部门的职责，使其积极配合企业档案管理工作的开展。然后，建立完善的档案工作规范，确保制度的严格落实，对于违反规定的行为和人员要进行严肃处理，从而提高企业档案管理工作的整体效率和科学化水平。

（四）增加硬件投入，加快企业档案信息数字化建设。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还不完善，影响了企业档案管理效果的发挥。如果硬件投资到位，将会把工作人员从复杂的工作中解放出来，这样既解放了劳动资源，保护了纸质档案的完整性，又方便了档案查询、再利用，在一定程度上提高了工作人员的工作效率。

三、加强企业档案管理的必要性

（一）能够为高速公路企业提供准确的数据。档案资料能够为企业各项工作的开展提供准确、真实的数据信息，并且为企业未来的发展服务。比如企业过去的科研活动、文化体育活动都可以为当前的管理工作提供可借鉴的经验。

（二）有利于档案资源的进一步开发和利用。在我国体制改革不断深入的现今，企业也面临着严峻的挑战，档案管理工作作为企业管理的基础环节，对促进企业人事管理、科研等工作水平有着积极的意义。但目前传统的档案管理模式严重制约了档案资源的进一步开发和利用，因此必须进行档案管理创新，利用新的管理理念、管理方法、管理技术，深度开发档案资源的利用价值，为企业的发展创造更多的效益。

（三）是时代发展的内在要求。当今时代是信息时代，也是知识经济时代，知识资产作为企业的无形资产，开始在促进企业发展过程中显示出重要的地位。档案是知识资产的一部分，真实记录着企业不同时期的各项活动，在新时期档案变得更加多元化，固有的档案管理体系已不能满足档案资源利用的需求，比如电子档案的出现，就需要完善档案管理的信息化建设。因此，加强档案管理工作是适应时代发展需求的内在要求。

四、企业档案工作创新之策

企业档案工作的最大难点或阻力是不少企业主的档案意识淡薄。所以，应该首先在档案宣传上下功夫，（下转第118页）（上接第138页）尤其要总结企业档案利用实例，对取得显著效益的实例广为宣传，使他们充分认识档案的价值和做好档案工作的法定义务。其次应建立比较完善的企业档案工作法律体系，并依靠这一体系，努力将企业档案工作纳入企业法人的自律行为，引导企业自觉运用档案行政管理部门及有关行业部门的相关法律、法规、政策、标准来约束自己的档案工作行为，从而使企业档案工作与企业发展同步进行。

【参考文献】

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