事业单位档案管理信息化的建设分析

姜涛

【摘要】事业单位在档案管理的过程中，如何才能切实推动档案管理的信息化建设，成了较为关注的问题。为此，本文对事业单位档案管理信息化建设提出了几点意见。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化建设

随着我国社会经济的不断发展和进步，我国事业单位也得到了较大的发展，在这种背景下，事业单位的档案也越来越多，如何对其进行有效的管理就成了档案管理人员较为关注的问题。在信息技术高速发展的时代下，档案管理信息化建设也成了必然的趋势，但是，要如何才能更好地推动档案管理的信息化建设呢？带着这个问题，笔者对事业单位档案管理信息化建设的重要性，以及事业单位档案管理信息化建设的措施作出了以下的分析。

一、事业单位档案管理信息化建设的重要性

档案管理信息化建设主要指的是在管理过程中利用相关的信息技术对档案进行管理，以此来使档案管理更加合理，从而能更好地服务社会。在之前传统的档案管理过程中，其存在着较多的问题，管理工作十分地繁琐，管理人员的工作量也十分地大，并且由纸张进行管理的方式也十分落后，在保存的时候较为费力，很有可能造成信息资源的损坏。但是，采用信息化管理方式就能够有效地改善传统管理方式所存在的问题，并且优势也十分的明显，具体表现在以下几点：一是对档案管理进行信息化建设就能有效地改善纸张不能长期保留的问题，信息化档案管理只需要对其进行数字化和网络化，建立电子档案，就能对其进行长期的保存和使用。二是档案管理信息化建设，在对档案进行查询时会更加方便，只要在数据库中输入相应的查找词就能对档案进行阅读和查询，十分快捷，并且操作也十分的简单。三是对档案管理信息化建设能够有效地实现资源共享的目的。

二、事业单位档案管理信息化建设的措施

（一）加强档案管理人员的专业素质。在对档案进行信息化建设的过程中，档案管理人员的专业素质也是非常重要的，为此，事业单位可以对档案管理人员的计算机技术水平进行相关培训，以此来提升档案管理人员的专业素质，培养信息化档案管理人才，这样就能在一定程度上推动档案管理信息化建设。除此之外，档案管理人员还需要加强对档案管理工作的重视，在工作过程中尽心负责。

（二）配置相应的档案管理硬件设施。要想更好地对档案资料进行保存，使其性能更加稳定，相应的档案管理硬件设施也是必要的。因此，档案管理部门需要完成相关的信息化硬件建设，单位领导者加大资金的投入就能配置相应的档案管理硬件设施，将高水平的信息技术加入到档案管理的过程中，这样就能使其硬件设施更加完善，从而就能促进档案管理信息化建设的发展。

（三）制定相应的信息化建设总体规划。为了更好地推动事业单位档案管理信息化建设发展，单位还需要制定相应的总体规划，使其建设过程更加合理化。在制定的过程中，事业单位一定要加强对信息化系统的灵活性以及可扩展性建设，结合单位实际情况以及人才需求制定出符合本单位发展的管理模式，这样才能保证所制定的总体规划是符合事业单位实际的规划，从而才能更好地促进事业单位档案管理信息化建设的发展。

（四）建立起实用性较强的档案信息网站。事业单位在建设信息化档案管理的过程中，可以在网上建立起一个实用性较强的档案信息网站，将其作为实现事业单位档案管理信息化建设的重要手段，从而就能真正地实现信息化档案管理。在建立的过程中，其主要是以网站的形式提供给相关人员档案信息服务，这样档案管理人员不仅能在网上查询到相关的档案信息，还能在网上实现档案归档、档案管理等工作，除此之外，还可以实现档案信息资源共享。为了更好地实验档案资源共享，事业单位可以选择一些值得开发并且具备升级能力的档案信息管理系统，这样就能更好地实现档案管理的信息化建设。除此之外，如果条件允许，还可以与具有一定实力的软件公司进行合作，开发出相应的档案管理系统，这样就能有效地实现档案信息的更新和换代，对档案的管理也会更加地方便。

三、结语

综上所述，事业单位档案管理工作是十分重要的，会对单位人才的培养和考核造成直接的影响，因此，相关工作人员一定要加强对档案管理的重视，而档案管理信息化建设能够有效地提升档案管理工作的质量和效率，所以一定要加强对档案管理工作的信息化建设，从各个方面促进事业单位档案管理的信息化建设。

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