浅议如何提高职业院校档案利用工作

邓燕

【摘要】本文从高职院校档案管理的现状出发，分析存在的问题，提出解决方案，重点从增强档案管理人员服务意识、创新档案利用的方式和内容、提高编研工作水平等方面论述了新形势下如何提高职业院校档案利用工作。

【关键词】职业院校；档案；利用

开发利用档案信息资源，满足教学、科研、管理、服务等工作的需要是高等职业学院档案管理的最终目的，也是院校档案工作其它环节的落脚点和归宿。在广大教学、科研人员的实践中产生的教学科研成果成为高等职业院校档案部门保存数量最大、最为丰富的馆藏信息资料，管理和开发这些信息资源对高等职业院校的发展具有十分重要的意义。现阶段档案信息服务内容不断丰富，档案信息服务范围的迅速扩大以及用户对档案信息服务要求的逐步提高等，都需要档案管理工作必须有所创新，始终围绕着利用的优化原则来展开，其主要目的就是为了有效地利用院校档案资源，最大限度地满足利用需求。高等职业院校档案管理人员要从满足社会需要、学校需要、师生需要的角度，不断创新档案管理工作。

一、不断增强档案管理者的服务意识

学校档案利用者是指在学校的教学、科研、管理等活动中，需要利用档案信息资源的各职能部门或个人。学校档案利用者（包括教师、科研人员、行政管理人员和学生以及社会其他人员）对学校档案信息资源的要求和愿望。由于院校不同利用者的知识结构、心理素质、社会实践活动及年龄阅历的不同，造成了对档案信息需求方向的不同。因此，学院档案管理部门要从用户需求特点和规律出发，以库藏档案信息为服务内容，对档案信息进行多层次、多角度的揭示，增强档案信息服务的主动性和能动性，预见性和针对性，以满足不同利用者的需求，从而实现档案利用的效益最大化。要充分满足档案利用者的信息需求，要重点把握好以下几个方面。首先要了解用户的需求，并使之细化和具体化，做到有针对性、目的性、有效性地指导利用实践工作。其次档案管理人员要增强主动意识，要主动深入基层，深入实际，调查和了解本校党政、教学、科研等各项管理工作的特点及对档案需求的内容和规律性，为开展档案利用工作提供参考性信息。比如学校管理者，他们的管理职能决定了他们的需求是带有全局性、综合性的档案信息，档案管理部门就要注意收集与这些有关的上级指导性文件及学校活动形成的各种文件材料、工作总结等；学校的教学人员肩负着教书育人的重任，档案部门要注意收集上级传达的有关教学工作的文件，各专业的教学规划、教学大纲、教学计划、课程设置、教学改革、教育教学评估及各种教研活动中有保存价值的档案，教学工作人员以此为依据，不断总结教学经验，更新教学内容，改进教学方法，从而提高教学质量；学生对档案的需求则是用来指导毕业论文和答辩，进行就业指导的一些毕业论文、调查报告、数据分析及证明材料等。再次注意创设良好的高校档案利用者需求的心理环境，以便保证用户需求的顺利实现。要注重为用户提供最简便最直接的检索方式，让用户以最快的速度查到自己需要的资料，保证用户需求的顺利实现。要建立反馈机制，根据利用者对现存档案实际利用的评价，不断了解利用效果和各方面的利用需求，为档案的收集、编研工作提供线索。

二、不断创新档案利用的内容和方式

在职业学院档案的利用方式上，要从查阅服务转向咨询式服务，从被动服务转向主动、超前服务，从检索工具式服务转向网络化、多途径式服务。一是院校档案应充分利用资源的优势。通过举办校史展览，教学成果、德育教育成果和校园文化特色展览、出版学校规章制度及教科研成果的档案文献汇编，印发档案知识宣传普及册及档案资料利用指南等多种形式，更好地服务于档案利用者。二是创新网络环境下的服务创新。档案在网络环境下的创新，不能仅仅等于网上宣传栏，要尽可能地提供本校档案资源，使其形成有序的信息群，最大限度地向利用者提供所需的信息，同时还要提供一个和档案利用者相互交流的平台。比如可以开发在线咨询平台，利用者可以通过电子邮件、QQ、网络电话、语音交流等方式，向档案工作者提出在档案的利用过程中，涉及到档案信息管理和提供信息服务中遇到的问题，由档案工作者进行解答，全面满足用户的咨询需要。还可以提供在线阅览，各院校档案部门可根据自身实际情况来确定不同服务对象，这些服务对象也可以注册、登记，成为电子文件中心或电子档案馆会员，由档案部门对这些会员实行区分管理和授权查阅权限等。

三、不断创新档案的编目和编研工作

档案的编目和编研工作必须进行创新，全面、系统、准确，全方位、多层次、网络化的编研成果将会受到高校利用者的欢迎。档案编研工作创新应从以下几个方面着手：一是要立足于学校实际调研，档案管理只有在十分熟悉档案的保藏情况下，立足院校教学、科研、管理和学校工作特点，根据利用的实际需要，因时、因地、因事选择最佳编研课题，真正发挥其服务功能。二是多角度合作编研。档案管理人员在自己编研的同时，还要积极主动与校内有关职能部门的编研力量实行横向多角度、多层次、全方位的立体合作编研。这样既能增强编研力量，又能提高编研工作的时效性，又可以全面提升编研成果的质量水平。三是注重编研工作的现代化。在编研工作手段上，要积极采用现代化技术，进行电子化和网络化的建设，提高编研工作效率，对编研成果实行网络化管理，及时有效地获得编研信息，更好地实现高层次档案信息资源的共享。

【参考文献】

[1] 刘家真 .电子文件管理理论与实践.科学出版社，2003.

[2]陈岚.浅谈高校档案工作的现状与对策.湖南科技学院学报，2005年（04）.

[3]齐建华.以编研为中心是当务之急.集美大学学报，2009（03）.