医疗机构声像档案需看清现状找对策

高丽

【摘要】本文分析了医疗机构声像档案工作目前普遍存在的问题，并提出加强医院声像档案管理要看清现状找对策。

【关键词】医疗机构；声像档案；现状；对策

近年来，随着经济水平的提高，人们对物质文化和健康水平的要求也越来越高。各级医院都非常重视医院文化内涵建设，档案是医院文化建设的重要一环，所以医院档案管理水平也有了较大程度的提高，但是多年积累的问题很难一蹴而就，尤其是声像档案管理，更是严重滞后于医疗工作的整体发展水平，普遍存在着不完整、保管差、管理乱等问题，对声像档案的抢救管理刻不容缓。

一、医疗机构声像档案工作目前普遍存在的问题

（一）领导不重视，档案管理水平停滞不前。随着时代进步和科技发展，医院的声像设备也几经更新换代，一些性能先进的声像设备在医院工作中广泛使用，但是由于领导不够重视，没有制定相应的声像设备管理制度和使用要求，没有明确专人保管，有的存放在个人手中，随着人员的更替，有的设备竟然丢失或损害，没有发挥高端产品应有的作用。

（二）重大活动的资料采集无人监管。单位重大活动资料采集没有贯穿始终，因为缺乏归档要求和相应的控制措施，一些声像资料都是个人的随意行为，从而使资料零散片面，难以成档。而且这些资料没有要求入档的措施，大都保管在科室和个人手中，久而久之，被删除或丢失，造成声像档案资料的流失。

（三）部分专业人员档案意识不强。有的单位有专人负责声像档案，但是由于缺乏有效的管理，形成的资料不及时整理入档，时间一长，根本记不起这些声像资料的来源、出处、形成日期、对医院工作和历史发展的意义，造成一些宝贵档案资料的流失。 而且没有严格执行档案借还制度，用完之后就下落不明。有的单位没有声像档案工作人员，声像档案工作更是一团糟。

二、加强医院声像档案管理要看清现状找对策

（一）领导重视、兄弟科室支持是做好档案工作的有力保证。档案部门要抓住机会开发利用声像档案，把声像档案的魅力展现给领导，使领导认识到声像档案能形象、生动、真实地再现历史原貌，是文书档案无法替代的，从而真正地从思想上予以重视，以足够的人力、物力保证声像档案工作的顺利开展。同时，利用多种途径在医院宣传《档案法》和档案工作，提高职工档案意识，增强责任感，营造出一种良好的档案工作氛围。

各科室领导的重视更是做好档案工作的重要保证。医院医务科、护理部、办公室、宣传科等重要的职能部门，是声像资料产生的重要部门，往往掌握着医院重要事件的发展过程，争取这些部门的大力支持，及时主动归档，也会带动提高全院人员的档案意识，是做好档案工作的一项重要措施。

（二）制定制度狠抓落实。必须制定一系列切实可行的管理办法，才能改变声像档案管理混乱的现状。医院要建立相应的管理制度，强化规范管理，对声像资料从采集、归档到移交档案室统一跟踪监督管理，制定一整套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅利用也要有严格的制度规定。在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规制度落到实处，必须明确责任、依法管理、奖惩分明，做到有章可循，有法必依，使之变成自觉的行动，以确保声像档案的归档质量。

（三）加强监督，注重业务培训。看清声像档案的管理现状，医院档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度检查的重要内容；针对不同科室现状，采取不同方式分类指导，力争整体水平的提高；注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）创造条件科学保管。档案保管有一套严格的方法措施，特别是声像档案更是要科学规范，从长久保护利用考虑，声像档案要求恒温、恒湿、防磁、防震、防光、防火等。而多数单位声像档案保管并不符合上述要求，要求配齐专柜或设专室又不现实。结合各单位具体情况，创造一切可行条件，力求妥善保管是当务之急。

声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；要严控库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带要采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命；在技术上，应做好声像档案的录、复制与备份，利用永久保存设备，光盘储存设备，确保声像档案的安全保管；对照片档案，将其保存在温度14度-24度，相对湿度为40%-60%，并添加必要的防霉剂；对缩微片，将其置于密封较好的金属柜中，并用胶带密封门缝处，对永久保存的胶片档案，采用密封冷冻的方法延长其寿命；对磁性影像档案，放在具有抗磁性的金属盒中，并避免强烈的机械振动，环境温度18度左右，温度变化不超过+30度，相对湿度40%，不允许紫外线直接照射磁性载体；对光盘影像档案，保存温度为20度，相对湿度50%左右，并密闭防尘，规定每5年就要检查一次，如光盘损环或出现问题，应及时拷贝。为最大限度地发挥档案的利用价值，注意收集不同时期的播放设备，特别是淘汰播放设备。

（五）专人负责，提高力度。为把声像档案工作做得更好，医院应制定声像档案管理规章制度，并根据情况安排专人负责声像档案管理工作，对其加大培训力度，在领导重视下，这就有了组织、制度和人才保证。

只有创造一切条件保护好声像档案，才能谈到对声像档案的开发利用，才能发挥声像档案的最大作用，使其为单位或社会各界服务，体现它们应有的价值。