企业科技成果保密管理的改进探讨

摘要：科技保密管理和知识产权制度作为保护智力劳动成果的重要法律手段，在市场竞争中发挥着激励创新、规范竞争、调整利益的重要作用。随着创新驱动发展战略的加快实施，对科技成果的保护和技术信息的管理越来越重要。因此，建立并完善既确保技术秘密安全、又便利信息资源合理利用的科技保密管理机制，既是落实保密管理要求的具体措施，也是更好保障技术成果价值实现、推动成果资本化的重要手段。关键词：科技成果；保密管理；改进；探讨对于企业科研机构，尤其是涉密科研单位，科技成果的保密管理事关经济效益、市场先机和国家利益，保密工作不是大局但事关大局，不是中心但能影响中心。为进一步增强企业各级科技人员的保密责任意识，提高新形势下企业技术创新活动、科技成果的保护和管理水平，笔者基于多年对企业科研机构、科研院所的深入观察，按照RCA（Root Cause Analysis）结构分析法，提出了较为完整的系统解决方案。一、当前企业科技保密的管理现状目前，企业科研机构大多建立起了在保密委员会或企业负责人领导下的，相关职能部门分类管理和指导，科技项目承担主体具体负责的科技保密管理体系。人力资源部门负责规范、管理科研人员离职、离岗及工作交接程序；信息网络部门，实行内、外网络物理隔离，开展敏感信息安全审计。国有大中型企业或科研院所，还成立有保密委员会或密码工作领导小组，进一步落实保密责任，加强对科技保密管理的组织、安排、考核和教育、培训。科技院所和企业科研部门，大多制定出台了项目、档案等管理制度和相应的审批表单、流程图示。基本覆盖了从项目策划、储备到项目结题、验收的项目实施全过程（一般管理流程和输出见图1）。二、风险隐患及其原因分析对于承担有国家重大专项、重点研发计划或军工项目的科研单位，承担的多是事关行业技术、发展全局的涉密课题项目，有些甚至应列为国家秘密。同时，技术成果往往横跨不同学科领域，研发委托外协多、链条长，失泄密隐患多、风险大。这在客观上决定了企业的科技保密管理上还存在着薄弱环节和风险隐患。一是保密责任落实、分解不到位。涉密岗位和人员的劳动关系管理和保密承诺，还需要进一步细化、加强。研究所对涉密岗位的定义和把握尺度标准不一，存在应纳入未纳入涉密岗位的科研开发人员。二是保密教育、培训针对性不强。涉及技术成果、企业秘密的科研人员和管理人员，缺乏针对性的教育引导和专门化、针对性强的保密培训。新员工、科研人员存在着无意识失泄密的风险。三是保密管理与业务衔接不紧密。缺乏统一的科技保密管理与审查机制，制度要求与业务工作脱节。文档资料的密级标示上，存在错定、乱定的情况；研发失败项目的过程文档、技术分析等资料，还缺乏规范、明确的归档和管理机制；服务外包和加工委托上，多由承担课题的研究室或项目负责人直接负责，缺乏统一规范的分类分级和专业审查；技术成果，图纸、参数、代码等管理粗放，缺乏区分使用对象的分层分类的版本区分和对外提供、借出的严格明细流程。四是对员工出入口涉密管理把关审核不到位。员工入口把关上，缺乏对拟聘任员工履历的背景调查，一旦涉及竞业禁止、竞业限制、脱密期管理等事项，将给企业带来法律诉讼风险；在员工离职管理上，技术工作、项目资料交接上还缺乏明确、具体的项目清单，对离职员工此后从事工作也缺乏针对性的限制和约束。五是保密技术手段滞后、科研开发技术资料的管理分散。项目实施过程中，缺乏统一规范、协同高效、适用实用的专门管理平台和技术手段；科技开发活动形成的各类技术文档、开发代码、外委成果、阶段总结、设计图纸等的存放和管理上，存在多处存放、多头管理的现象，加大了科技保密的工作范围和管理难度。六是信息资料产生、传递环节存在风险。技术资料的传输管理上，员工外网电脑加班情况普遍；内网也存在安全防护和过滤机制不严密，缺乏对科研开发领域敏感信息的专门化防护，技术资料成果的失泄密风险较大。三、全面加强科技保密管理的建议措施不管是科研院所，还是企业内设科研机构，作为科研主力军和成果聚集地，建立覆盖全面、简洁高效的科技保密管理体系，既是加强科技成果、知识产权的保护和管理，完善科技计划、成果管理等工作程序的迫切需要，也是更好保障技术成果的价值实现，推动技术知识的资本化的必然选择。按照“业务工作谁主管，保密工作谁负责”的管理原则，建议从保密制度建设、保密责任落实、人员教育培训、保密技术手段和法律防范救济等五个方面，建立起既确保技术秘密安全，又便利信息资源合理利用的科技保密动态管理闭环机制（见图2）。（一）紧密结合业务需要，全面加强保密教育科技保密工作与单位利益息息相关，更是科技人员的职责和义务。通过开展重要涉密人员、重大涉密活动保密教育和科技人员岗前、在岗保密技能培训，使科技工作者真正做到懂保密、会保密、善保密，纠正和解决对科技保密工作的认识误区，也让主观上失泄密的人员清楚责任、明白后果、形成警示。一是学习保密制度规范，让科技人员强化保密意识，明确保密重点；二是组织观看保密警示影片，让科技人员认清保密形势，增强保密观念；三是举办科技保密讲座，讨论分析科技保密典型案例，以案释法，以案促防，为科技人员做针对性强、适用实用的保密专题辅导。（二）细化科研开发规范，完善优化制度流程科技保密工作的成效，要始终坚持防范为主的原则，从完善制度和强化管理入手，有效消除失泄密隐患，不断增强对失泄密的防范能力。一是突出抓好科技保密制度建设，把建立健全制度、完善优化科技项目管理流程放在首位，细化制定或优化科研开发活动指引（标准规范），使科技保密管理法制化、经常化、规范化。二是突出抓好重点部位管理，明确科技项目实施各阶段形成需要保密的技术资料清单，按照分层、分类、分级的原则，规范用途去向和管理职责，严格借阅使用、对外提供的审查。三是建立监督检查制度，专业保密检查要与保密教育培训同行，通过严格检查措施，使保密检查经常化、专业化、技术化，对检查发现问题，现场剖析，具体帮教，督促整改，既及时消除了失泄密隐患漏洞，又达到了以查促教、以查促培的效果。（三）严格落实保密要求，层层落实工作责任建立以领导干部责任制为核心、以保密责任分解背书为主线的科技保密工作责任体系，是有效落实保密管理要求的重要举措，也是做好科技保密工作的必要前提。通过明确保密职责、规定保密“必要动作”，分层分类承诺背书，将科技保密管理责任分解定位到技术秘密产生的每一环节、覆盖聚焦到涉密载体流转的每一角落，切实做到“保核心、保重点”。一是紧抓保密工作领导责任制。落实保密责任，关键是以“抓领导、领导抓”找到突破口，以抓促管，营造一级抓一级、层层抓落实的良好的科技保密工作格局。二是紧抓关键岗位涉密人员管理。一方面严格审查考核，加强涉密人员入口管理，加大对社会招聘人员工作履历与拟聘任岗位的比对审核，避免出现因其个人违法违约给企业带来不良影响；同时，综合运用竞业禁止、竞业限制条款和涉密承诺、脱密期管理等法律手段，规范重要岗位涉密人员的离职行为。三是建立责任追究制度。对履行保密责任不力、发生重大失泄密事件等情况的单位和个人，组织人事、绩效考核、纪检监察等部门，严肃查处追究相关责任人的责任，确保科技保密工作责任落到实处。（四）统一部署系统平台，集中管理科技资料随着高新技术和现代信息技术的迅猛发展，信息资源媒介和载体越来越多元化、复杂化，科技保密管理面临前所未有的广度、深度和难度。传统的“重视纸质项目档案、忽略其他介质信息，重视成果输出资料、忽略实施阶段评估，重视研发成功项目、忽视失败项目总结”科技项目资料管理思维已经不能适应科技发展新常态。在企业整体层面，建立统一、高效的项目资料管理平台，规划包括电子数据档案在内的项目资料的新的管理手段，已是规范科技项目管理、提升科技保密能力的重要制约因素。（五）加强科技项目规划，做好法律防范保障新的形势、新的变化，要求科技保密工作必须要用法制观念和创新思维，找出新的对策，拿出新的举措。一是加强成果保护方式策划，根据科技创新成果类型和特点，进行必要的知识产权状况分析和评估，制定相应的科技成果保护策略，分别采取专利权、著作权和技术秘密等不同方式进行管理和保护，提高技术研究与开发的起点、水平、质量和效益，避免重复研究或发生不必要的侵权纠纷，确保技术成果价值最大化。二是加强知识产权价值管理，把知识产权的形成和使用纳入研究开发、成果转化、资源管理的各项工作当中。对企业接受委托，以及外委所形成的知识产权、共有技术等成果，通过合同协议进行产权归属及权益划分约定。三是加强知识产权价值保护，按照国家鼓励创新和成果转化的有关规定，从创新战略和经营方略的高度上重视知识产权管理，通过密切跟踪、持续分析市场、行业内的技术成果转化和技术转移等行为，防止侵权事件的发生。参考文献：[1]《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例.[2]《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》（1990年10月，国家保密局、国家技术监督局第3号令）.[3]国家工商行政管理总局《关于禁止侵犯商业秘密行为的若干规定（修正）》（国家工商局令第41号，1998.12修订）.[4]《中央企业效能监察暂行办法》（国资发纪检〔2006〕139号）.[5]吴磊.浅谈内部审计质量控制的策略加强[J].商场现代化，2015，24：209-211.（作者单位：全球能源互联网研究院）endprint