后保管时代档案馆资源建设的SWOT模型分析

蔡敏芳

1974年，美国档案学者F·杰拉尔德·汉姆最早孕育出“后保管”理念。随后，他在《后保管时代的档案战略》一文中指出，“社会记录、利用、存储信息的方式决定着档案工作，信息革命正将我们推入档案历史的新时期——后保管时代。”[1]

1 后保管理念在档案馆资源建设中的体现

1.1 档案馆资源建设主体。后保管时代，档案馆从希望与文件形成机关合作的“恳求”机构转变为监督文件形成者、维护和保管其档案文件的审计机构[2]，从保管档案的实体机构转变为提供服务的信息资源中心。相应地，作为馆藏资源建设主体的档案工作者发生角色转变。

1.1.1 从终端处理者转向全程参与者。信息技术迅猛发展、文件形态发生变化、电子文件数量剧增都成为后保管时代的重要标志。面对电子文件系统依赖性、载体脆弱性、信息易删改性等特征，档案工作者必须转变保管时代将工作重心放在终端归档环节的做法，参与电子文件的整个生命运行周期，关注其来源、形成目的、形成过程、处理程序等背景信息。

1.1.2 从实体保管者转向知识管理者。“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求。”[3]档案工作者需要对海量的档案信息进行深层挖掘，将隐性的、有价值的信息转化为知识。

1.1.3 从历史守卫者转向记忆建构者。后现代视角下，档案不是绝对中立和客观的。档案工作者从数量庞大的文件中，挑选出少量典型文件作为档案而保存，某种程度上具有为社会记忆挑选历史素材的主动性。[4]

1.2 档案馆资源建设客体——馆藏档案资源

1.2.1 馆藏资源数量庞大。一方面，纸质档案数量成倍增长。1995年国家综合档案馆馆藏档案11318.31（万卷、万件），2014年已达53470.30（万卷、万件），较1995年增长近5倍。[5]另一方面，伴随“信息爆炸”和“大数据时代”的来临，电子文件“井喷式”增长，保存电子文件在产生及流转中的元数据、操作日志等过程信息无疑也增加了馆藏压力。

1.2.2 馆藏资源种类繁杂。后保管理念强调关注社会边缘群体和底层活动，除党政类档案外，涉及公众经济、文化和社会生活的档案类型增多。对我国市区县各级档案馆的调查显示：各级档案馆中有婚姻登记档案、知青档案、房产档案、社保档案、房屋拆迁档案、移民档案、就业失业登记档案、城乡居民健康档案等种类丰富的民生档案。[6]

1.3 档案馆资源建设模式。1996年，特里·库克在第十三届国际档案大会上做了题为《1989年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》的报告，系统阐述了“后保管”模式。随后，我国学者徐拥军进一步构建了后保管模式的框架，将“新来源观”“宏观鉴定”“知识服务”作为后保管模式的基本构成。新来源观的实践目的在于捕获文件、追溯和考察文件的背景，为知识服务提供丰富的知识资源；宏观鉴定论的实践目的在于提高文件鉴定的效率和质量，提高人们检索、利用所需文件的效率，增强人们获取信息和知识的能力，为知识服务提供良好的知识结构。[7]

2 基于SWOT模型的档案馆资源建设分析

SWOT分析法由美国旧金山大学的韦里斯教授于20世纪80年代首先提出，通过研究对象的内部优势（Strengths）和劣势（Weaknesses），外部机会（Opportunities）和威胁（Threats），将各因素相互匹配，从而提出改进策略。将SWOT模型中的各要素运用到档案馆资源建设分析中，得到如图1所示的分析矩阵。

2.1 优势分析（Strengths）。

2.1.1 资源的丰富性和多样性。吉登斯曾用饭馆和菜单的关系极言档案资源对档案馆的重要作用，丰富的馆藏资源是档案馆的核心竞争力。截至2014年底，我国综合档案馆馆藏近5亿卷（件）。除纸质档案外，电子文件、音频档案、视频档案、照片档案、网页档案等不同载体类型的档案资源也极大地丰富了档案馆馆藏。

2.1.2 资源的社会性和开放性。曾任英国公共档案馆馆长的麦克·罗伯指出，传统的档案“来源”是等级制度下权力机构维护自身利益的手段，档案馆成为统治阶级进行信息封闭的场所。后保管时代，馆藏档案资源的“来源”具有社会性，民生档案、口述历史档案、家庭档案、名人档案等来源于广泛社会实践的档案被收集进馆。同时，档案资源的服务对象更具开放性，来自不同群体、不同领域，出于不同目的用户被包含在其中。

2.2 劣势分析（Weaknesses）。

2.2.1 人员建设面临瓶颈。后保管时代，档案工作者被赋予了更多的职业责任，参与社会记忆的建构，融入电子文件运行事务，提供数字档案信息利用，加强与各单位合作等。[8]他们除了需要遵守档案职业道德规范，具备基本的专业素养，更要拥有信息素养、多元文化素养、现代化管理素养和创新素养。但在实际档案工作中普遍存在的问题是：档案领导干部多，专门业务人员少；档案学专业的人员少，非科班出身的人员多；熟练掌握计算机技术、网络技术的人员少，文科背景的人员多。

2.2.2 档案收集难度增大。后现代理念强调“去中心化”，档案馆不仅要收集党政机关、企事业单位形成的体制内档案，非国家性质的机关、组织和个人形成的体制外档案也是重要的资源。这些散落在社会各个角落、保存在不同主体手中的档案，往往成为档案收集的重点和难点。如何知晓体制外档案的现存状况？如何征集保存在社会组织和个人手中的档案？

2.3 机会分析（Opportunities）。

2.3.1 社会公众的自发参与。随着社会公众自我意识的增强和档案意识的觉醒，越来越多的人具有参与档案工作的热情。广州市档案馆举办《老城·老人·生命的回忆》首个民间草根摄影展，李瑞然老人用相机记录了广州的拆迁瓦砾、居民搬迁、新修建筑等变化，并自愿将拍摄照片全部捐献给档案馆。[9]社会公众的自发参与极大地丰富了档案馆馆藏，并且有利于从公众的视角书写社会历史、传承集体记忆。

2.3.2 现代化的管理手段。以信息技术、（移动）互联网、大数据、云计算、搜索引擎、社交网络、物联网等技术为主的第五次技术革命取得了飞速的发展，档案领域也享受着技术革命带来的幸福时光。[10]利用计算机技术和网络技术，实现档案资源的数字化、信息传输的网络化、信息检索的便捷化、信息利用的共享化、信息服务的扩大化，实现了档案的信息管理和知识管理。

2.4 威胁分析（Threats）。

2.4.1 缺乏相关的法规支撑。我国档案资源的规定主要依据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》。现行《档案法》中关于档案开放的规定存在一定不足：开放档案范围界定不科学、开放档案期限规定不明确、开放档案对象划分不具体、开放档案义务主体不明确。同时，不同地区、不同层级、不同机构和个人产生的档案有各自的形成规律、保存状况和价值特点，粗线条的法律规范不能很好地适用于各层级档案资源的建设。

2.4.2 行业机构的竞争。档案馆、图书馆和博物馆都是留存人类历史、提供信息服务和延续人类记忆的科学文化事业机构。在信息公开和公共服务方面，图书馆和博物馆走在档案馆的前面，馆藏图书和馆藏展品的开放共享在公众心中塑造了良好的形象。相反，档案馆由于部分馆藏资源的保密性和非公开性，利用者查找信息时通常不会首先想到档案馆，而会选择图书馆、博物馆、展览馆等获取信息更便捷的机构，利用者对档案馆的忠诚度和稳定度不高。

3 后保管时代档案馆资源建设的优化思路

3.1 加快开放进程，促进档案服务的社会化。在第十四届国际档案大会上，英国档案学家迈克尔·库克提出，“虽然档案馆像博物馆和图书馆一样与纯娱乐性机构相比有着更严肃的目的，但是它们有一个共同特点，如果人们愿意，闲之无事时，就可以去这些由社会建立起来的机构，按照个人兴趣进行活动”[11]。在“开放”“自由”的后现代理念指引下，档案馆需要改变馆藏资源“养在深闺人未识”的状况。

为此，笔者认为档案馆可以从以下几方面推动档案服务的社会化：（1）贯彻“以民为本”“服务社会”的观念。在进行档案的收集、编纂和开发工作时将公众利益放在首位，加快对散存在民间及境外档案的收集，编纂出版公众查阅率高的档案材料，为档案馆服务社会提供资源支撑。（2）采取丰富多彩的形式吸引公众参与到档案馆举办的文化和休闲活动中。如：举办专题展览，展示地方特色、名人生平、逸闻趣事；开展学术讲座，普及基础的档案知识；展出档案珍宝，激发人们的来馆热情；制作和播放档案影音，生动形象地传播档案信息；与图书馆或博物馆联合打造特色旅游，实现社会效益和经济效益的双赢。

3.2 发挥档案资源的记忆功能，维护公平正义。第一届国际档案大会上，国际档案理事会主席夏尔·布莱邦曾指出，“档案是一个国家、省、行政机关的记忆，档案馆保存的是一个国家最宝贵的东西，即一个国家的历史证据和作为国家灵魂的材料。”[12]档案记录着一个民族、国家、社会和个人的活动轨迹，承载着人类历史，能够揭露对史实的隐瞒和歪曲，维护公平正义。

在国际史学界，南京大屠杀事件与奥斯维辛集中营、日本广岛长崎核爆并称为二战史上的三大惨案。中日两国对于南京大屠杀的界定、死亡人数、事件成因、军队暴行等方面一直存在争议。面对日方歪曲南京大屠杀事件的无耻行径，中央档案馆、中国第二历史档案馆、侵华日军南京大屠杀遇难者同胞纪念馆等7家单位联合进行了南京大屠杀档案的申遗工作。2015年10月，包括金陵女子文理学院舍监程瑞芳日记、南京军事法庭审判日本战犯谷寿夫判决书正本、南京大屠杀幸存者陆秀英证词等11组档案被列入“世界记忆名录”。这些档案真实还原了南京大屠杀事件的始末，构建了真实完整的历史记忆，发挥着维护社会公平正义的作用，一定程度上捍卫了国家和民族的尊严。

3.3 提高馆藏档案鉴定的效率和档案资源的质量。后保管时代，馆藏档案数量剧增、载体多样、内容丰富，大量接收进馆的档案给鉴定工作带来不小的挑战，存在鉴定工作效率低下、有价值的档案可能被忽视的情况。同时，用户档案利用需求增多、利用范围拓宽，除政府部门和历史学家外，学生、教育工作者、技术人员等来自各行各业的普通公众成为档案用户。为了保证档案资源数量和质量的合理性，档案馆需要制定详细的鉴定标准，确定档案的留存比例，及时剔除没有保存价值的档案，使具有长远利用价值的档案得到更好的保管。

3.4 整合档案资源，合理配置馆藏档案。后保管时代，档案资源分散性、碎片化、不系统的特点，使得人们多元且系统的利用需求很难被满足。因此，合理配置馆藏档案、促进资源的整合才能更好地服务于民。

3.4.1 借助技术力量，为资源的整合提供条件。利用现代技术，在不改变实体档案位置的同时，整合某个行政部门、专业系统或者地理区域的档案资源，消除数字鸿沟，实现档案资源的共享和利用。管理软件的使用能够简化档案工作的流程和手续；网络技术的应用使档案资源的远距离传输成为可能；档案资源一站式检索平台方便了公众的查档利用。

3.4.2 立足特色资源，塑造档案馆新形象。将具有国家特色、民族特色和地方特色的档案资源进行整合，形成独具魅力的专题档案或特藏档案，塑造档案馆在公众认知中的新形象。青岛市档案馆重视地方特色档案的收集和整理，整合展现青岛独特面貌的档案资源，形成了青岛啤酒节、海洋节、胶州秧歌溯源等特色专题档案。[13]