浅议如何提高科研项目档案的收集质量

胡惠萍

科研项目档案是科研单位档案的重要组成部分。它是科研单位开展基础理论研究、技术研究和应用研究的保证，也是科研单位档案管理工作的重点。本文针对目前科研项目档案验收及档案利用过程中发现的问题，就如何提高科研项目档案的收集质量提出自己的建议。

1 科研项目档案验收过程中发现的问题

1.1 收集范围和职责不清，收集工作滞后。科研项目档案的归档范围主要包括课题研究准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段所形成的有关文件材料。而在实际工作中，参与项目研究的单位和部门对文件材料收集的职责不清，不知道哪个阶段由谁来收集哪些文件材料，拖延项目档案收集工作。

1.2 收集的归档文件材料不完整。笔者在曾经参与的科研项目档案验收过程中发现，其中有一个投资1500万元的科研项目，在验收时只形成了20余件文件材料，该项目各个阶段的归档文件材料存在不同程度的“缺斤短两”现象。另外，还有个别项目归档文件材料缺少依据性批复文件、招投标文件、专家评审意见以及实验数据等，不能完整地体现项目研究过程，造成项目研究形成的文件材料不能满足后续项目立项对档案信息的需求。诸如此类项目档案收集材料不够完整的现象，在科研项目档案验收工作中不是个例，会给后期档案的立卷、保管和利用带来诸多不便。

1.3 收集的归档文件材料不规范。文件材料的准确性、有效性需要文件材料形成单位和部门在其形成过程中来完成，但是有些文件材料形成单位和部门往往关注的是方便快捷地完成科研任务，忽略了形成的文件材料是否符合规范。在实际工作中，部分项目的归档文件材料要件不全，如有些合同、报告等没有相关责任人的签字，建议书、任务书等版本混乱，竣工图没有变更标注等问题屡见不鲜。科研项目课题组的科研人员在验收阶段发现归档材料存在问题后，又要投入大量的精力来弥补欠缺的过程文件材料，有些研究周期长的项目到验收阶段已无法补充和完善欠缺的文件材料，使科研项目档案的规范性大打折扣，从而影响项目档案的质量。

2 提高科研项目档案收集质量的建议

2.1 提高收集意识、明确收集职责，畅通收集渠道。科研项目档案文件材料的收集、积累是科研活动中一项非常重要的工作内容，作为科研项目档案收集的主体，科研项目的管理部门和项目组相关工作人员要具有强烈的项目文件材料收集和积累意识。课题组要把被动的收集变为主动收集，让项目档案的收集工作贯穿科研项目的全过程。档案部门要具有良好的项目档案管理能力和协调能力，明确文件材料形成单位和部门的收集职责，畅通收集渠道，切实将项目档案的收集工作落实到位、落实到人，彻底解决项目档案文件材料收集滞后的问题。

2.2 强化制度执行，保证项目档案的完整性。科研项目的各项工作程序、技术规则和标准是开展项目工作的依据，它规定了科研项目实施的阶段、步骤和过程，以及每个阶段、步骤形成的文件材料。因此，文件材料的形成单位和部门可以根据相关的程序、规则和标准，结合项目研究内容，目标明确地收集不同阶段形成的文件材料。同时，档案部门要根据项目实施内容，建立健全项目档案规章制度和组织机构，明确项目档案人员和项目文件材料的归档范围，并且对科研人员进行有针对性的档案业务培训。做好科研项目监督检查指导工作，控制科研文件材料收集范围，确保科研项目档案的完整性。

2.3 提前介入，规范档案收集工作。档案部门要在科研项目立项阶段就提前介入，归纳和总结科研项目档案工作中经常出现的问题，对科研人员进行有针对性的指导，使文件材料在形成过程中就符合归档要求。另外，科研项目档案工作还要延伸到文件材料的整个形成过程，保证文件材料的质量。项目组人员在完成研究内容的每个阶段，要根据文件材料归档的具体要求做好归档工作。约束和规范归档文件材料的准确性、有效性，解决项目档案收集的规范性问题，从源头上控制科研项目文件材料的收集质量。

3 结语

档案收集是科研项目档案的前端和基础，做好档案收集工作是做好科研项目档案工作的前提和保证。通过对科研项目档案工作中存在的问题进行梳理，可以发现实际工作中存在的不足，及时采取切实可行的控制措施，保证对档案完整性、规范性的有效控制。总之，只有通过规范科研项目档案的收集工作，才能进一步提高收集质量，使科研项目档案完整、准确反映项目研制过程和研究成果，为项目档案的后期利用奠定基础。

（作者单位：核工业北京化工冶金研究院档案室 来稿日期：2016-12-05）

3 结论

本文仅以PDCA在市级档案部门安全评估中的应用为例说明PDCA循环法使评估工作更具科学性、规范性、全面性和客观性，可以全面提高市级档案行政部门的档案安全的科学管理水平。基层档案部门也可以应用PDCA循环法，提升基层档案工作安全保障能力。

*本文系河南省档案局科技项目“PDCA循环法在市级档案馆安全评估中的应用研究” （项目编号：2014-R-11）研究成果之一。