高校档案馆的数字化建设之我见

庞军+姜楠

摘 要：高校档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，建设数字化档案馆是当前高校档案工作的迫切任务和必由之路。在技术发展的新形势下，高校要充分运用计算机技术实现档案管理自动化，对馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理，建立各类数据库，在文档一体化建设的前提下进行档案收集，在网络化背景的基础上提供档案的开放和利用。

关键词：高等院校；档案馆；数字化

本文系宁夏医科大学校级科研课题研究成果，项目编号：XM2016025。项目名称《建立干部档案信息资源共享管理模式的研究》。

近几年来，高校档案管理正处于从传统档案管理向数字化档案管理的过渡时期，这也是档案管理必然的发展趋势。数字化档案馆是在传统档案馆基础上建立起来的，但绝不是简单的传统档案馆的计算机化，我们可以把它看成是传统档案馆中档案的数字化并通过网络对其进行管理。也可以将数字化档案馆简单地理解为传统档案馆的数字化服务，它是以计算机和网络为环境，打破时空的限制，为用户提供更先进、更广泛的服务，其核心是数字化和网络化，因为它需要数字化的档案馆来充实，并需要有运行良好的网络体系，其实质是形成有序的信息空间，实现真正意义上的资源共享。

1 构建数字化档案馆的必要性和紧迫性

“数字化档案馆”是指以二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术，提供电子网络检索和服务的档案信息系统。！” 目前，高校档案部门管理的档案很大一部分来源于各级党政机关形成的有保存价值的文字、图表、录音、录像资料，而现在大量的政府公文、法令、信函等在以纸质文件形式发布和流通的同时，还以电子文件的形式在网上发布与处理，从而形成了大量电子党政文件；其次，每年数以千计的毕业论文基本上都有了电子文本，师生管理也都已采用了计算机数据库技术；再者，高校师生大量的科技活动成果日益以数字化形式出现，高校各职能部门上报的报表等材料也往往以电子报表上报，这就形成了大量的电子档案。然而，高校档案部门大都只停留在对上级下发的和本校形成的纸质文件的管理。如何管理大量电子文件、电子档案使它们最大限度地发挥作用笔者认为，当今高校档案馆作为一个信息服务机构，其生存条件就在于数据库化的信息和网络化的服务；通过对数字档案信息的开发、处理、传递和广泛利用，充分发挥数字档案效用，提高档案的利用价值。因此，高校档案部门应该充分发挥高校的优势，积极创造条件建设数字化档案馆，实时收集各类电子文件及各种有保存价值的数字化档案材料，同时要在网上发布、传播、交流馆藏非保密性的档案信息，尽快实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络化，最大限度地发挥馆藏档案的作用。

2 优化馆藏档案内容

如何发掘高校在教学、科研、文化建设上的特色，优化馆藏档案内容也就成为高校数字化档案馆建设不可忽视的重要任务。首先要立足本校，努力发掘自己的特长。比如理工科院校在科研上各有自己的强项，不仅要做好科研档案归档的规范化工作，还可以在与同类院校比较后，突出本校在某一科研领域的专长，通过网站等形式加以彰扬，提高学校在社会上的知名度，加深人们对学校的了解。其二，改变纸质档案多、多媒体档案少的传统档案文件载体的形式利用现代录音、摄像等多种技术手段收集档案，力求内容丰富多彩、形式不拘一格，而不是过去那种单纯的少直观形象材料的文书档案。其三，充分利用高校档案馆已有的馆藏资源，开发高质量的档案信息产品。在树立档案管理与服务职能意识的同时，发挥档案学术研究的价值。其四，真正发挥档案馆在各部门档案管理上的监督和指导作用。我们一直强调档案是“第一手材料”、“最原始的记录”，而在实际操作过程中档案馆所接受的档案并未完全达到这一要求，如科研、人物档案，有许多材料是复印件，或已经归档人员整理组织过的材料，有些有价值的材料可能因为工作需要而保留在本部门中或当事人手中，年深日久，或人员流动或机构改革，这些材料可能就被遗忘和丢失。因此对于应入馆的档案要及时进馆，而且要强化档案行政管理，这样既能丰富馆藏，同时也为档案资源建设提供保障。高校档案馆更应在这种新形势下改革档案管理体制，加大档案行政监管力度，增强校内机关和院、系、所各部门的档案意识，在工作中理顺关系、形成合力、落实责任，推进档案资源建设和拓展档案馆服务功能，推动高校档案事业的新发展

3 建设数字档案馆

把数字化档案馆建设主动融入学校的教学、科研、管理等系统中，因此在设计数字化档案馆时，应考虑如下几点：

1.相应法律法规的建立，是数字化档案馆建设的前提

建设数字化档案馆要根据数字档案的特点，制定一套特定的规章制度，如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，是数字化档案馆的建设能够安全、顺利地开展的保障。建设数字化档案馆更需要在法律上明确档案馆的监督指导职能及权限，并处理好档案馆与档案馆馆藏的所有权、使用权、监督权的关系，保障档案信息安全的同时，保障档案形成者的合法权益。

2.网络环境下档案信息的安全保密管理。除了形成一套法规标准体系外，还需有相应的技术措施进行自动控制。为了保证密级档案的安全性，需设置安全密码，为其上一把放心锁。对于非开放性档案根据其性质界定不同密级档案的查阅人员范围，设置不同的密码和访问权限，普通密级的档案密码可提供给有查阅权限的人员，绝密级的档案可不上网或只在本单位内部的局域网上按查询权限访问。为保证网站的正常运行，需安装杀毒软件和“ 防火墙” ，以抵御黑客的袭击。要不断研究和探索新的安全防护技术，如对“ 元数据”的研究、拷贝与迁移技术的应用等。

3.数字档案馆建设的人才问题。人才是当今科技进步和社会发展的最重要资源，人才对于数字档案馆的建设尤为重要。先进的高校数字档案馆必须有高素质的人员去操作去管理。一是熟悉档案业务、精通计算机软硬件、网络安全防范等技术；二是能够参与数字档案馆建设的全过程，把握数字档案馆的管理和技术；三是数字档案馆正常运行后，能了解和把握运行过程中可能出现的各种技术问题；四是具备较高的政治觉悟和良好的职业道德，能严守国家机密，对国家档案财富的安全保管具有高度责任感；五是要选择合适的伙伴，既要借助别人的技术力量，又不能受制于别人。这就必须加强档案人员的培训，全面提高档案工作者整体素质。档案工作者要成为信息向导、网络交换手和网络导航员。他们不仅要关心信息的更新情况，分析、研究各类信息数据库的质量，还应关注新的信息系统的发展。因此，档案工作者应参加各种不同形式、不同程度的培训，以适应新型馆员与利用者之间的相互关系，不但使自己成为具有信息知识、技术能力的人，还应能够帮助利用者获取信息，并掌握其中的技巧，从而全面推进高校档案馆的数字化进程。

参考文献

[1]张晓霞，王宇晖等 & 数字档案馆———21 世纪档案馆的新发展.兰台世界2001（1）

[2]汤道銮，包海峰等 论数字化档案馆.1999 年高校档案学术年会论文

[3]于丽娟. 数字档案馆及其技术框架，浙江档案。2002（9）4、黄存勋等6人. 文档一体化———网络时代的文件与档案管理。 四川大学出版社，2000

作者简介

庞军（1967-），女，回族，河南商邱县人，本科，宁夏医科大学档案馆副研究馆员，研究方向：档案管理。

姜楠（1978-），男，汉族，辽宁大连人，本科，宁夏医科大学组织部干事，研究方向：组织人事档案管理。