构建高校科研管理信息系统关键问题的研究

苏红丽

摘要：高校全面信息化建设包括了科研管理工作。本文以更完善的建立科研管理系统，为项目管理服务为目的，提出在科研管理系统构建过程中的要注意建设现状、建设要求和建设时序三个关键问题，对系统构建流程、数据建设给出合理性操作。

Abstract： The comprehensive information construction in colleges and universities includes the scientific research management. In order to establish a more comprehensive scientific research management system for the project management services， this paper puts forward three key problems of the current construction situation， construction requirements and timing sequence in the construction process of scientific research management system to provide reasonable operation for the construction process of the system and data construction.

关键词：科研管理；信息化建设；构建系统

Key words： scientific research management；information construction；build system

中图分类号：G633.67 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2016）35-0189-03

0 引言

随着信息化建设的全面推进，科研信息系统被重视起来，尤其是高校。由于信息化水平的不同，各个高校所建立的科研系统也有所不同，包括硬件配置、系统的设计、软件开发、数据库建设等。如何更完善的建立科研管理系统，为项目管理服务，已经成为一项研究课题，本文就构建系统的关键问题、系统构建流程、数据建设提出一些可行性的方法。

1 构建科研管理信息系统的内涵

科研管理系统（科研项目管理暨绩效考核系统，SRM），是应用于各个科研院所及高校等研究机构进行科研项目管理、科研成果管理及绩效考核管理等全方位科研管理的一套信息化系统[1]。一个优秀的科研管理系统能够将全校的科研管理囊括在内，包括科研内容、科研管理的各个环节和阶段。例如课题信息的收集、发布、申报、监管和结题等。可以对全校内的大数据进行统计和分析，方便决策者监控科研管理过程中的各个环节和阶段，作出更好的决策，提高决策的水平和质量。规范的科研管理信息系统能够驱除项目负责人、系部和学校三者之间交流的不合理环节，减少重复性工作，解决低效率的工作。一个有效的合理的科研管理系统开发是非常必要的。

2 构建系统的关键问题

科研管理信息化是必然的趋势，各个高校也积极面对，但是由于系统涉猎面较广，国内仍然没有统一的标准。按需建立，并有规划推进不失为一个方法。在建设过程中应注意建设现状、建设内容和建设时序3个关键性问题。

2.1 现状分析

目前高校解决科研系统信息化的方式主要有两种，一种是学校自主开发。一种是购买商业软件。据了解学校自主开发科研管理系统的有清华大学、吉林大学、北京交通大学等高。这些高校或是由网络中心或者是信息化中西或者是由科研管理部门牵头并进行技术支持开发系统。国地质大学（北京）、北京师范大学、中国农业大学等高校普遍使用的是易普拉格科研管理软件。同济大学、浙江大学、华东理工大学等高校使用的则是其它公司开发的科研管理系统。每个学校由学校的实际情况来决定是自主开发还是采购商业软件，还根据学校信息化的程度有关，目前很多高校的科研管理依然是采用手工管理，对于信息的处理，主要是是用word和excel；另外科研管理人员的年龄结构不合理，计算机的操作水平比较低；三是基础设施不同，有的学校已有基础，像服务器配置、数据库等。

每个学校的决策部门也不相同，有些是由网络中心信息化部门，有的是由科研管理部门。不论是哪个部门决策，都要考虑自身条件，一是资金投入的多少，资金投入的多少决定科研信息化的程度，肯定是资金投入的越大，可施展的范围也大，科研管理系统可实现的功能也就越全，但是资金是有限的，学校要统筹规划，不会把一年的资金计划都投入在科研系统上，所以在规划科研管理信息化的时候前期一定做好可扩展性的开发，预留好接口，以便后期能够扩展。

2.2 系统建设要求和效果

系统建设的要求和效果是根据每个学校的实际情况来确定的，目前学校的基础主要有三种情况，一种是零基础，即学校没有使用科研管理软件，只是用excel或者是word进行简单的数据处理。一种是有一定的基础，购买商业科研管理软件或者学校自己研发科研管理软件，但使用效果一般，面临改造、升级或重新再建的选择，这时需要评估改造和重建的成本投入，以及学校自身经济实力。第三种是，学校有管理软件，但是随着网络技术的发展，不能满足现在的需要，需要在原有基础上继续提升[2]。

系统的建设和提升与学校的资金投入息息相关，与学校的性质也有着密不可分的关系。科研管理系统的内容、功能模块都可以有所不同。一些学校有保密项目，系统中要有保密模块；一些学校有海外项目，需要设置海外模块。每个学校可以根据自身的特点，加入不同的模块，在设计要要有足够的模块接口，以便扩展功能。系统除了要具备一些基本的功能，还应该能够对信息进行加工和分析，必要时进行智能决策，还要体现服务的理念，将文化深入系统，营造和谐的科研文化氛围，使系统不仅仅具备功能，还具有特色。

2.3 明确学校自身的定位，确定系统建立的次序

科研管理系统的建立是有顺序性的，可以根据学校性质的不同改变。有些学校是应用性质的高职院校或者本科应用型院校，有些学校是学术研究类型的院校。以应用为主的高校对科研的要求一般，建设热情虽然有但是不高，资金投入相比较来说少；以科研为主的高校相对来说科研基金投入比较大，建设热情比较高。科研管理系统的建立基本上包括三部分建设。第一部分是建立科研管理基础功能。要确保学校科研管理工作基本需求。例如，科研办公、科研人员人事管理、论文管理、专利管理、项目管理、著作管理、奖励管理和后台管理等。第二部分是提升管理效率。第三部分提升学校整体信息化建设水平，与其它系统能够数据通用，例如教务系统财务系统等。利用大数据分析，提高科研统计。这些内容，不同的学校根据学校自身的状况可以灵活安排。

3 系统构建流程

主管系统构建的高校部门，在系统构建之前首要要做的事情是进行需求分析，可以走访、电话和网络等多种方式到兄弟院校进行科研软件品牌、质量和使用效果的信息。也可以邀请相关部门和软件公司来学校。另外要考虑自身学校的软实力和规模，不能一味地要求全和好。建设过程中还要考虑整体校园信息化建设，与其它平台能够联系起来，减少工作量，节约成本。尽量参考其它学校的系统，尽量运用标准化建设，方便与其他学校间进行数据交换。在选择商用软件时，要考虑那些购买数量多，应用广泛的，水平高稳定性强，相对比较成熟的。现在以学校主导开发软件公司实际操作为例，来介绍系统开发的流程。

3.1 制定系统总体实施流程

首先学校和软件开发方经过实际考察，前期的需求分析，制定总体目标，和模块建立的先后顺序，建设流程如图1所示。在具体实施中要注意几个点，第一是安全方面，在部署系统之前一定能够要安装好防火墙等防御软件，开启防御软件，确保数据安全。第二，要逐一测试软件的功能看是否达到需求。第三，要进行培训。系统交付后，一定要把系统地使用和工作流程对相关教师进行。

3.2 数据建设工作

信息系统搭建完毕后，开始进行数据建设。这是系统建设的关键部分。数据主要分为三部分，一部分是系统原始数据，这些数据的设置要符合国标、行标。二是业务数据。三是与学校其他系统相关联的数据的导入。为确保数据的安全性和规范性，系统要做好阶段性备份，每类数据的导入，都要严格按照系统要求来做。

①工作踏实、认真负责的系统管理员是科研管理系统成功运行的一个重要的因素。系统挂历员不仅要负责系统的日常维护，还应该负责科研处工作人员的培训工作。系统管理员可以按照工作的需要分层次，分级别。除了总负责的系统管理员，其他的工作人员可以为教师进行培训和答疑等工作。

②相应的工作小组和定期培训也是系统运行的重要因素。科研部门每年初或每个学期开始要制定对应的工作计划，经过审批同意后，按照计划进行工作的推进，如遇到阻碍可以召开讨论会议，会议的参加者不局限于本部门的人员，可以跨单位、跨部门，也包括普通的教师和院系管理员。教师必将成为科研管理系统的主导力量，他们是平台主要的使用者之一，把他们的需求在系统建设期间就吸收进来，可以更好的为教师服务，同时教师也是平台的建设者之一。使用者与建设者同意，可以形成一个可持续发展的生态环境。在平台的建设和使用期间要建立多层次、多形式的培训。包括系统功能培训，工作制度及流程培训，科研管理工作方法交流，常用工具的使用培训。这些培训让工作人员了解科研管理系统顺利使用科研管理系统，提高整个学校的科研信息化水平，提高工作效率。

③管理过程规范化和数据标准化同样也是系统运行的重要因素。

没有规矩不成方圆，在科研信息化建设过程中，规范化的管理可以大大提高效率。对科研的整体流程和流程中的各个环节都进行规范化管理，建立覆盖通知、填报、审核、执行、监控等各环节的科研管理流程，对项目经费进行监管。数据标准化是信息信息系统可持续发展的原动力，数据一旦标准化，可以与外单位、上级直接进行数据交换，减少工作量，并且有利于数据一致性，减少错误。

4 未来的科研管理系统

目前的科研信息化是以项目为核心的，本着以人为本的发展趋势，将来会以教师为核心的多元方向发展。将会逐步有统一的标准和规范。各个高校不再各自为营，在统一的标准和规范下建立科研信息管理系统，预留开放接口，以备数据共享和共同建立数据的需要和。

将会充分利用先进的技术。大数据技术、云服务、移动技术以及其它未来可能产生的可以提升计算和存储的先进技术都将运用到信息管理系统中。教师可以任意时间任意地点访问所需要的资源，也可以处理各类业务与需要的人进行交流。更加方便进行共享和存储。在大数据基础上进行深度的挖掘和分析，为教师提供信息订阅、推送等服务。帮助领域相关的教师们进行联系，获得相关领域的信息，例如新发表的论文以及研究热点等。可以利用大数据，将各类数据分类，对比，获取相应的内容，为平台使用的教师提供开放智能的服务环境。

5 结束语

科研管理信息系统建设不是一朝一夕就能够完成的，它是一项系统工程，从设计到实施需要仔细研究推敲，要符合国家对高校科研管理的要求。同时，各个高校也要结合本校的具体实际情况，不能好高骛远，有计划有目标地推进。如果不仔细研究设计科研管理系统，急功近利，开发的系统不符合本学校的实际情况，将会造成极大的经济成本浪费、时间成本浪费和人力资源成本浪费。构建合理有效的科研管理系统能够提高科研管理的效率和水平，为未来的大数据信息环境作好准备。

参考文献：

[1]百度百科.研管理系统科.[EB/O].http：//baike.baidu.com/linkrl=TLw_7k0TA_kHPC6rG0vSTXUZdXLad4dTDXBJHF56X0yMhBusqGbiYrjcOrb3H60GyMHDbtQmUnU3-tLgSA53R_.

[2]钱晓红，谢素萍.高校科研管理信息系统构建与完善路径研究[J].高等工程教育研究，2015（1）：107-112.

[3]郭艳红.面向知识管理的高校科研管理信息系统的构建研究[D].大连理工大学，2003.