浅析工程档案管理存在问题及对策

丁 丹

辽阳市政府投资工程项目建设办公室

浅析工程档案管理存在问题及对策

丁 丹

辽阳市政府投资工程项目建设办公室

工程档案是工程项目建设一个重要组成部分。也能够为各类工程建设的实施和规划提供必要的科学依据。可是在当前情况下，仍然有部门工程档案在管理上存在一定问题，这势必将影响档案所起到的效用。所以对问题进行深入的分析，并寻求其解决方案，将大大的有利于档案价值的发挥。本文就分析了目前工程档案管理中存在的主要问题，并简述主要对策。

工程项目；档案管理；问题对策

工程档案是工程项目在规划、建设和管理等一系列过程中作为记录而产生的具有一定作用的文字、图片、音像制品等资料，它是项目建设等活动中直接产生和形成的原始记录。认真负责的进行工程项目档案管理，能够更好的为项目的建设做好服务，这也是作为档案管理人员以及项目的管理和技术人员所共同应担负的责任。

一、工程建设档案管理中出现的问题

1.档案管理未能形成系统的体系

档案的管理尚未能够形成完整的体系的主要原因是其制度不够详尽，以及保管条件并不完全规范。部分设计单位不能够按照《中华人民共和国档案法》相关规定进行档案存放和管理，工程在设计变更时所使用的编号并不能够保证完全统一；还有一部分建设施工单位在进行项目建设和管理时所进行的记录以及建造材料的质量证明都不够完整；工程在验收时的档案接收检查不够仔细等问题依然存在，同时，档案记录杂乱，不能形成同意标准，这就造成档案在最终整理以及进行电子化转化过程中形成层层阻碍。此种档案记录与归档不够认真仔细，敷衍了事，造成与工程施工等进度不同步，不相符，并最终导致建筑工程竣工档案与施工实际情况有所差别或缺失，并且因为与工程施工的不完全同步，使得施工所使用的材料的质量认证的文件不全，对工程建造情况和质量认知造成误差，一旦发生问题，将直接对责任追究造成误导。

2.档案管理人员专业素质有待提高

目前部分施工单位为降低成本，档案管理人员存在兼职、或随意聘请等现象，这就造成这些档案管理人员未能对档案组卷要求和工程相关知识进行充分了解和掌握，更无法实现档案科学管理。工程档案管理工作综合性较强，在整个工程建设始终中，随时都需要施工技术表格的填写、施工材料的保存、竣工图纸的整理及资料的专业分类组卷及文件整理归档的工作，这就从事工程档案管理的人员对工程建筑知识及档案管理能力都需要掌握，而上述单位档案管理人员很难实现对两种专业知识都全部掌握，这就造成档案管理困难。

3.档案管理认识不清、职责不明

一般来说，项目主管的单位、施工单位领导对于项目整个建设从设计直至竣工验收的整体过程都是高度重视，尤其是项目的设计、招投标、建设、审计、验收等各个关键关节，但是很多单位侧重点在于关键环节完成情况和办理情况，而往往忽视了办理所需文件材料的整理和管理。最常见的情况就是各个材料散存在办事人员处存放。这就使得文件的负责人与文件管理者在职责分工上不明确，责任划定不明晰。还有部分建设部门，在项目施工中对工程档案的责任界定就不够明确，而在项目验收时，则把各自负责的任务文件委托给施工部门来组卷上报，但是由于施工单位对文件的内容实质了解程度不组，勉强能够达到案卷名目外观合格，而案卷内部资料的准确性仍不能达到标准，这就是遗留项目验收及档案管理所出现的不合理之处。

4.档案电子化水平和效率低

在信息网络时代，办公电子化水平已经较为普及。但是在项目档案录入时，很多单位的信息化和电子化程度则不高，通常档案录入采取按条目简单条目整理录入，虽然进行了一定的电子化，但还远远达不到高程度电子化及信息化网络化的水平。这主要是由于缺乏相关专业人员，技术水平不足，网络化措施落后，信息化建设达不到标准，而且在管理和上仍然不规范。这样一来，档案的信息化和电子化只是有了一个壳子，却没能发挥其真正的效用。

二、改善工程档案管理措施

1.加强相关人员业务培训

任何先进制度的前提是人，管理人员及技术人员的素质和业务能力应该是整体改革中的重中之重，加强管理人员和技术人员的专业化素质和操作水平势在必行，他将有利于提高工程档案管理整个进行的效率和专业化程度。这就要求工程项目档案管理人员提高与单位业务有关的法律及合同等业务知识，并加强其他与工程项目相关知识的学习，因此来提高相关人员的工作素养及业务水平，同时要注重知识的更新，随着业务的伸展和时代的进步不断更新知识水平，以此满足不断更新中的档案管理新要求。

2.档案管理要需项目管理要求相适应

项目的档案管理市工程建设的一部分，必须要与之想适应，相同步才能更好的为工程建设服务，这就需要从项目的筹备立项直到竣工验收的全程，都要有档案的及时准确记录和收集整理与之相配套，并且与之同步进行，只有档案党的内容、时间、要求与项目建设保持一致才能更好的服务于项目建设，保障建设效率及后续保障。

3.明确建设单位自身档案管理及职责范围

明确自身管理职责范围是工程档案管理的先决条件，这就需要按照建设项目实施的各个环节档案管理范围、责任有一个准确清晰的明晰，如施工单位负责施工文件，监理单位负责监理文件的收集整理，项目运行单位和项目建设部门共同负责收集项目的试运行和生产准备过程的文件收集归档，二其他环节的档案，如立项、设计、材料等档案则由工程项目的建设单位负责整理归档。只有项目涉及的各单位在档案管理方面分工明确，才能避免出现文件缺失，重复，混乱等问题。

总而言之，工程项目的档案管理需要项目涉及的跟部门分工协作，做好工作沟通与衔接，顺应市场和社会的发展要求和趋势，同时要根据企业自身的发展对档案管理工作作出相应的调整，以及分工的调配。只有优化档案管理，探求并利用好档案的真正价值和意义，才能推动项目的科学发展。