浅谈电子档案的规范化管理

刘 茜

晋冀鲁豫烈士陵园管理处

浅谈电子档案的规范化管理

刘 茜

晋冀鲁豫烈士陵园管理处

随着计算机技术在各个领域的广泛应用，电子档案成为档案行业发展的必然趋势，加强对电子档案管理的研究，实现电子档案管理规范化，是目前档案工作者的一项紧迫任务。本文试图对这一课题进行探讨，希望能为促进电子档案规范化管理贡献绵薄之力。

电子档案；规范管理；理论探讨

随着计算机技术在各个领域的广泛应用，人们步入电子信息网络时代。在各种社会实践活动中随之产生大量的电子文件，作为收集、储存电子文件的电子档案应运而生，给档案管理和开发利用带来了质的变化，成为档案行业发展的必然趋势，加强对电子档案管理的研究，改革传统的档案管理、开发利用方法，实现电子档案管理规范化，是目前档案工作者的一项紧迫任务。

一、电子档案的概念及收集范围

电子档案是指具有保存价值的、按科学方法收集归档、整理而成的电子文件以及与之相关的电子软件、参数和数据。而电子文件是以数码形式存储于磁盘、光盘和磁卡等载体，依靠计算机、数码设备阅读、处理，并可在通讯网络设备上传输的数字代码序列。电子档案相对于传统的纸质档案具有收集便利、存储量大、易于检索、网上传输快捷等优势。同时也存在弊端。如原稿容易修改不留痕迹，没有笔迹，易于伪造；电子版随意下载、或受病毒攻击，容易泄密。因此要实现电子档案规范化管理，就要针对存在的弊端加强管理，完善制度、理顺程序、落实职责，以求克服弊端、发展优势，做到科学运行，实现规范化管理。

二、电子档案规范化管理内容

电子档案规范化管理包括：电子档案的收集、整理、开发利用、安全存储等内容。

1、电子档案的收集。电子档案收集是电子档案管理的首要工作。做好这项工作，一是要明确电子档案的收集范围，做到全面、准确、真实。其收集范围为：本单位用电子计算机起草、打印、编制的公文和各种报表的备份盘。用数码设备记录的各种影像资料等。单位购置的重要设备所携带的电子说明书、图纸、操作程序。单位开发或购买的各种软件等电子文件。本单位内部办公网络形成的电子文件或收到的电子邮件。本单位设备工艺技术改革技术资料形成的电子文件等。二是明确责任，理顺程序，用制度规范有关人员的电子文件制作、传输等工作责任。并在时间、质量上提出要求。三是把好归档关，利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，确保归档电子文件真实、优质、完整。

2、电子档案的整理。电子档案的整理与纸质档案整理形式完全不同，但仍要按照国家档案整理规范，结合电子档案特点进行。电子档案整理的主要内容是从传统的案卷的整理向光盘磁介质的整理的转换，就是对接收来的电子文件和脱机保存的光盘、磁盘、磁卡数据进行编目、排架，定期备份等。具体为分类，分出光盘、磁盘、磁卡。排列，按先后顺序结合重要程度排列。填写标签和编号，采用统一的电子档案结构号编目，光盘为dg,磁盘为dc,如30-dg2-1-1,30为全宗号，dg2为分类号，1为盘号。编目、排架、编号要输入档案管理微机，以便快速检索。

3、电子档案的开发利用。电子档案的优势给档案的开发利用提供了广阔的领域，极大的提高了开发利用效率，实现了全国范围的信息共享，带来极大的社会效益。如科技资料运用，历史资料的编撰，城市隐蔽工程数据查对，公民个人生活信息的查询，国家管理部门相关信息的档案资料的快速交流等。但由于我国各地电子档案开发与管理发展不平衡，更加上计算机网络所使用软件模式不统一，因此做到电子档案开发利用效益最大化，实现电子档案开发利用的高校规范，要做好计算机网络系统的软硬件统一管理。一是搞好开发平台建设。将各档案管理单位的档案数据通过网络连为一体，建立分布式数据库管理系统开发平台，便于共享档案数据资源。二是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序，并实现全国和部分区域的模式统一，消除因模式不同带来的交流障碍。三是建立档案网站信息服务中心，为电子档案信息传输提供网络支持。网站建设遵守国家档案信息化建设和运行统一管理性标准、业务性标准和技术性标准，确保电子档案资源得到最科学地配置，为档案的开发利用创造条件。四是完善数据库信息安全保障技术。所谓安全性保障就是禁止非法使用数据库和防止数据库信息泄密。有效保障技术就是就对用户使用数据库提供鉴别方法，例如：设置口令等，可根据电子档案内容的密级程度，设置不同权限，由计算机进行识别，确认是否合法，以此依靠科学技术保障数据库信息的安全。

4、电子档案的存储管理。电子档案的存储不同于纸质档案，有其特殊性，主要是对室内的电子环境、磁场、光照、温度、存储时间有不同于传统档案室的要求。首先要又符合要求的电子环境，不能存在于强电、强磁的环境，因为强电、强磁会对电子档案光盘、磁盘的物理、化学性质带来破坏，导致信息丢失。强光照射会使塑料质载体老化，影响信息完整。其次是要对电子档案载体进行定期抽查、定期复制，以此延长其所存储信息的寿命。磁盘每2年，光盘每4年抽捡一次，抽检率不低于10%。磁盘每2年、光盘每4年转储一次。以此保证电子档案的存储安全、保质、长久。

三、结束语

要实现电子档案管理规范化，要采取积极地措施，推动各项内容的落实。一是要转变观念，强化意识，尽快从传统的档案管理的思路中走出来，从思想上适应电子档案管理的新观念、新思路。二是要加速完善电子档案制度建设，在原有制度基础上增加电子档案特性要求，使电子档案管理有章可循。三是要培训电子档案管理人员。使其尽快掌握与电子档案管理相关技术技能。四是要增加投入，按要求配置管理硬件，建设符合标准的档案室。只有落实以上措施，才能推动电子档案规范化管理的实现。

[1]谭清.浅议电子文书档案的规范化管理[N].东方烟草报，2013年08月15日