浅谈档案数字化管理应用

杨 阳

晋冀鲁豫烈士陵园管理处

浅谈档案数字化管理应用

杨 阳

晋冀鲁豫烈士陵园管理处

随着社会发展和技术进步，实现档案信息资源的数字化、档案信息传递的网络化,档案信息利用的共享化已成为发展趋势，但就当前我国档案管理发展进展来看，档案数字化管理应用仍处在初级阶段，多数基层档案馆或企事业单位还没有进入档案数字化管理时代，对档案数字化管理应用的方法步骤缺乏清晰的认识。针对这一问题，笔者就档案数字化管理应用的方法步骤谈了一些自己的粗浅认识。

档案管理；数字化；应用

数字化,是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号,或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，再以高速微型计算机对数字编码进行压缩、调制与解调的信息处理技术,通常称为数字化技术。数字技术已经渗透到社会生活的各个领域，各行各业，改变了人们的生活方式、工作方式、思维方式。档案管理作为社会管理中一个重要行业应用数字化管理，实现档案信息资源的数字化、档案信息传递的网络化,档案信息利用的共享化已成为发展趋势，对增加档案存储量，提高传播速度，提升档案社会效益和经济效益，实现档案管理的科学化、现代化、规范化有着极其重要的意义和极大推动作用。但就当前我国档案管理发展进展来看，档案数字化管理的应用仍处在初级阶段，除少数国家级、省级或各著名高等院校档案馆实现或部分实现档案数字化管理外，多数基层档案馆或企事业单位还没有进入档案数字化管理时代，对档案数字化管理应用的方法步骤缺乏清晰的认识。本文拟就这一问题谈一些自己的粗浅认识，借以扩大和普及档案数字化管理知识的宣传，为档案数字化管理应用发挥抛砖引玉的作用。

笔者认为：档案数字化管理应用应按步骤做好以下五个方面的工作。

一、实现档案资源信息数字化

档案资源信息数字化，就是将传统的纸质、文字、图像档案以及在现实生活中新产生的纸质、电子文件、非数码影像等档案信息资源转化为数字信号和数字编码，生成数字化档案。这是档案数字化管理应用的基础。实现档案资源信息数字化一般分两个大的方面：一是对馆藏传统的纸质文字、图像等档案资源有选择性的通过依靠模数转化技术，即使用数字模拟整合技术将各种档案信息数字化，再运用计算机、数码照相机、扫描仪、语音输入等技术将档案原件进行数字化处理，运用多媒体技术对不同载体形式与记录方式的档案信息进行处理并再次显示。有选择性，就是对于大量的历史档案资源不能全部转化，而是进行科学性选择，体现系统性和特色性原则。二是对现实中生成的纸质、电子、非数码图像依靠以上技术直接转化为数字档案。形成完整的数字化档案数据库。

二、实现档案信息传输的网络化和信息资源的共享化

档案管理数字化应用最重要的标志就是提升档案信社会化服务的效率和效益，而档案信息传输网络化是提升档案信息社会化服务的基础。通过创建档案自身网络平台，以宽带网为传输通道，在高速网络化的基础上，使档案信息不受空间、地域的限制，为用户服务。并极大的提高信息转播速度，扩大传播范围。另一方面，由于各级、各地区档案馆或企事业的档案各具特色，在高速发达的网络上只是一个节点，单独的数据库，不能满足全社会用户的信息需求，而通过网络升级和统一执行国家档案信息化运行管理性标准、业务性标准和技术性标准，各档案部门所使用统一硬、软件系统、电子文件格式，就能实现各地的档案信息资源共享。极大的提高档案信息的利用效率。

三、实现数字化档案存储、传输安全化

存储、传输安全保密既是档案数字化管理的优势，又存在不足。采取技术措施，实现档案数字化管理的安全性和保密性，是档案数字化管理应用不可缺少的环节。加密技术确保档案的非公开性或分等级公开；身份验证技术确保用户为网上合法用户；签署技术是证实该文确实出自作者，且内容未被他人改动；防写技术确保用户只能读取信息，而不能做任何改动；防火墙技术使本机构网络与外界之间设置障碍，是保护层，阻止外界对本机构的非法访问，某种程度上减少了法律纠纷。通过以上措施，设置档案信息和网络安全保护屏障，实现档案管理数字化应用安全化。

四、实现档案管理方式现代化

档案数字化管理应用必然带来档案管理方式的变革。我国档案管理经历了以存储安全、长久、注重馆藏量为主向注重馆藏档案信息资源的应用开发、增强档案信息资料社会利用价值，提高传播共享速率和效率的转变，即侧重于档案资源管理。推行档案数字化管理以后，以上的问题基本上解决，特别是在传输速率和共享方面实现了突破。档案管理的方式应该在此基础上有新的发展，那就是由档案信息资源管理向知识管理的转变。知识管理不仅涵盖档案信息资源管理内容，深化了对信息技术的要求，对档案信息的处理转变为对知识的识别、挖掘和重组。知识管理的目的就是通过知识挖掘和知识重组，实现知识共享和知识创新。它的基本流程是知识的创造、存贮、分配、应用。以满足用户对知识创新的需求。

五、实现档案管理人员素质复合化

档案数字化管理应用需要建设新型管理人员队伍，鉴于档案数字化管理应用涉及多个专业技术领域，包含：档案学、计算机科学、电子网络技术、文学文字功底、坚定的政治立场和原则等。因此，档案管理人员应是复合型人才。档案管理队伍建设，需要组织、单位给予高度重视，投资进行专业培训和人才引进。对于符合条件的档案管理人员要给予一定的政治、经济待遇，增强其做好工作的积极性，激发其创造性。加强各档案馆和企事业单位档案管理人员的相互交流学习，相互借鉴好的经验，促进档案数字化管理应用的推广和普及，推进我国档案事业的发展与进步。

档案数字化管理应用是档案管理现代化的标志，是推动档案信息资源服务社会化有效手段，是社会发展进步的体现。我们档案工作者要积极研究探素这一科学管理方式，积极推动其普及和应用，为我国档案事业的发展做出应有的贡献。

[1]李莉.浅谈企业数字化档案馆建设的意义及内容[J].城建档案，2013年02

[2]陈郁华.浅谈数字化档案馆建设[R].南京市档案局，2013-11-18