关于档案信息化管理的几点思考

徐 娜

辽阳市福利院

关于档案信息化管理的几点思考

徐 娜

辽阳市福利院

随着科技进步，计算机性能不断提升，网络化发展飞速前进，各行业也在不断向网络化和信息化进行并轨，档案管理信息化建设也在全面提速，而档案信息化对于档案管理工作人员来说，关注大数据、云计算和人工智能的发展应用，打破档案信息孤岛，不断丰富档案信息化内涵这样的任务，是很大的挑战，更是前所未有的机遇，本文将对档案信息化管理相关问题进行粗浅分析。

档案；信息化；建设；保障

随着信息技术在社会各行各业广泛而深入的应用，我国档案信息化建设也获得了长足发展。档案信息化是运用信息技术手段来进行档案信息资源、合理管理、配置及共享、开发与利用。具体来说，需要档案管理管理人员，不断完善档案管理体制,实行档案评查制度,通过著录和标引来把经过整理的档案进行加工录入从而实现电子版档案与检索目录的合理对接，同时进一步完善档案安全管理，查阅等制度，实现管理现代化。而这些目标的实现需要新的管理方式，以往旧式档案管理管理手段已经越来越难以适应新时代的要求，而信息化则是顺应时代步伐而产生，是对于传统档案管理工作的一次技术革命和飞越。

一、档案信息化管理意义

现代科技的发展和广泛应用使得档案信息化的发展成为可能，网络共享技术的深入人心使得档案信息化的发展进入飞速前进的阶段。这些技术的成熟，标志着档案管理逐步离开传统旧式管理方式，走向开放，走向共享。其功能越来越丰富，越来越强大，并逐步向上下游延伸，实现职能的真正跨越。档案信息化管理将大大提升工作效率。在档案管理现代化水平越来越高的大环境下，档案信息资源开发利用的力度必将进一步加大。旧时的档案管理文档资源系统以“移交方导出数据→移交方制作光盘→移交方递交光盘至接收方→接收方导入数据→接收方对档案进行归档”的离线移交方式进行档案归档，随着电子档案数据资源量增加，这种程序繁琐，人力成本高，移交接收时间长的形式已不能满足现今发展需求。而信息化管理技术能够直接将电子档案移交至档案馆，极大节省工作时间，提高工作效率。同时，档案信息化发展也是档案管理革命的必由之路，随着信息技术的不断发展壮大和成熟，信息产业已经成长成为先进生产力，代表着时代进步的方向。

二、实现档案信息化管理的保障措施

1、经费到位。档案信息化建设需要很大的经费投入。档案信息化建设投入是较大的,需要投入资金添置服务器、电脑、扫描仪等相关数码设备,完善信息化硬件设施机以及数据库管理服务器、数据应用服务器、数据存储服务器（主要指全文数据）等计算机服务器等，这些都需要大量经费作为保障。

2、制度健全。坚持以制度促规范强管理,着力加强档案管理制度建设,才能确保档案工作有章可循、管理规范。有着制度约束管理行为，才能保证信息化安全有效开展实施。

3、技术支撑。现代化的硬件需要高新技术进行支撑，对于系统的了解，掌握和使用需要在传统档案管理知识的基础上进行全面更新，尤其是系统软件的日常管理与故常处理等问题，不仅需要档案学知识，更需要计算机理论，网络管理知识的补充，这样才能使得设备软硬件的功能得到真正发挥，而避免成为摆设。

4、人才保障。专业化的人才是信息化管理的保证，应使档案管理者更多地了解档案信息化发展方面的前沿理论知识，掌握更多的档案信息化、数字化专业技能。可以根据实际业务范畴和技术问题进行知识培训，或者与高校科研单位合作，引进技术人才，从而适应现代化信息管理的要求。

三、加快档案信息化建设的措施

档案信息化管理内容十分丰富，但重中之重就在两个方面，一是制度和管理方式的现代化，二是设备和技术的现代化。这就必须要注重以下几点：

1、加强对档案信息化的认识。有效推进档案信息化管理，首先要明确对其认识，真正意识到档案信息化管理的意义及重要性。有了高度的重视，才能对此项工作进行全面部署,才能在人力、物力、经费方面给予支持，为推进档案信息化建设提供了坚实基础和强力保障。工作人员也要积极投入。工作人员是推进档案信息化建设的主体，所以他们更是需要有高度的责任心，和细致入微的工作态度，不能有畏难情绪，不要认为有了机器就忽视了管理人员的作用，而应该主动学习，更新知识，与高新技术相适应。

2、加大投入、增配软、硬件设施。要加快档案信息化的建设。要有财力保障,这样才能建设出与先进管理手段，和高科技管理技术相适应的硬件基础。而在目前,各级档案部门的主要资金来源通常在于政府财政列支,所以档案管理领导就要积极向上争取资金，加快硬件更新步伐。而在同时,主管部门也应多方筹措，帮助解决实际问题，并且在政策上提供便利条件，使档案信息化建设加快发展。

3、重视人才引进和培育。有了硬件支持，专业人才也就显得更加重要，合理配置档案专业人才，积极搭建平台，让有志于档案信息化管理的专业人才能够发挥专长，真正实现人尽其才、才尽其用。同时要加大专业培养力度，采取送出去学习、请进来授课等形式，保证档案工作人员熟练掌握基本的计算机知识和技能，进一步开阔眼界和思维，努力建设一支档案信息化专业队伍，全面提高档案信息化建设和管理的专业水平。

4、促进办公方式的转变。第一利用计算机扫描等科技手段,实现文件的逐步电子化变革。第二、运用网络资源,逐步实现文件网上收发,提高查阅速度，要公开政务服务事项，公开非涉密档案信息，使档案工作成果更好地惠及群众；第三、要加强档案信息化建设，推进数字档案馆（室）建设和档案信息资源共建共享，推进资源远程利用。

总之，档案管理人员要着力提升档案信息化应用层次，坚持从档案资源入手，抓住关键，精准发力，逐步解决档案数字化率偏低、信息共享度较差等问题，同时要解决好跨门类、跨领域、跨地域档案资源的整合问题，积极研究和探索国家信息化建设过程中相关技术标准在档案行业的应用，打破档案信息孤岛，不断丰富档案信息化内涵。