强化社保档案管理的科学化、现代化刍议

文·刘娟

强化社保档案管理的科学化、现代化刍议

文·刘娟

一、强化社保档案管理的科学化、现代化的紧迫性和必要性

随着科学技术的快速发展，社保档案工作与发展形势不相适应的状况越来越明显。其中包括：社保档案管理人员的思想观念与业务素质和目前的需要不相适应；对社保档案的科学化和现代化管理缺乏必要的研究、清醒的认识和理智的分析。具体表现在，一是社保档案管理部门花费大量资金购现代化设备，如电脑、照相机、摄像机、复印机、录音机、扫描仪、刻录机、打印机、大型订书机、打孔机、粉碎机、大容量移动硬盘等，然而由于受人员素质等多种因素的制约，使这些现代化设备得不到很好的应用，成了一种时髦的摆设；二是社保档案保管部门的大量业务性工作，如鉴定、整理、抄写卷内目录、组卷等等，还在运用传统的手工劳动，既费时费力，又效率低下，并且手工抄写不仅容易出错，而且欠缺规范，甚至个别字迹难以辨认；三是技术部门又要投入大量人力向电脑录入案卷目录和卷内目录，以建立数据库，造成重复劳动。为什么不能打破部门界限，全局通盘考虑，简化运作程序，直接用电脑录入案卷目录和卷内目录，在形成数据库的同时，将案目、内目打印成册，形成手工检索工具呢？事实证明，大量繁琐、重复劳动不仅造成了人力、物力和财力的浪费，也加重了社保档案工作者的劳动强度。笔者认为，那种认为仅仅装备了现代化设备就实现了现代化管理的认识实为一种误区，实现社保档案的科学化和现代化管理是全方位的，它不仅仅体现在这些现代化设备的大量投入上（这些固然是必要的），更重要的是体现在用科学的思想、方法、手段对社保档案进行有效的管理上，体现在购置的现代化设备在工作中充分发挥其高效能、高效率上。一句话，社保档案管理的现代化还包括了管理思想的现代化、管理方法的现代化、管理手段的现代化，缺一不可。

二、管理思想科学化是强化社保档案管理现代化的前提

所谓管理思想科学化，就是要摒弃过去那种死抱住陈旧过时的管理模式不放，一味地按老规矩、老套路办事，面对瞬息万变的新形势、新问题，不敢有所突破和创新，既不讲究管理的合理性，又不讲究管理决策的科学性，更不讲究投入和产出的增效比例。大量事实证明，如果不追求以较少的物质投资和人力投入来达到较高的社保档案信息的社会效益和经济效益，势必出现工作被动应付，最终造成大量人员重复劳动和物资、经费的消耗浪费。因此，更新观念，充分提高对社保档案管理科学化的认识十分必要。凡是决策必须要有科学的论证，凡是制定规划必须方向明确，目标切实可行。运用科学的手段、方法实行社保档案的科学化管理，减少盲目性，减少重复劳动和杜绝浪费，是实现社保档案管理现代化的前提。

三、管理工作规范化、标准化是强化社保档案管理现代化的基础

当前，一批现代化设备引入档案界，为实现和加强社保档案管理现代化创造了良好的条件。但是，由于大量基础工作未跟上，社保档案的分类、组卷、编目、著录、标引等一系列业务工作，在实际操作工作中还缺乏规范化和标准化，使计算机检索等档案现代化管理工作的开展进展缓慢。档案管理工作的规范化、标准化是实现档案科学管理的重要手段和不可逾越的步骤，只有加强档案管理工作的规范化、标准化，才能打破社保档案管理现代化发展缓慢的僵局，实现质的飞跃。目前，社保档案工作原有基础工作薄弱，按标准化、规范化进行档案的分类、著录、标引工作确有一定难度。但是，笔者认为，以电脑为中心的现代化技术在社保档案工作中的应用，必须以标准化为前提，建立符合社保档案工作规律和特点的档案管理制度，使社保档案工作的各项业务环节，如：组卷、分类、著录、标引、划分保管期限、编制检索工具等，严格按标准化进行。在这个问题上，我们千万不能忽视，必须花大功夫、下大气力抓紧抓好。

四、管理手段的现代化是强化社保档案管理现代化的核心

何为管理的现代化?所谓社保档案管理的现代化，就是在社保档案工作的各个环节上应用当代先进的科学技术，包括现代物理、化学、光学、生物学、通讯技术、建筑学等多学科理论和方法，全面提高社保档案管理的水平，使社保档案管理达到最优化的效果。如：采用缩微技术存储档案信息，以保护和延长社保档案的寿命；采用计算机检索和编目的管理系统来管理、查阅和利用社保档案；利用通讯线路、传真机或电脑网络远距离传送社保档案信息等等。因此，电脑、大容量移动硬盘、缩微技术、声像技术、现代通讯技术在社保档案工作中的应用是提高社保档案管理水平、开发利用档案信息资源、推进档案工作现代化的重要手段和条件。

五、人员专业技能是强化社保档案管理科学化和现代化的关键

在实现社保档案管理现代化的过程中，既然要涉及到多学科理论知识和各种技术、设备，那么，社保档案管理工作就不仅仅需要了解档案业务知识，还需要很好地掌握和运用这些技术和设备。可是，由于受种种历史条件的限制，现有的社保档案干部队伍知识结构单一、老化，难以适应这一要求。因此，大力提高现有社保档案管理工作人员的业务素质，在实践工作中培养一大批复合型社保档案人才，既是社保档案事业发展的需要，也是加速实现社保档案管理现代化的关键所在，必须引起高度重视。切勿抓了硬件投资，丢了软件投资，忽视了人才的培养，最终拖了整个档案管理现代化进程的后腿!

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[1]高金宇，唐明瑶．档案管理实务（M）．科学出版社，2010年．

[2]王英玮，陈智为，刘越男．档案管理学（M）．中国人民大学出版社，2015年．

[3]邹绮．文书与档案管理基础知识（M）．中国劳动社会保障出版社，2012年．

（作者单位：莱州市社会保险服务中心）