潍坊市奎文区创新干部人事档案管理新模式

文·刘凌涛

潍坊市奎文区创新干部人事档案管理新模式

文·刘凌涛

在我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位中，干部人事档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益，高标准做好人事档案的管理和使用是做好干部工作的前提条件之一。2014年，中纪委公布的中央巡视组两轮巡视整改情况中，巡视涉及的20个省份中有15个省份存在干部档案造假现象，被群众调侃为“年龄越填越小、工龄越填越早、学历越填越高、身份越造越假”，干部档案造假已然成为干部中公开的秘密。因此，只有加强干部人事档案集中管理，完善日常规范管理，才能有效避免肆意涂改、捏造档案等现象的发生。

潍坊市奎文区人力资源和社会保障局结合工作现状及存在的问题，创新干部人事档案管理工作方式，打破传统干部档案“分散多头”管理的模式，建立专门档案室，配备专业档案管理硬软件设施和专职档案管理员，做到了从源头上斩断造假黑手，提高档案利用率，收到良好的社会效果。1998年被中共山东省委组织部评定为二级干部人事档案工作单位，2007年通过中共中央组织部的验收，评定为 “干部人事档案目标管理一级单位”。

一、树立档案人员的法律意识，加强档案管理的法规建设

档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题，这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。奎文区人社局组织专职档案人员学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，根据改革发展的方向和需求，制定人事档案工作发展规划，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有规可依、有章可循。

二、投入专项资金，改善档案保管条件

中共中央组织部和国家档案局于1991年4月2日出台的《干部档案工作条例》（组通字〔1991〕13号）第二十七条规定“干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，档案库房、阅档室、办公室应三室分开”。潍坊市奎文区人社局主要负责管理全区行政机关科级以下干部人事档案1500余卷，几年来，根据鲁组通字〔1997〕9号、组通字〔1998〕13号文件和中组发〔2014〕9号精神以及市委、区委组织部门的要求，不断改善档案保管条件，改进档案管理方法，提高档案管理水平，逐步实现了干部人事档案管理工作的制度化、规范化、科学化。根据干部人事档案目标管理一级标准的要求，奎文区人社局配备专兼职管档干部各1名，做到了档案库房、阅档室、办公室“三室 ”分开。档案库房面积150平方米，设施配套齐全，配有防盗门窗、灭火器、空调机、加湿器、去湿机、温湿度计、电风扇、防光窗帘、消毒柜、防腐防虫物品，完全达到“六防”要求。配置了档案密集架、专用微机、激光打印机、复印机、扫描仪、碎纸机等利用设施，配备了切纸机、打孔机等档案整理设施。根据潍坊市委组织部统一部署和要求，利用一年的时间，按照新的标准，对所管档案进行了重新整理，更换了中组部推荐使用的新式卷夹，并对照《干部人事档案目标管理检查验收细则》的要求进行了自查，基本达到了干部人事档案目标管理一级标准。

三、入库标准化，管理规范化，坚决杜绝档案造假现象的发生

干部人事档案工作是干部人事工作的重要内容，是公道正派选人用人的重要基础。刘云山同志在全国组织部长会议和整治选人用人不正之风座谈会上谈到了干部人事档案问题，强调当前和今后一个时期要集中整治假履历假档案，使干部的履历档案真正真实起来。同时，中共中央组织部下发的《关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发〔2014〕9号），也对干部档案管理提出了“六严”的要求。

奎文区人社局档案管理人员根据刘云山同志有关干部人事档案问题的重要讲话以及中组部下发的相关文件内容，结合奎文区工作实际，对档案的完整性和真实有效性进行严格审查，严禁接收涂改、涉嫌造假和来历不明的档案材料。同时，规范干部档案材料收集渠道，对绕过单位组织人事部门送交的个人档案材料一律不予接收。在日常管理过程中认认真真走好每一步，规范集中管理的各个环节。做到收转有登记、查（借）阅有手续、管理有章法、工作有条理，有效防止和规避了档案查、借、转等工作中的违规行为，保证了干部人事档案工作的规范性和严肃性。在日常工作中坚持 “五不查”“四不借”“三不转”，即无介绍信不查、非正式党员不查、涉及本人不查、牵扯家属不查、未经领导批准不查；未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，亲属档案不借；个人带档不转，没有调令不转，材料不全不转。通过严格落实这些具体工作措施，提高了干部档案工作的准确性和工作效率。

四、运用信息技术，有序推进档案管理数字化建设

计算机和网络的普及改变了人事档案管理的思维模式和工作方式，为电子档案在日常工作中得到广泛应用提供了基本条件。根据中组部《关于进一步从严管理干部档案的通知》中“要创新干部档案管理的方法和手段，积极推进干部档案数字化”的要求，结合贯彻落实《全国组织系统信息化建设工作座谈会》上关于加强干部档案信息化建设的指示，奎文区人社局认真落实文件精神，大力推动干部档案信息化发展。

一是加强硬件设施的建设。奎文区人社局申请专项财政资金，购置了档案室专用电脑、高速扫描仪、专用服务器，为做好干部档案数字化工作奠定了基础。同时，做好设备的升级换代工作，自1994年建区至今，已为档案室更新电脑五次，平均四年更新一次，保证了工作的顺利开展。

二是抓好数据库建设。把纸质档案通过扫描输入电脑，进行编辑后转化成数字信息，再分类存储到数据库中，以实现干部人事档案的网络化管理和信息共享。与传统的纸质档案相比，数字化档案具有资源丰富、存储量大、检索便捷等优点，为查阅干部人事档案提供了便利，节约了时间，提高了效率。

三是做好电子档案的安全保密工作。为确保电子档案的安全，档案室安排专人操作档案专用计算机，设置多重密码，与外部文件的对接采取刻录光盘和使用专用U盘的方式进行，严禁外接互联网。为了防止操作者误操作或有意更改电子档案的内容，将档案材料全部转换成JPG格式，并对涉及秘密的内容进行加密处理。

（作者单位：潍坊市奎文区社会保险事业管理中心）