当前档案工作科学化管理测评面临的问题与对策

文·邱若铣 于晓利 张旭东

当前档案工作科学化管理测评面临的问题与对策

文·邱若铣 于晓利 张旭东

贯彻落实中办、国办和省委、省政府“两办”关于加强和改进新形势下档案工作意见，省档案局制定了《山东省档案工作科学化管理规范》。进行档案工作科学化管理测评，是检验各级各单位落实《山东省档案工作科学化管理规范》的重要手段。档案工作科学化管理测评实施两年来，我们做了大量富有成效的工作，测评工作得以有序推进。同时，我们也清楚地看到，当前档案工作科学化管理测评面临着一些档案意识淡薄、体制机制不健全等问题，与测评的推进速度、时间进度极不相适应，需要采取有力措施认真加以解决。笔者结合工作实际，就当前档案工作科学化管理测评面临的问题及应对措施，谈一谈自己的浅见。

一、当前档案工作科学化管理测评面临的问题

档案工作是一项非常重要的基础工作，但不是可以立竿见影的形象工程。虽然做好了也能促进其它工作的开展，但由于其作用滞后，不能马上给部门增添光彩、增加实惠，满足急于求成的浮躁心理，导致有的单位档案意识淡薄，有的单位档案工作职责履行不到位，有的单位档案员业务不熟练且更换频繁，更有极个别单位甚至没有档案室。档案工作“说起来重要、干起来次要、忙起来不要”的现象极为普遍。

一是档案意识淡薄，领导重视不够。意识是行为的先导。一个单位档案意识的强与弱，是该单位特别是领导对档案工作重视程度和认知水平的重要标志，是能否做好档案工作的前提和基础。有的单位领导认为，“档案工作是事后工作，是附属性的，做不做皆可”“档案资料记得都是过去的事情，它只代表过去，再进行归集整理是浪费人力物力，得不偿失”。有的单位领导说：“现在，光是应付上级领导安排急办的事还忙不过来呢，哪还有时间管档案。”还有一些单位的干部认为“档案工作虽然很重要，但工作岗位是个无职无权、枯燥乏味的地方，出力不讨好，还惹人烦，提起来就让人退避三舍”“档案管理工作就是抄抄写写、繁杂的事务工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要守好摊，不丢失，保管好就行”，等等。这些现象都是档案意识淡薄和对档案及档案工作的重要性认识不到位、重视不够的主要表现。

二是档案职责不清，领导履职不到位。有的单位领导认为单位的档案工作是专职档案员的事，所以让档案员逐个科室或部门去收集档案资料，违背了档案工作“谁主管、谁负责，谁形成、谁整理”的基本原则，导致档案资料收集不齐全。有的单位虽然把档案工作列入年度工作计划，成立了档案工作领导小组和档案管理机构，确定了领导职责制，明确了专门管理工作人员，划定阶段性任务、目标，但在实际工作中还存在着“领导分而不管”的现象，使档案工作体制和机制都成了“空架子”，不能发挥应有的作用。还有相当一部分单位的领导对单位的档案工作职责梳理不清，认为档案工作是办公室的事情，作为主要领导自己应该干什么、分管领导应该管什么不知道，办公室及各科室的档案工作职责究竟是什么，搞不清楚，致使单位领导档案工作履职不到位。

三是档案员更换频繁，缺乏业务技能。档案工作不仅是一项管理工作，而且是一项专业性、技术性很强的工作，同时也是一项枯燥无味、默默无闻、不出成绩的工作。只有选配政治上硬、业务上精，事业心、责任感强，具有一定档案业务知识的人员来干，并保持人员相对稳定，才能做实、做细、做到位。有的档案管理人员责任心不强，缺乏长远计划和打算，安不下心来踏实工作；有的不钻研、不学习档案业务知识，对档案管理规范不熟悉，对所管档案缺乏基本的了解；有的没有参加档案业务培训，没有资格证就上岗，对档案的重要性、管理的原则性及档案材料的收集、整理、归档等业务不熟悉，导致一些归档材料不真实、无价值。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，只满足于将材料放入档案盒里，严重影响了档案管理水平。

四是日常工作与制度规定存在“两张皮”的现象。俗话说“没有规矩，不成方圆”。规矩就是制度，是用来规范我们行为的准则，是确保工作有序开展的前提。科学的、有针对性和可操作性的制度，能够规范行为、提高效能、促进工作的顺利开展。在现实工作中，相当一部分单位的档案管理制度是抄袭或者说是复制来的，与单位的实际情况不符合、不对应，不具针对性和操作性，更谈不上什么约束力，因此就出现了“制度归制度、规定归规定，该怎么做还是怎么做。” 出现“两张皮”的现象。那些抄袭或者说是复制来的制度，只是迎接检查时“说在嘴上好听，挂在墙上好看” 的摆设，与“怎么做”没有任何关系。这种做法危害性极大，欺骗他人的同时也欺骗自己。制度的关键是执行，得不到执行的制度无任何用处。

五是把现在的测评与过去考核混为一谈。在测评过程中我们发现，有的单位用过去档案管理考核过的省特级档案室直接申请省级示范单位，有的单位将过去档案管理考核过的省一级档案室稍做准备就申请省级先进单位或者示范单位。这种企图把原来档案管理考核获得的等级直接套改为现在测评所对应的等级的做法，是极为错误的。过去档案管理考核的是单位的档案室，是一个点；现在测评的是一个单位档案工作的总体面貌，是一个面。它既要测评单位档案工作的“领导责任，全员参与，前端控制，过程管理，系统工程，整体建设”等情况，又要测评单位档案工作“横到边，竖到底，不留任何死角”的状况。因此，绝不能简单地把现在测评误认为是过去档案管理考核的翻版，不能把两者混为一谈。

六是为了荣誉而申请先进等级以上的测评。有的单位年初做计划的时候，就做出了年内争创山东省档案工作科学化管理先进单位或者示范单位的打算，为购买达到档案库房建设“九防”要求的设施设备、为了达到测评标准中要求的档案数字化率，年初在经费上做出了预算，给予了保障。但是，单位领导只注重了经费投入，制定具体的工作计划，并没有在单位进行全员动员部署。平时工作中，也不注意检查进度情况。工作人员职责不清楚，责任落实不到位。选配的档案员业务不熟练，不按照测评标准进行准备。最终导致虽然设施设备齐全，硬件建设不错，档案数字化程度很高，但因制度不健全、体制不完善，档案资料收集不齐全、整理不规范，而没有达到先进单位的标准要求。

二、为解决面临的问题应该采取的措施

一要提高认识，加强领导，充分调动申请测评的积极性。任何工作领导重视是做好工作的关键，档案工作尤显突出。要想加速推进档案工作科学化管理测评，各级各单位领导重视是关键。因此，各级党委政府要加强对档案工作的领导，把档案工作摆上日常工作的议事日程，定期听取档案工作的情况汇报，及时研究解决档案工作中遇到的新情况、新问题，并提出明确要求。把档案工作作为新闻媒体宣传的一项内容，定期调度检查。各级委政府的分管领导，要经常深入档案部门调研，了解工作情况，解决实际问题，提出工作要求，确保取得实效。各级档案部门要充分利用档案报刊、档案网站、微信、QQ群等媒体，大力宣传档案工作重要性及有关法律法规，结合“6.9”国际档案日、“9.5”档案法颁布日、“12.4”国家宪法日等，向社会公众广泛宣传档案法律法规，宣传做好测评工作可以倒逼其它工作开展的重大意义，努力提高各级各单位做好档案工作科学化管理测评的积极性和紧迫感。各级各单位要适时召开专题会议，对档案工作科学化管理测评工作进行再动员、再部署，努力做到“三纳入”“四同步”，把档案工作列入日常工作的议事日程，努力争取早日测评。

二要加大教育培训力度，努力提高业务技能和档案意识。“工欲善其事，必先利其器”。档案工作是一项专业性很强的工作，涉及的知识面也很广泛，要想做好必须加大教育培训的力度，努力提高全员的业务素质，特别是专兼职档案人员的业务技能。一是加强对档案工作分管领导的教育培训。将档案工作纳入党校主体班次教学内容，优化课程设置，配强师资力量，严格结业考核，成绩计入个人档案，使单位分管领导成为合格的指挥员。二是加强专兼职档案人员岗位培训。积极参加档案行政管理部门组织举办的档案业务培训班和高层次的专题研讨班，拓展档案工作视野，加快新技术的更新步伐，增加新知识的储备量，提高自身创新能力和吸纳整合能力，高站位思考，高起点谋划档案工作，使其成为高素质的战斗员。三是加强单位全员档案意识的培训，树立“人人都是档案工作主体”的思维。要采取灵活多样的方式，采取以会代训、专门培训、“走出去、请进来”等办法，广泛宣传有关档案管理的基本知识，使单位全员统一思想，提高认识，更新观念，强化意识，努力使人人成为档案工作的宣传员、战斗员。

三要完善制度，厘清职责，确保取得实效。一个单位的档案工作做得好不好，不是哪一个人的事，也不是哪一个科室的事，而是单位全员的事。单位领导有领导的档案工作职责，内部各处室、档案工作机构或者档案员，有其各自的职责。只有职责明确，责任落实并履职到位，特别是单位领导职责明确并落实到位，单位的档案工作才能做好。简单地说，单位领导应贯彻落实有关档案法律法规，坚持“三纳入”“四同步”，建立制度并督促落实到位。内部处室的负责人，应该对该处室文件材料的齐全完整负责；文件材料的形成者，应对其齐全、准确和形成质量负责；兼职档案员应对本处室归档文件的收集、整理质量负责。单位档案机构或者档案员，应该统筹规划本单位的档案工作，负责计划、总结、制度的制定和督促落实；负责监督指导各科室及专项工作文件的形成、积累、整理、归档及所属单位的档案工作；负责对接收的案卷分类、编号、保管、鉴定、统计、提供利用和定期向国家档案馆或有关单位移交档案等。

四要借助行业主管部门的力量，形成测评工作合力。坚持“抓系统、系统抓”的工作思路，主动争取有关行业主管部门对档案工作科学化管理测评的重视和支持。联合调研摸清底子。根据调研了解的实际情况和年度工作要求，研究制定拟采取的具体措施。联合下发文件进行布置。文件中要明确领导责任、全员参与；目标任务、完成时限；具体措施、分步实施；落实职责、明确责任。联合召开会议动员部署。动员会上，宣读文件、领导讲话强调、提出具体要求，同时进行档案业务培训，讲解测评标准规定等。定期召开联席会议。总结阶段性的工作，肯定成绩，找出问题，分析原因，制定措施，限期整改等。通过联合采取一系列措施，形成齐抓共管良好局面，合力推进测评工作的开展。

五要坚持“抓重点、重点抓”，强力推动测评工作开展。一是“打铁还需自身硬”。档案部门出台的标准规范，要求各级各部门单位做到的，档案系统各部门单位要首先做到，这样才有说服力、号召力、影响力。潍坊市档案局在这方面率先做出了有益的尝试。年初，市档案局要求，市及12个县市区档案局要率先申请进行测评。到目前，市及12个县市区档案局有6个通过了先进单位的测评，2个通过合格的测评，测评率达61.53%，超过时间进度10多个百分点，为全市各系统的测评工作起到了引领示范作用。二是把档案工作科学化管理测评与文明单位创建结合起来。对一个单位来说，档案管理水平是单位综合管理水平的重要标志，与文明单位标准要求有相当一部分是一致的。因此把测评工作纳入文明单位考核体系，占取合理分值，增加测评工作权重，使科学化管理测评与文明单位创建的有机结合，是推进测评工作开展的有效举措。可明确规定，档案工作测评不合格的单位不能申报文明单位。三是积极争取党委政府领导重视支持，把档案工作纳入社会科学发展综合考核体系，以充分调动各级各单位做好档案工作的积极性。

（作者单位：潍坊市档案局 / 潍坊市寒亭区科技局/ 潍坊市档案局）