档案编研是开发利用档案信息资源的有效途径

文·赵洋

档案编研是开发利用档案信息资源的有效途径

文·赵洋

坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针，拓展档案工作的思路，已成为关系到档案事业发展所必须解决的重要课题之一。为此，人们在积极探索各种提供利用的手段和方式方法，这些手段和方式方法从不同的角度和层次为读者利用档案创造了便利条件，如阅览、借出原件、内容摘抄、原件复制等，这些方式在常规工作条件下是提供利用的有效方法。但随着科学技术不断发展，信息传递速度加快，人们的档案意识逐步提高，利用档案的人次明显增加，在基本建设、科学研究等方面，科技人员在工作中越来越注重节省时间，他们希望能在最短时间内获取他们需要的具有竞争力和针对性强，准确率、完整率高的档案材料，利用档案出现了由原来单件、零散、少量的利用转向系统、完整、大量的利用。档案编研工作是对档案信息内容的加工整理和开发利用，在档案业务工作大系统中，从属于档案信息开发利用这个子系统，它具有编研对象的准确性和专指性，注重全面并尽量详细、准确，能较准确地把握全局的基本情况，利用起来比档案原件更系统、更方便，因此档案编研工作就成为开发利用档案信息资源的重要途径。

一、档案编研工作的优势

1.编研工作可以更主动、更集中地提供利用。通过编研，按照一定的题目把有关档案结集成书，便可使读者在一部编研作品中集中地获得有关该专题的基本材料，节省查找材料的时间和精力，减轻辗转搜寻之苦。

2.编研工作可以科学地、系统地提供利用。通过编研途径向读者提供的档案文献，已经由编研人员按照科学的原则与方法，进行了严格的挑选、加工、编排、注释、作序等技术性处理，这就基本上保证了材料的可靠性、精确性、完整性和系统性。

3.编研工作可以广泛地、长久地提供利用。由于编研工作最终以出版物的方式把档案信息内容公诸于众，因此它一方面可以满足社会上广泛的利用要求，另一方面又有利于保护档案原件，延长档案原件的寿命，从而长久提供利用。

4.编研工作可以检验并促进档案室的基础工作。做好基础工作是档案室的首要任务，也是开展档案编研工作的前提条件。但编研工作也并非完全处于被动的依赖性的地位，而是具有明显的反作用，它可以检验基础工作的质量，发现基础工作中存在的问题，从而促进基础工作的完善和提高。

5.编研工作是提高档案工作者的学识水平，培养和造就人才的重要途径。编研工作具有很强的科学研究性，为了解决编研中遇到的各种问题，档案工作者必须学习理论、历史和有关专业级相关学科的知识，从而提高其专业素质和研究能力，这就使他们有可能成为某一方面的专家。

6.大量编研作品的问世，会提高档案室的社会地位。从一定意义上说，一个档案室编研作品的数量和质量，是衡量其工作的科学水平的重要标志。

二、档案编研工作中存在的问题

尽管现实人们也在开发档案信息资源和搞档案利用工作，但对于适应信息时代的客观要求、有效服务于经济建设、体现高层次信息资源开发的编研工作，却没有放到应有的突出位置，这从目前档案编研工作所处的状况和存在的问题就足以说明。在目前的档案管理工作中，大家常提的是基础和服务工作，而对编研工作，其理解、认识、重视和实践却是很不够的，尤其是在对档案管理体系产生的重大影响，对于丰富馆藏、保护档案，对于档案业务建设、提高档案工作者业务水平和推进档案工作现代化等认识上都是十分欠缺的。因而在工作实践中，也往往是把抓基础、搞开放服务放在比较重要的位置，而对编研工作则是缺少研究和投入，使档案服务工作停留于低水平的工作局面，不能适应整个社会的发展需求。以本单位档案编研工作为例，编研工作虽然已开展了相当长的一段时间，编研作品的质量也在不断提高，但由于馆藏结构单调，立意选题不断，贴近经济不紧，成果显示缓慢等，档案的利用潜力并没有得到充分发掘，从目前看还远远不能满足企业发展的需要。

三、强化档案编研工作的对策

我们应该把编研工作看作是档案室研究、加工、输出档案信息，主动和广泛地向社会各方面的广大利用者提供科学的、系统的档案信息服务的一项专门性研究工作，实现深层、多层和综合开发的编研工作形式，应该是引导当前档案信息资源开发的重要和主要的工作途径。

（一）加强宣传，提高认识，重视编研工作

认真贯彻落实《档案法》，通过学习，提高认识，加强宣传，使大家懂得开展档案编研工作的意义和作用重大。档案部门要加强自身的业务建设，配备相对稳定的档案人员，把编研工作提到工作日程上，把做好服务工作作为己任，切实做好档案编研工作，只有这样才能更好地发挥档案信息资源的作用。

（二）编研工作的思路要开拓，编研工作的力度要加大

当我们对编研工作发展势态有一定的理解和要求时，十分重要的就是要看我们能否开拓编研工作的思路，加大编研工作的力度。而以目前编研工作的状况看，单一的馆藏资源，陈旧的编研题材，过长的编研周期，单薄的编研力量，使编研工作难以承担起大力开发档案信息资源的任务。那么如何开拓思路，加大力度呢？

首先，编研工作要敢于运用计算机等现代化设备和先进手段，及时、有效地实施开发，缩短加工时间与传递时差，提高利用的时效性。多媒体技术、网络技术正以惊人的速度迅速普及，利用网络实现档案信息资源共享，从中提及开展编研工作的信息材料，已成为档案编研工作的新途径，同时扩充了档案编研的空间。针对一些编研项目，可以应用现代化技术，开创网上编研，通过网上查询、汇集、摘录，尽快输出档案信息产品，既可以输出于纸质载体上，也可以刻录光盘、制成胶片和录像带等载体形式，形成信息加工的机读编研作品，使传统编研活动与现代信息产业接轨。

其次，编研工作的对象要扩展，应该包括区域范围内全部档案馆（室）的馆（室）藏，要走出档案馆（室），面向整个社会各个领域，依靠馆（室）网络，丰富编研工作的选题择材，使之编有素材，研有对象，以整体效应来反映编研工作的水准。要充分运用现代化通讯技术，加强馆（室）之间编研信息的交流，互相提供编研工作思路，彻底改变“关门编研”的工作局面，走出一条档案信息资源共享，锐意开拓编研工作的新路。联合编研是开展编研工作的横向联合，可以采取多种形式，包括档案馆与档案室联合、档案室与档案室联合、档案室与本单位的职能部门联合、档案室与社会有关单位的联合等等。这种合作既可以共同使用某些资料，而且可以在一定程度上弥补档案室人力、物力的不足以及档案工作者某些专业知识的缺乏，从而提高编研作品的学术质量。当然，为了确保联合编研的顺利成功，档案室方面应该充分了解对方信誉、业务水平、工作能力等方面的情况，选好选准合作的对象。合作双方还应事先就责任、义务、权利等问题进行认真协商，形成一致意见，然后签订协议书。

（三）编研工作规划要超前，编研工作的管理要科学

编研工作一定要适应形势，形成思路，统筹规划，科学管理。要通过广泛的、经常性的调研活动来确定编研工作的思路，制定编研工作总体规划。

在符合总体思路的情况下，对具有连续性的信息资料，根据材料积累的规律，确定恰当的编制周期，强调做好相关信息的及时收集，在巩固原有编研成果的基础上，高质量地做好续编工作。要结合现实需要，采用跟踪选题的方法调整选题范围，规定编制时间，逐步形成系列编研作品，从而保证每年都有耳目一新的专题编研作品产生。总之，要树立了解需求、抓住机会、捕捉信息、灵活机动的工作思路，从而确保编研出适合社会需求的编研作品。

（四）围绕中心工作，发掘档案资源，编写具有自己特色的编研作品

要使编研工作为企业的中心工作服务，必须从充分体现特色和编研作品的利用效果出发，将编研工作的重点放到编制适用性强的编研作品上来。要主动地同各重要职能部门联系沟通，深入生产、科研第一线，从不同的侧面了解他们对档案信息的需求，抓住当前热点工作确定编研项目，从而做到把握信息需求开展编研工作。

（五）编研工作要打破单一利用文书档案的状况

要善于从各种门类的档案中、各种载体形式的档案中以及相关资料中提及开展编研工作的信息材料，为档案信息资源的开发探索新的途径。当前还特别要通过对科技档案中隐含的新技术、新方法、新成果的信息开发，编制出具有较高利用价值的技术资料汇编，直接为各项经济建设服务。

（六）放手培养和造就编研人员，以此来适应编研工作的发展要求

编研工作是一项专业性、研究性很强的工作，是由若干工作内容组成的系统工作。很难想象，靠少数编研人员能形成影响全局、促进档案信息资源开发的工作热流。编研人员应包括档案馆（室）从事开发档案信息资源，承担编研工作任务的部门和人员，乃至非档案部门的各种知识层面的编研人员。如果我们不从实际需要出发造就一批编研人员，就不可能最快、最大限度地使档案信息资源发挥效益。

全面获取有关馆藏档案文献的知识是从事编研工作的基本条件之一。如果熟悉馆藏，对馆藏档案文献做到如数家珍，就能在选题时有的放矢，就能在查找材料时知道从何处入手、利用哪些线索，就能在选材时取舍从容。熟悉馆藏不可能完全靠专门的集中的时间，因此编研人员应做有心人，在日常的工作中时时留心，眼观，手记，把熟悉馆藏的工作做在平时。

在编研实践中常常会遇到一些专业性较强的题目，这就要求编研人员了解这些专业，较多地掌握这些专业基础知识，即使请专家指导或专业人员合作编辑，编研人员也应该学习和掌握这些专业的基础知识，否则连材料都看不懂，编研工作就根本没办法进行。

因为利用者们都需要一份结构合理、逻辑清楚、概念明确、语言通顺的编研作品，因此编研人员还需要熟练地掌握多种实际技能，如具有较强的文字表述能力，文字要求朴实、简洁及表达确切，图表清晰明了，以及熟练地使用各种工具书的技能，阅读、翻译不同语种的语言文字的技能等。

另外，可以适时举办编研作品展评会、交流会，形成加强编研工作的势头。定期举办编研工作培训班，从实际操作的角度出发，增强档案工作者运用编研手段开发档案信息资源的意识，掌握编研工作的基本知识，跟上编研工作的步伐。这样做可以促使大家意识到编研工作给工作带来的效益，一旦得到大家的重视和利用，就会触发档案工作者的积极性，增加成就感和责任感。如果能引起领导的高度重视，增加些经费和人才，那么编研工作就会如虎添翼。

综上所述，加强档案编研工作，确立编研工作的中心地位，是档案事业发展的必然要求。编研作品是取档案信息之精华，去伪存真的精品，是档案工作者投向社会市场的特殊精神产品。在新的形势和新的任务下，编研工作将面临更复杂、更艰巨的任务，充满活力，体现档案事业发展的编研工作应在整个档案工作中占有更为显著的位置，如果我们能真正把握好最高层次的档案信息资源的开发，那么编研工作将展示出广阔的新天地和发展前景，编研人员也将大有可为。

（作者单位：山东省莱芜市莱钢集团粉末冶金有限公司）