企业数字档案室集成管理模式研究

万恩德 李 璐/上海大学图书情报档案系

随着国家档案事业信息化进程的快速推进，企业档案工作信息化建设也有了深入的发展。在浙江省、江苏省、江西省、青岛市、上海市等省、市档案行政管理部门的大力推动下，一部分集团、企业建成了一批高质量、示范性的企业数字档案室。虽然近十年来我国企业数字档案室建设取得了一定成绩，且部分企业已经实现了“存量数字化、增量电子化”，但由于顶层设计的缺失、标准规范体系的不完善，本应互联共通、共建共享的数字档案室已然成为“信息孤岛”。为避免数字档案室在建设过程中“单打独斗”“各自为政”，建设集成式数字档案室成为绝大多数企业的选择。

集成是一个过程、一种方法、一种思维，集成不是简单的资源汇集、区域集中，而是要融入创造性思维等智力因素，使各项集成要素之间能互相匹配，从而形成更加有序的整体结构，使集成以后的整体发生质的跃变[1]。管理主体、管理客体（对象）、管理方法是集成管理空间结构的三个要素，集成管理的本质是集成要素的整合、优势的互补，当投入或整合的要素达到一定量时，集成能量便开始发生膨胀裂变，管理效果因而急剧放大[2]。企业数字档案资源的集成管理同样发生在管理的主体、客体和方法三个维度上。根据集成要素的区别，集成式企业数字档案室的建设模式可分为基于管理客体集成的“金字塔”模式、基于管理方法集成的内部协同模式和基于管理主体集成的战略联盟模式三种。

1 基于管理客体集成的“金字塔”模式

数字档案信息资源作为企业档案工作的管理客体，是企业数字档案室集成管理的基础，档案信息资源集成的目标是将分布在不同地方或不同管理系统中的异构、异质的档案信息进行有效集成，实现区域间档案管理系统的互联互通和信息共享，建设“档案云平台”，从而解决数据、信息、知识之间的有效转化和统一利用的问题[3]。为加大档案信息资源的整合力度，避免形成“信息孤岛”，很多地区发展出了以档案信息资源为集成核心，以档案行政管理部门为主导，以公司、企业较为集中的工业园区档案管理中心为中介，以企业数字档案室为节点的“金字塔”形区域性集成式数字档案室模式。

1.1 “金字塔”模式的基本内涵

“金字塔”模式即“1+N+n”集成式数字档案室建设模式，其中“1”代表区域型档案行政管理机构建设的“档案云”平台，“N”代表企业相对集中的工业园区的档案管理中心，“n”代表工业园区内n个公司、企业等立档单位。2010年，丽水市档案局启动“1+9+N”数字档案升级改造系统项目，建设以每个市（县、区）为节点的数字档案管理系统，为各级机关单位建成了虚拟档案室平台，系统解决了丽水市、县各级数字档案资源集中管理问题，实现了数字化档案成果的收、管、存、用，全面解决了市、县各部门原先存在数字档案管理分散、建设参差不齐、存在信息孤岛等问题[4]。“金字塔”模式因其集成成本合理、安全系数较高、集成难度系数较低，成为集成式企业数字档案室建设的优先选择[5]。

“金字塔”模式档案信息集成共享平台的建设体现出明显的文件运动过程思想，它将电子文件运动视为一个连续统一体，其中各企业数字档案室负责档案信息资源的生成，利用“档案云”平台的建设成果；工业园区档案管理中心承担着电子文件中心的职能，负责本区域内企业档案进行收集、鉴定、整合和信息安全维护，是企业数字档案室和“档案云”平台的中介部分；“档案云”平台是区域数字档案信息资源长期安全保管平台，它通过与OA系统的无缝对接完成归档和元数据录入，实现档案有序管理、鉴定、统计、利用，能够维护平台安全和信息安全，实现档案信息资源最大程度的集成。

1.2 “金字塔”模式的建设优势

集成成本优势。相比于机关和事业单位，企业追求的是盈利，现代企业的一切管理活动都是以设计最佳价值链、追求企业价值的最大化为目标。企业数字档案室在建设过程中，首要考量的也是数字档案室建设的成本/效益比。集成式企业数字档案室的成本优势表现在两个维度，首先是节约了建设数字档案室的软硬件成本。云计算环境下，各企业在建设数字档案室的过程中只需要配备终端服务器，接入档案云平台即可实现档案的管理和利用，这样就避免了在云服务器、网络交换设备、系统软件等方面的重复投资，节约了企业的投资成本、设备的运营维护成本、档案信息的安全维护成本等。其次是提高了企业的文档工作效率。数字档案室不是对传统档案的数字化，不是传统档案室功能的简单模拟，更不是一个简单的软件系统，而是按照信息化环境下档案工作的特点和要求，通过变革传统档案管理模式，实现管理手段的现代化、工作流程的集成化和最优化，形成一个全新的管理体系[6]。因此，“金字塔”式数字档案室的建设能够充分提升企业文档运转速度和信息流通速度，提高企业工作效率，形成集成效益。

集成信息优势。“金字塔”型集成式数字档案室的本质就是以档案信息集成为核心的管理模式，这种模式的集成信息优势主要体现在三方面：一是完善国家档案资源体系结构。以“1+N+n”为结构的集成式数字档案室把企业档案资源纳入国家档案行政部门的监管中，改变了国家档案资源体系中政务档案“一家独大”的局面，优化了国家档案资源体系的结构。二是实现区域企业档案信息资源的共建共享。企业档案信息集成的目标是将分散在各企业、各工业园区的异质、异构档案信息有效地集成在“档案云”平台上，实现园区内企业间开放信息的共享，解决档案信息的有效转化和统一利用问题。三是推动企业信息管理的智慧化趋势。智慧档案建设的主要内容是应用大数据和云计算进行数据挖掘和智慧服务，集成共享的档案信息云平台的建设为智慧档案建设奠定了坚实的基础。

集成服务优势。企业数字档案室的集成服务是在数字化、信息化、网络化背景下，以档案信息集成为核心，以企业档案信息需求为主导，将企业的档案信息资源、档案信息系统、档案信息标准规范、信息机构、人才等诸要素优化整合，建设集成式“档案云”平台，实现企业档案信息的即时服务和智慧化服务。“档案云”信息资源共享系统是基于B/S架构设计的，企业数字档案室只需要配备终端访问设备和通用浏览器，就可以快速、便捷地利用数据库所有的开放档案信息，无需了解具体的服务机制和利用手续。

2 基于管理方法集成的内部协同模式

目前一部分具有一定规模的民营企业锐意改革，开始探索文档一体化管理系统、虚拟档案室系统、电子文件中心建设工作，寻找符合企业实际情况的数字档案室集成模式。但企业的特殊性决定了企业自身没有能力主导建构“金字塔”形的集成式数字档案室，需要以企业内部档案管理方法的集成、协同作为现阶段企业数字档案室建设的突破口。内部协同模式是基于企业档案管理的“业务流程重组”“组织架构重组”理念所提出的，主要是针对企业的档案管理流程和档案管理手段进行的集成。就目前而言，企业档案管理方法的内部协同主要有三种协同模式，即以“文档一体化”为标志的文档协同管理模式、数字档案室与企业信息中心合并建设的信息协同管理模式、集团和分公司一体建设数字档案室的组织架构协同模式。

2.1 文档协同管理模式

文档一体化是档案管理的一种重要思想，随着信息化的不断深入，文档一体化因管理环境的优化、信息技术的发展而焕发新的生机。信息化条件下文档一体化管理的实质就是对电子文件进行全程管理，其中包括文件和档案生成一体化、管理一体化以及利用一体化在内的从现行文件到馆藏档案整个运动过程的全面控制[7]。建设基于管理方法集成的企业数字档案室要理顺企业档案管理的业务流程，把数字档案室的建设要求和标准融入单位信息化的各个环节，在信息系统需求分析和系统功能设计阶段就充分考虑到电子文件的归档和长期保存的要求，即文件开始在OA系统生成时，从源头对数字档案信息资源的生成、流转、归档、保管利用等环节进行前端控制和全程管理，保证电子文件在归档、移交时符合档案管理的要求，电子文件转化为电子档案后依然具有原始凭证性[8]。文档协同管理是企业数字档案室建设的重要前提与基本要求，也是企业档案工作业务流程重组的突破口。

2.2 信息协同管理模式

在企业档案管理思想中，与文档一体化有着同等地位的是图书、情报、档案管理的一体化。1987年我国颁行的《企业档案管理办法》中就明确提出要对企业档案进行集中统一管理，建设综合化、现代化的企业档案信息中心[9]。随着企业信息化建设的不断深入和企业间竞争方式发生变革，企业充分认识到组织内外部信息的收集和集成在企业竞争中的地位和价值，部分企业依托企业综合档案室建设企业档案信息中心，集中负责企业情报、档案信息的采集、整理，为企业领导和各个部门提供信息服务。集成式企业数字档案室建设理念提出后，企业内部的档案工作机构设置和运行机制也顺势发生变革。在美国、德国等西方国家，许多企业为实现企业内部信息（现行文件、档案）和外部信息（图书、资料、情报）的统一领导、组织协调和集中管理，以信息协同管理为基础，以企业信息中心为依托，构建集成式企业数字档案室，集中统一管理企业的内外部信息，适应新形势下企业竞争的需要[10]。

2.3　组织架构协同模式

多数大型集团企业在建设集成式数字档案室的过程中更偏向于进行企业内部档案管理架构的重组。在激烈的市场竞争的催逼下，企业管理者清晰地认识到现行等级分明的“以总部为中心、覆盖下属企业”的网格式企业档案管理体制无法满足企业档案信息资源高度集中共享的需要。美国的部分企业以信息化技术发展为契机，开始探索信息集中下的“分散管理模式”，即档案实体依旧实行分散管理，但对数字档案信息进行集中管理。集成式企业数字档案室建设推动企业微观档案管理体制发生变革，集团总部和各分公司的档案管理机构实行协同管理机制，共建共享企业数字档案室建设成果，企业的档案管理架构向扁平化发展。以传化集团为例，传化集团是一个涉足多领域的集团企业，2005年传化集团作为萧山区“第一批数字档案室试点”单位开始建设电子档案室，公司采用“集团搭台、分公司唱戏”的策略，即由集团档案室负责建设档案信息化平台，分公司在集团统一的平台上根据管理权限进行档案的管理和利用，此举有效解决了集团和分公司之间远程调卷等工作中存在的问题[11]。

3 基于管理主体集成的战略联盟模式

文档协同、信息协同或是组织结构协同，本质上都是针对企业内部档案管理架构、策略、方法进行优化和集成管理，而战略联盟模式下的企业数字档案室，则是基于“企业档案管理主体”所进行的集成管理，重点是企业间的档案信息资源整合和共享。企业数字档案室的联盟模式是两个及以上的企业为了实现档案信息共建共享，通过一定的条款和合作机制结成的档案信息资源共享、优势互补、要素双向流动的企业档案信息集成运营模式。根据企业自身特点，企业数字档案室战略联盟的形式主要有以供应链为基础的纵向战略联盟和以共享价值链为基础的横向战略两种方式。

3.1 以产业链为基础的“合纵”联盟

2015年7月，国务院发布《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，在第二项重点行动“互联网+协同创造”中明确提出：鼓励企业通过互联网与产业链各环节紧密协同，促进生产、质量控制和运营管理系统全面互联；构建网络化协同制造公共服务平台，促进创新资源、生产能力、市场需求的集聚与对接，加快全社会多元化制造资源的有效协同，提高产业链资源整合能力[12]。企业数字档案室的“合纵”联盟模式就是以物联网、云计算、大数据技术为保障，以协同化公共服务平台为依托，对产业链环节的各个企业的档案信息资源进行整合，整合产品全生命周期档案数据，建设面向生产组织全过程的、统一的档案信息服务平台和集成化数字档案室，形成同一产业链企业间档案信息资源共建共享机制。联盟模式的企业数字档案室建设的重点是在产业链企业档案信息管理部门间以契约形式达成共识，形成一个联盟性或共建性的档案信息集成管理平台和集成数据库，并在协议框架内共建与共享联盟数据库。

3.2 以共享价值链为基础的“连横”联盟

企业之间缔结横向联盟，可以通过市场关联、生产关联、技术关联的形式形成共享价值链，以共享价值链为基础，形成企业间信息共享机制。随着经济结构的转型和城市建设的优化，越来越多的城市开始进行产业园和科技园建设，由于对交通、技术、信息、基础设施需求具有相似性，同行业的企业通常会集聚到相近的产业园区内，形成企业的“集聚效应”。基于相同行业的档案信息需求的相似性和产业的集聚效应，为节约成本，共享企业间的开放数据和相关技术，企业间形成相应的档案信息共享价值链。在集成化数字档案室的建设过程中，同一共享价值链的企业可以通过建设档案资源共享池的方式进行资源的共建共享，形成具有行业、专业特色的档案信息共享中心。在这种方式下，联盟型数字档案室的资源共享平台主要是档案资源汇集的场所，企业间通过形成有效的合作机制、利益协调机制和联盟管理机制，对资源共享池的档案信息资源进行管理与控制，各成员企业依据协议向档案信息中心输入本企业档案信息，或从档案信息中心输出本企业所需档案信息。

在当前形势下，建设集成式企业数字档案室是企业档案信息化条件下的必然选择、是企业档案工作发展的内在要求。“金字塔”形集成式数字档案室、内部协同式数字档案室、战略联盟式数字档案室是目前集成式企业数字档案室建设的三种主要思路。“金字塔”形集成式数字档案室以区域档案行政管理部门为主导，以大数据、云计算为技术保障，常见于档案管理现代化程度较高、档案行政机构顶层设计合理、档案法规标准完善的东部发达地区。内部协同式企业数字档案室追求企业内部的文档、信息、情报等功能耦合形成的协同效应，更适用于业务流程规范、组织结构合理的集团型企业和跨国企业，这一建设模式通过对企业档案管理流程和手段进行重组、集成，形成适应信息化条件的全新企业微观档案管理体制。战略联盟模式的企业集成式数字档案室是“互联网+”背景下企业数字档案室建设的趋势，是“互联网+协同创造”在档案管理领域的创新应用。这一模式重在发挥当前企业间的集聚效应和协同效应，适用于中小型企业集聚的产业园、科技园、创新工业园区等，既能提升数字档案室的功能，也能推动企业数字规模化发展。总之，基于集成的理念和运用集成的技术方法是促进企业数字档案室持续、长久发展的有效途径。

注释与参考文献：

[1][2]李宝山,刘志伟.集成管理——高科技时代的管理创新[M].北京：中国人民大学出版社 ,1998：70,82.

[3]杨志勇.基于“集成”内涵的机关数字档案室建设研究[J].档案学通讯,2012(6)：68-71.

[4]丽水“1+9+N”：国内政务档案信息系统典型案例[EB/OL].(2013-01-07). http：//www.ichina.net.cn/html/news/2013/01-07/147692.html.

[5]何晓军.数字档案馆室一体化平台建设实践分析[J].浙江档案,2016(6)：58-59.

[6]梁绍红.如何建设基层数字档案室建设[J].浙江档案 ,2009(6)：50-51.

[7][8]刘荣.文档一体化与数字档案室建设关系研究[J].浙江档案,2016(11)：8-10.

[9][10]张斌,高大岭,计红胜,等.现代企业档案管理体制与模式研究[A].中国档案学会.创新：档案与文化强国建设——2014年档案事业发展研究报告集[C].中国档案学会,2014：28.

[11]传化集团档案室.开拓创新，加快企业档案信息化建设[J].浙江档案,2007(4)：24-25.

[12]国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见[EB/OL].(2015-07-01). http：//www.gov.cn/zhengce/content/2015-07/04/content_10002.htm.